Personalsachbearbeiter: Aufgaben, Gehalt & Karrieremöglichkeiten

Aufgaben

Wahrnehmung von Aufgaben in der Personalverwaltung

• Verwaltung/ Pflege und ggf. Aktualisierung von Personalakten
• Unterschiedliche Personalprojekte planen
• Erfassung, Sichtung und Bearbeitung von Bewerbungen
• Termine für Bewerbungsgespräche festlegen und Bewerber/-innen einladen
• Anstellung neuer Mitarbeiter, Abteilungswechsel und Austritte von Personal aus dem Unternehmen administrativ abwickeln.
• Überwachung von Krankheits- und Arbeitszeiten sowie Führung von Urlaubslisten.
• Nach Vorgaben Zeugnisse und Arbeitsverträge vorbereiten sowie Bescheinigungen für das Personal ausstellen.
• Schriftverkehr abwickeln, zum Beispiel mit Stellenbewerbern/-bewerberinnen oder mit Personaldienstleistungsunternehmen.

Allgemeine kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten übernehmen

• die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Team erstellen
• Kosten für Weiterbildungsveranstaltungen und Dienstreisen abrechnen
• Führungskräfte des Unternehmens bei Verwaltungsangaben unterstützen.
• Als Ansprechpartner für das Team für Fragen - etwa zu Gehaltsabrechnung Elternzeit oder Mutterschutz - zur Verfügung stehen.

Arbeitgeber & typische Arbeitsorte

Personalsachbearbeiter/innen finden Jobs in

• Unternehmen aller Branchen
• in der öffentlichen Verwaltung und Behörden
• in Handel
• Tourismus
• Schulen und Kulturbetrieben
• Personalabteilungen in Medizin und Gesundheitswesen

Typische Arbeitsorte von Personalsachbearbeitern/-innen sind in erster Linie Büroräumen sowie in Konferenz- und Besprechungsräumen. Darüber hinaus kann die Tätigkeit auch mobil bzw. im Homeoffice ausgeführt werden.

Abhängig vom Unternehmen kann es sein, dass ein Personalsachbearbeiter auch für die Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen herangezogen wird, so zum Beispiel im Rahmen einer Informationstagung zu unternehmensinternen oder arbeitsrechtlichen Themen. Solche Veranstaltungen können ggf. auch außerhalb des Unternehmens stattfinden.

Arbeitsbedingungen

• Bildschirmarbeit, etwa mit Personalabrechnungssystemen für die Durchführung von monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
• Arbeit in Büroräumen, um beispielsweise Verwaltungsaufgaben zu bearbeiten, die mit dem Eintritt und Austritt von Betriebsangehörigen anfallen
• Beachtung vielfältiger Vorschriften und Gesetzesvorgaben, so etwa aus dem Sozialversicherungs-, Steuer- oder Arbeitsrecht.
• Verantwortung für Sachwerte, etwa Gehaltsabrechnungen korrekt durchführen.

Persönliche Kompetenzen 

Ein Personalsachbearbeiter sollte ein Organisationstalent sein. Zudem gehört ein exzellentes Zeitmanagement sowie eine sorgfältige, eigenständige Arbeitsweise zu den Soft Skills für diesen Beruf. Ebenso ist es wichtig, unter Stress belastbar zu bleiben und effektiv weiterarbeiten zu können. Ein Personalsachbearbeiter sollte eine gute Portion Selbstvertrauen besitzen, um Statistiken und Präsentationen souverän der Geschäftsführung präsentieren zu können und bei wichtigen Personalfragen beraten zu können. Letztendlich benötigt ein Personalsachbearbeiter auch sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, die im häufigen Kontakt mit anderen Mitarbeitern, aber auch mit Behörden und Organisationen zum Einsatz kommen.

Unabhängig vom konkreten Aufgabenspektrum sind in solchen Jobs wie dem des Personalsachbearbeiters bestimmte Fähigkeiten gefragt. Hierzu gehören:

• ausgezeichnete Deutschkenntnisse
• Fundiertes Fachwissen in Sozialversicherungs-, Steuer- und Arbeitsrecht
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Exzellente Beherrschung der MS Office Anwendungen und Datenbanken
• Tarifwesen, Gleichbehandlungsgesetz sowie andere Rechtsvorschriften kennen
• spezielle Personalverwaltungssoftware wie SAP oder DATEV beherrschen.

Abhängig vom Tätigkeitsprofil des Personalsachbearbeiters können Unternehmen ein gewisses Maß an Berufserfahrung voraussetzen. Doch nicht nur die Berufserfahrung gehört zu den zentralen Kompetenzen, sondern - vor allem in internationalen Unternehmen - auch gute Fremdsprachenkenntnisse.

Arbeitszeitmodelle

Die Arbeitszeiten von Personalsachbearbeitern sind in den meisten Fällen normale Tagesdienstzeiten im Büro, egal ob die Angestellten in Vollzeit oder in Teilzeit arbeiten möchten. Gleitzeitvereinbarungen des Unternehmens können die Arbeitszeitgestaltung noch flexibler gestalten. Die meisten Personalsachbearbeiter sind in Vollzeit 35 bis 40 Stunden von Montag bis Freitag tätig. Schichtdienst, Feiertagsarbeiten oder Wochenenddienste sind in der Regel in diesem Beruf nicht vorgesehen. In besonderen Ausnahmefällen können außergewöhnliche Dienstzeiten notwendig werden, so beispielsweise, wenn ein Personalsachbearbeiter in Werbe- oder Informationsveranstaltungen eingebunden wird, etwa auf Berufsmessen. Die Ausübung der Tätigkeit ist nicht nur im Büro vor Ort, sondern auch im Homeoffice möglich.

Ausbildungsdauer und Lernorte

• Es gibt keine einheitlich geregelte Ausbildungsdauer für die Qualifizierung zum Personalsachbearbeiter. In der Regel sind die Weiterbildungsangebote auf mehrere Monate angelegt. Üblicherweise dauern Kurse zwischen zwei und sechs Monaten. Aufgrund der berufsbegleitenden Ausbildungsgestaltung findet der Unterricht meistens am Wochenende oder in den Abendstunden statt.
• Die Ausbildung zum Personalsachbearbeiter erfolgt in den Ausbildungseinrichtungen der Industrie- und Handelskammern oder bei privaten Bildungsträgern. Einige Ausbildungsinhalte werden bei einigen Anbietern auch in Form von Webinaren an die Teilnehmer/-innen weitervermittelt.

Abschluss als: Personalsachbearbeiter

Am Ende der Ausbildung steht im Allgemeinen ein schriftlicher Abschlusstest. Nach dem erfolgreichen Bestehen dieser Prüfung wird häufig der Nachweis einer mindestens 80-prozentigen Präsenz in den Kursveranstaltungen gefordert. In einigen Fällen werden neben dem Hauptzertifikat "Personalsachbearbeiter/-in (IHK)" auch Einzelzertifikat für die einzelnen Kursmodule der Ausbildung ausgestellt. Das kann beispielsweise ein Zertifikat für den Zertifikatslehrgang "Personalwesen", für den Lehrgang "Büroorganisation" oder für den Zertifikatslehrgang "Lohn- und Gehaltsabrechnung" sein.

Anforderungen und erwünschte Schulbildung

Die Ausbildung zum Personalsachbearbeiter ist nicht gesetzlich geregelt. Der Zugang kann somit über diverse Fortbildungen erfolgen. Im Allgemeinen qualifiziert man sich über eine Grundausbildung im Verwaltungs- oder im kaufmännischen Bereich sowie einer zusätzlich absolvierten Weiterbildung im Bereich "Personalsachbearbeitung" für diesen Job. Die Weiterbildungen finden in der Regel berufsbegleitend statt. Bei vielen Industrie- und Handelskammern (IHK) besteht zudem die Möglichkeit, sich im Rahmen eines Zertifikatslehrgangs als Personalsachbearbeiter zu qualifizieren. Private Bildungsträger bieten eigene, ähnlich ausgerichtete Ausbildungsmöglichkeiten an.

Ausbildungsinhalte

 Die konkreten Ausbildungsinhalte werden von jedem Bildungsträger selbst festgelegt und sind auch im Bereich der Industrie- und Handelskammern nicht einheitlich strukturiert. Grundsätzlich umfasst die Ausbildung zwei Schwerpunkte zu Personalthemen, die oftmals als eigenständige Module angeboten werden:

• Personalwesen: Hier werden allgemeine Fragestellungen rund um Personalprojekte, Personaladministration und Personalsachbearbeitung behandelt.
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Hier stehen Arbeitsentgeltabrechnung, Abrechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie Abrechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen im Fokus.

Weitere mögliche Ausbildungsinhalte sind im Modul Personalwesen:

• Funktion der Personalabteilung/Aufgaben des Personalwesens
• Grundlagen des Arbeitsvertrags- und Arbeitsrechts
• Formulierung von Stellenbeschreibungen
• Entgeltfindung und Entgeltbestandteile
• Grundlagen des Tarif-, Betriebsverfassungs- und Mitbestimmungsrechts
• Entgeltfortzahlung, Elternurlaub und Mutterschutz
• Organisation der Personalsachbearbeitung
• Bewerbungsmanagement und Anstellung neuer Mitarbeiter
• Störungen im Arbeitsverhältnis, Freistellungen, Arbeitsbeendigung und Kündigung.

Da es sich hierbei um eine berufsbegleitende Ausbildung handelt, in der das Know-how für den Job als Personalsachbearbeiter erlernt wird, gibt es keine Vergütung. Das reguläre Gehalt des Unternehmens, in dem Sie während Ihrer Ausbildung eine Festanstellung haben, läuft während der Qualifizierungsmaßnahme weiter.

Die Zertifikatslehrgänge bei der IHK sind kostenpflichtig. Dementsprechend fallen Kursgebühren an, deren Höhe Sie im Vorfeld unbedingt erfragen sollten. Eine Fortbildung zahlt sich für Ihre Karriere jedoch aus und eröffnet Ihnen am Arbeitsmarkt neue Chancen. Zudem sind Fortbildungskosten steuerlich absetzbar. Tipp: Eventuell übernimmt auch Ihr aktueller Arbeitgeber die Kosten für die Zusatzqualifizierung im Bereich Personaladministration und Personalführung oder beteiligt sich anteilig daran.

Nach dem Einstieg in den neuen Job als Personalsachbearbeiter hängt das durchschnittliche Gehalt von verschiedenen Faktoren ab. Bei Berufseinsteigern fällt das Monatsgehalt in der Regel etwas niedriger aus als bei erfahrenen Fachkräften. Auch die Unternehmensgröße, die verschiedenen Branchen sowie die Region spielen eine wichtige Rolle. Das Durchschnittsgehalt eines Personalsachbearbeiters beträgt in Deutschland 4.106 Euro brutto pro Monat beziehungsweise 49.272 Euro pro Jahr. Das Einstiegsgehalt pro Monat beträgt in der Regel ca. 3.377 Euro und kann mit zunehmender Berufserfahrung auf 5.113 Euro ansteigen.

Mögliches Gehalt nach Bundesland

• Bayern 4.177 brutto Euro pro Monat
• Hamburg 4.206 brutto Euro pro Monat
• Baden-Württemberg 4.399 Euro brutto pro Monat

Als Personalsachbearbeiter bzw. als Personalsachbearbeiterin verantworten sind Sie als Organisationstalent gefragt, denn Sie verantworten den gesamten administrativen Bereich in der Personalabteilung. Jeder Mensch, der gerne in einem Unternehmen eine Anstellung in einer Personalabteilung anstrebt, hat gute Karriereaussichten.

Aufbauend auf einer kaufmännischen Grundausbildung und ggf. einer Fortbildung zum Personalsachbearbeiter sind weitere Qualifizierungen möglich, um noch differenziertere Personalaufgaben übernehmen zu können:

• Personal(fach)kaufmann/-frau ist ein offiziell anerkannter Ausbildungsabschluss auf Grundlage einer bundesweit gültigen Rechtsverordnung mit einer bundeseinheitlichen IHK-Prüfung. Der Abschluss ist mit der Meisterqualifikation im Handwerk zu vergleichen. Personalfachkaufleute nehmen ähnliche Aufgaben wie Personalsachbearbeiter wahr - jedoch mit noch mehr Verantwortung und Selbstständigkeit.
• Personaldienstleistungsfachwirt/-in ist ebenfalls ein offizieller Ausbildungsabschluss auf Meisterniveau mit einer bundeseinheitlichen IHK-Prüfung. Die Ausbildung zielt insbesondere auf eine spätere Tätigkeit bei Personaldienstleistern (Recruiting, Personalberatungen, Personalvermittlungen, Zeitarbeitsfirmen) ab. Personaldienstleistungsfachwirte finden attraktive Stellen auch in Personalabteilungen größerer Unternehmen.
• Personalreferent/-in ist im Grunde kein eigenständiger Ausbildungsgang, sondern vielmehr eine Positionsbezeichnung für Mitarbeiter mit anspruchsvollen Personalaufgaben. Personalreferenten kümmern sich um Recruiting, Personalbetreuung sowie Personalentwicklung. Teilweise gibt es eigene Ausbildungsangebote mit dem Abschluss "Personalreferent".
• Staatlich geprüfter Betriebswirt für Personalwirtschaft ist eine höhere kaufmännische Qualifikation, die an Fachschulen oder Fachakademien für Wirtschaft erworben werden kann. Dabei können unterschiedliche Schwerpunkte gewählt werden, so etwa im Bereich Personalwirtschaft. Die Ausbildung wird in Vollzeit absolviert und dauert im Allgemeinen zwei Jahre. Auch in Teilzeit kann die Ausbildung berufsbegleitend absolviert werden. In Teilzeit muss mit einer Ausbildungsdauer von drei bis vier Jahren gerechnet werden.

Studium und weitere Möglichkeiten der Weiterbildung für Personalsachbearbeiter

Mit einem Studium "Personalmanagement" öffnet sich Ihnen die Türen zu spannenden Jobs in der Personaladministration und Stellen, die mit noch mehr Verantwortung verbunden sind, so ggf. auch in leitender Position. Entsprechende Studiengänge werden von vielen privaten und staatlichen Hochschulen angeboten. Es handelt sich dabei in der Regel um ein Bachelor-Studium, das sowohl in Präsenz als auch im Fernstudium absolviert werden kann. Ein Zugang ist zum Teil ohne Erfüllung der schulischen Hochschulvoraussetzungen möglich.

Auch der Besuch von Fortbildungen zu speziellen Programmen, mit denen ein Personalsachbearbeiter im Berufsalltag zu tun hat, zahlt sich aus, so etwa SAP-Software oder DATEV. Für die Teilnahme werden in der Regel entsprechende Zertifikate ausgestellt.

Welche Kerntätigkeiten im Beruf Personalsachbearbeiter kann in Zukunft die KI übernehmen?

Nach heutigem Stand sind einige Aufgaben in diesem Beruf automatisierbar. Dabei geht es insbesondere um Routinetätigkeiten. Das kann von Vorteil sein, wenn Roboter schwere oder monotone Arbeiten abnehmen, um mehr zeitliche Kapazitäten für Tätigkeiten mit höherer Relevanz zu haben.

Ob Ihr Wunschberuf künftig tatsächlich automatisiert werden wird, lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht sagen. Die Arbeit von Menschen kann beispielsweise flexibler, wirtschaftlicher und auch von besserer Qualität sein.

Die Nachfrage nach qualifizierten Personalsachbearbeitern ist hoch, da Unternehmen aller Branchen auf eine gut organisierte Personalverwaltung angewiesen sind. Besonders gefragt sind Fachkräfte, die neben fundiertem Wissen in Personaladministration auch Erfahrung mit moderner Software wie SAP oder DATEV mitbringen. Zudem steigt die Bedeutung von Kompetenzen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen.

Egal, ob in der Industrie, im Gesundheitswesen oder im öffentlichen Dienst – Personalsachbearbeiter finden in nahezu jeder Branche interessante Perspektiven. Attraktive Stellenangebote in Vollzeit, Teilzeit oder mit Homeoffice-Möglichkeiten warten auf dich.

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