Kaufmännischer Sachbearbeiter: Aufgaben, Gehalt & Karrierechancen

Das Aufgabengebiet eines kaufmännischen Sachbearbeiters oder einer kaufmännischen Sachbearbeiterin ist eng mit den Tätigkeiten eines Kaufmanns für Büromanagement verwandt. Die unten aufgeführten Bereiche sowie die damit verbundenen Arbeitsabläufe zählen zu den typischen Aufgaben einer ausgebildeten Fachkraft. 

Aufgaben und Tätigkeiten von kaufmännischen Sachbearbeitern

• Buchhaltung und Rechnungswesen
• Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung
• Büroorganisation und Verwaltung
• Unterstützung im Controlling

Das Rechnungswesen und die Buchhaltung sind ein fester Bestandteil im Tagesgeschäft von kaufmännischen Sachbearbeitern. Sie dokumentieren betriebsinterne Abrechnungen (z. B. die Auszahlung der monatlichen Gehälter an das Personal), berechnen die Höhe von Einnahmen und Ausgangsrechnungen und sind für die Stammdatenpflege im Betrieb zuständig. 

Bei der Bearbeitung von Bestellaufträgen und der Betreuung von Kunden hält ein kaufmännischer Sachbearbeiter engen Kontakt zu den betreffenden Kunden. Er nimmt die Bestellung entgegen, prüft den Zahlungseingang und veranlasst alle notwendigen Schritte, damit die Kunden ihre Lieferung zeitnah erhalten. Die genaue Prüfung von Zahlungsvorgängen (z. B. beim Erwerb und Verkauf von Immobilien) oder die Bearbeitung von stornierten Bestellungen wird ebenfalls von einem kaufmännischen Sachbearbeiter vorgenommen. 

Die Organisation und Verwaltung umfasst Aufgaben wie die Bearbeitung von Bestellungen oder die Projektplanung. Beim Controlling handelt es sich um die Kontrolle von internen Abläufen, die in vielen Fällen abteilungsübergreifend sind. 

Die Einsatzbereiche eines kaufmännischen Sachbearbeiters hängen in gleichem Maße vom Arbeitgeber ab wie der Umfang der Aufgaben. In Betrieben mit dem Fokus auf Vertrieb und Handel ist man als kaufmännischer Sachbearbeiter eine Verstärkung in Bereichen wie Angebotserstellung oder Reklamationsbearbeitung. Hinzu kommen die Auftragsannahme- und -abwicklung oder die Entwicklung von Angeboten für neue Zielgruppen. 

Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf Buchhaltung benötigen kaufmännische Sachbearbeiter für die Erfassung von Daten oder die Rechnungserstellung und Kontrolle von Unterlagen. In diesem Bereich ist der Übergang von den buchhalterischen Tätigkeiten zum Controlling fließend. 

Anbieter von Dienstleistungen beschäftigen kaufmännische Sachbearbeiter für die Betreuung der Kunden und die Entwicklung von zielgruppenspezifischen Angeboten. Weitere Zuständigkeitsbereiche für einen kaufmännischen Sachbearbeiter sind das Terminmanagement oder die digitale Erfassung von Rechnungen. Aus diesem Grund steht die Gewichtung beziehungsweise die Verteilung der Aufgabenfelder immer im Verhältnis zum Unternehmen.

Typische Arbeitsorte und Einsatzgebiete für kaufmännische Sachbearbeiter sind Abteilungen im Finanzwesen oder in der Buchhaltung. Darüber hinaus stellen Versicherungen, Anbieter mit dem Schwerpunkt auf Immobilien sowie Einzelhandels- oder Logistikunternehmen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen ein. 

Als kaufmännischer Sachbearbeiter arbeitet man in Vollzeit oder Teilzeit. Neben dem Großraumbüro sind Abteilungen mit einer überschaubaren Belegschaft ein typisches Arbeitsumfeld für ausgebildetes Fachpersonal. Die Größe des Betriebs ist für die räumlichen Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz ausschlaggebend. Eine Zusammenarbeit mit den internen Fachabteilungen ist in den meisten Arbeitgeberbetrieben üblich. 

Die Digitalisierung beeinflusst auch das Berufsbild eines kaufmännischen Sachbearbeiters. Während der Ausbildung arbeiten die angehenden Fachkräfte bereits am Computer und werden mit der sachgerechten Nutzung der Software vertraut gemacht. Die Arbeit am PC geht nach der Ausbildungszeit weiter. Im Job des kaufmännischen Sachbearbeiters ist eine grundsätzliche Affinität für Technik eine der wichtigsten Voraussetzungen. Ohne einen sicheren Umgang mit dem Rechner lassen sich die täglichen Aufgaben im Betrieb kaum bewältigen.

Die Anforderungen und Qualifikationen beziehen sich nicht ausschließlich auf die fachlichen Aspekte. Auch Soft Skills wie Kommunikation oder Stressresistenz tragen zu einer gelungenen Zusammenarbeit im Team bei.

Angehende Fachkräfte nehmen an einer Weiterbildung teil. Weiterbildungsmaßnahmen in Vollzeit sind nach einem halben Jahr abgeschlossen. Beim Teilzeitmodell erstreckt sich die Dauer über 15 Monate.

In der Weiterbildung werden Themenbereiche wie Personalführung, Management, Kalkulation, Controlling und Rechnungswesen behandelt. Hinzu kommen branchenspezifische Inhalte. Sie ermöglichen eine Spezialisierung auf einen bestimmten Fachbereich, in dem die Teilnehmer ihre persönlichen Stärken sehen.

Am Ende des Lehrgangs legen die Absolventen eine Prüfung ab. Wer sie besteht, erhält ein Berufszertifikat. Dieses Dokument wird von Arbeitgebern in ganz Deutschland als Bescheinigung für die Teilnahme an der Weiterbildung anerkannt.

Notwendige schulische und berufliche Ausbildung

Der beruflichen Tätigkeit als kaufmännischer Sachbearbeiter geht eine kaufmännische Ausbildung voraus. Eine Berufserfahrung von mehreren Jahren ist wünschenswert, aber nicht verpflichtend. 

Wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen

• Kommunikationsfähigkeiten
• Organisations- und Planungskompetenzen
• Technische Kenntnisse und Softwarekenntnisse
• Teamfähigkeit
• Resilienz
• Gutes Konzentrationsvermögen
• Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten

Kommunikation in Wort und Schrift

Beim Austausch mit anderen Mitarbeitern oder Kunden kommt es auf eine angemessene Kommunikation an. Die Korrespondenz mit Kunden oder Sachbearbeitern aus anderen Abteilungen setzt sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch voraus. Fremdsprachkenntnisse sind vor allem in internationalen Unternehmen unbedingt erforderlich.

Organisations- und Planungskompetenzen

 Die Zusammenarbeit mit den Kollegen funktioniert nicht ohne eine vorausschauende Planung und Organisation von Projekten oder anderen betriebsinternen Aufgaben. Als Arbeitnehmer im kaufmännischen Bereich verknüpft man diese Fähigkeiten mit fachlichen Kompetenzen in Bereichen wie Softwarenutzung oder Technik.

Teamfähigkeit, Konzentration und Eigenverantwortlichkeit

 Bei der Durchführung von Projekten ist Teamfähigkeit gefragt. Einzelarbeit oder Gruppenarbeit erfordert ein hohes Maß an Konzentration, Resilienz und Verantwortungsgefühl. In Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Mitarbeitern ist ein ruhiges Arbeiten für einen kaufmännischen Sachbearbeiter oft nur unter erschwerten Bedingungen möglich. Er begegnet solchen widrigen Umständen mit einer konzentrierten Arbeitsweise, damit seine Arbeitsergebnisse trotz der schwierigen Rahmenbedingungen keine inhaltlichen Mängel aufweisen. 

Die monatlichen Gehälter fallen je nach Bundesland und Geschäftsbereich unterschiedlich hoch aus. Neben den regionalen Unterschieden gelten in vielen Unternehmen Tarifverträge. Ein weiterer Faktor ist die individuelle Berufserfahrung des Arbeitnehmers.

 Das Einstiegsgehalt einer kaufmännischen Sachbearbeiterin oder eines Sachbearbeiters liegt bei rund 25.075 Euro pro Jahr. Im Laufe der Karriere sind Jahreslöhne von etwa 34.800 Euro möglich.

Als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter hat man gute Chancen auf eine berufliche Weiterentwicklung, die sich positiv auf die Höhe des Gehalts auswirkt. Die angestrebten Karrierewege und Aufstiegschancen hängen von den persönlichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Zielen ab.

Zu den Karrieremöglichkeiten und Perspektiven für einen kaufmännischen Sachbearbeiter zählt der Aufstieg in eine führende Position. Als Abteilungsleiter trägt man eine höhere Verantwortung für die Mitarbeiter, ist zugleich aber weisungsbefugt und nimmt die Funktion als Vorgesetzter ein.

Darüber hinaus ist der Wechsel in ein anderes Unternehmen eine Option, um auf der Karriereleiter aufzusteigen. Die freiwillige Teilnahme an Weiterbildungsmöglichkeiten ist für einen kaufmännischen Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin grundsätzlich zu empfehlen.

Eine Spezialisierung auf einen bestimmten Bereich geht mit abwechslungsreichen Aufgaben einher, bei denen der Sachbearbeiter sein Fachwissen gezielt einsetzt.

Nach der Ausbildung zum kaufmännischen Sachbearbeiter suchen die Fachkräfte nach einem Job, welcher ihrem Bewerberprofil entspricht. Auf die erfolgreiche Bewerbung folgt der Einstieg in den Beruf. Viele Arbeitnehmer sind eine Zeit lang als Teil des Teams in ihrem Job tätig, bevor sie die beruflichen Weichen neu stellen. Einige ehemalige Auszubildende entscheiden sich für eine Lehre in einem anderen Aufgabenbereich. Sie lassen sich beispielsweise zum Speditions- oder Industriekaufmann ausbilden, um sich zu spezialisieren. Ein weiterer Teil der Arbeitnehmer studiert BWL, Volkswirtschaftslehre oder Finanzmanagement (Finance and Accounting).

Hinweis: Bei den Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung gibt es branchenspezifische Unterschiede. Unternehmen in der freien Wirtschaft bieten ihren Angestellten die Gelegenheit zur Teilnahme an internen oder externen Fortbildungen. In kleinen Betrieben sind die beruflichen Perspektiven auf einen Abteilungswechsel oder den Aufstieg zur Abteilungsleitung ausgerichtet. 

Ausgebildetes Fachpersonal ist in den meisten Branchen zu finden. Darin unterscheidet sich das Berufsbild von anderen Jobs, die auf einen Sektor beschränkt sind. Mit der Weiterbildung zum kaufmännischen Sachbearbeiter leisten Arbeitnehmer einen wichtigen Beitrag zu ihrem beruflichen Erfolg. Deshalb ist die Teilnahme an solch einem Lehrgang der erste Schritt auf der Karriereleiter.

Wer seine Ausbildung mit Erfolg absolviert hat, sucht nach der Lehre nach geeigneten Jobs. Auf Internetportalen veröffentlichen Arbeitgeberbetriebe Stellenanzeigen, um neue Fachkräfte zu akquirieren.

Bei der Suche nach passenden Jobs lassen sich die Stellenangebote nach Standorten, Unternehmensgröße oder dem jeweiligen Verantwortungsbereich eingrenzen.

Auf den Seiten im Netz verschaffen sich Arbeitnehmer einen Überblick über den aktuellen Stellenmarkt. Stellenausschreibungen auf Portalen oder Webseiten von Unternehmen richten sich sowohl an Berufseinsteiger als auch an erfahrene Arbeitnehmer, die einen Standort- oder Branchenwechsel in Erwägung ziehen. Überdies eignen sich Jobportale als Orientierungshilfe für Quereinsteiger, die sich um eine Anstellung als Fachkraft im kaufmännischen Bereich bemühen.