Teamassistenz: Aufgaben, Gehalt & Karrieremöglichkeiten

Eine Teamassistenz ist eine Fachkraft, die ein Team oder eine Gruppe von Personen innerhalb einer Organisation in administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. Sie übernimmt klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminvereinbarungen, Korrespondenz und die Verwaltung von Büromaterialien. Darüber hinaus ist sie oft für die Projektverwaltung, Reisekostenabrechnung und Datenbankpflege zuständig. Die Teamassistenz sorgt dafür, dass das Tagesgeschäft reibungslos abläuft und das Team effizient arbeiten kann. Ihre Rolle ist in vielen Unternehmen unverzichtbar, da sie die Organisation und Koordination innerhalb des Teams sicherstellt.

Unterschiede zu anderen Berufsbezeichnungen

Die Teamassistenz unterscheidet sich von anderen Berufsbezeichnungen wie Sekretariat oder Assistent durch ihre breitere Aufgabenpalette und ihre Fähigkeit, eigenständig und selbständig zu arbeiten. Während ein Sekretär oder eine Sekretärin eher auf administrative Tätigkeiten fokussiert ist, übernimmt eine Teamassistenz auch komplexere Aufgaben wie Projektmanagement und -koordination. Diese erweiterte Verantwortung erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Flexibilität. Die Teamassistenz agiert oft als zentrale Kommunikationsschnittstelle innerhalb des Teams und trägt maßgeblich zur Effizienz und Produktivität bei.

Die Teamassistenz agiert im administrativen Bereich und übernimmt die Organisation sowie Planung des Büroalltags, häufig ohne konkrete Anweisungen oder ständige Überwachung durch den Vorgesetzten. Die Teamassistenz nimmt administrative Aufgaben ab, sodass die Teammitglieder sich auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können. Das Management des Tagesgeschäfts und der Büroprozesse liegt in den Händen der Teamassistenz, die anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben meistert, die ein hohes Maß an organisatorischem Talent erfordern.

Typische Aufgaben einer Teamassistenz sind:

• Büroorganisation und -management: Terminplanung, Verwaltung von Dokumenten, Organisation von Meetings und Veranstaltungen.
• Kommunikationsmanagement: Bearbeitung von Telefonanfragen, allgemeiner Schriftverkehr, Geschäftskorrespondenz und Ablage.
• Erstellung von Statistiken und Präsentationen: Erstellung und Pflege von Reports, Statistiken und Präsentationen.
• Reiseplanung und -abrechnung: Organisation von Geschäftsreisen und anschließende Reisekostenabrechnung.
• Marketingunterstützung: Hilfe bei der Umsetzung von Marketingmaßnahmen.
• Veranstaltungsmanagement: Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Messeterminen.

Branchenspezifische Aufgaben: Vom Produktionsbetrieb bis zur Anwaltskanzlei

Aufgrund der umfassenden Aufgabenbereiche bieten sich nahezu alle Branchen an, bei Bedarf Stellenangebote für Teamassistenten zu erschaffen. Sowohl Industriebetriebe, Vertriebsgesellschaften und Großhandel als auch Dienstleistungsunternehmen, Marketing und diverse Kanzleien bieten Stellen an. Außerdem findet sich das Berufsfeld in der Immobilienbranche sowie im Gesundheitswesen und in vielen weiteren Arbeitsgebieten, die Bedarf an administrativer Unterstützung haben.

Die Aufgaben einer Teamassistenz können je nach Branche variieren. Hier einige typische Beispiele:

Industrie: In Produktionsbetrieben und Industrieunternehmen liegt der Fokus der Teamassistenz oft auf der Terminkoordination zwischen Vertrieb, Einkauf, Produktion und Qualitätsmanagement. Sie erstellt hierfür Statistiken, Reports und Präsentationen. Auch die Vorbereitung von Messen und Kundenbesuchen sowie die Reiseplanung gehören typischerweise dazu.

Gesundheitswesen: In Arztpraxen, Kliniken und Pflegeeinrichtungen unterstützt die Teamassistenz bei der Patienten- und Terminverwaltung, der Abrechnung von Leistungen und der Pflege von Patientendaten. Sie ist auch für die Bestellung von Medikamenten und medizinischen Produkten zuständig.

Anwaltskanzlei: In Kanzleien bearbeitet die Teamassistenz Post und Emails, führt Akten, erstellt Abrechnungen und organisiert Termine für Anwälte und Mandanten. Sie recherchiert außerdem zu aktuellen Rechtsfällen und bereitet Dokumente und Schriftsätze vor.

Marketingagentur: In Marketing und PR-Agenturen liegt der Schwerpunkt auf der Unterstützung bei Kampagnenplanung, Text- und Grafikerstellung sowie der Pressearbeit. Die Teamassistenz pflegt hier Mediendatenbanken, erstellt Mailings und organisiert Veranstaltungen.

Diese Beispiele verdeutlichen, dass Teamassistenten vielseitig einsetzbar sind und ihr Aufgabenspektrum an die jeweilige Branche anpassen. Die organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten sind aber in jedem Tätigkeitsfeld gefragt.

Für die Tätigkeit als Teamassistenz sind einige formale und persönliche Voraussetzungen von Bedeutung:

Fachliche Qualifikationen:

• Kaufmännische Ausbildung: Eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/-frau für Büromanagement) ist oft erforderlich.
• IT-Kenntnisse: Der sichere Umgang mit MS Office und anderen gängigen Softwarelösungen ist unverzichtbar.
• Sprachkenntnisse: Gute Englischkenntnisse sind in vielen Unternehmen eine Grundvoraussetzung, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil.

Persönliche Fähigkeiten:

Die Rolle der Teamassistenz erfordert nicht nur fachliches Know-how, sondern auch ausgeprägte Soft Skills. Dazu gehören:

• Kommunikationsfähigkeit: Sowohl intern als auch extern mit Kunden, Lieferanten und Kollegen effektiv zu kommunizieren.
• Organisationsfähigkeit: Komplexe Abläufe zu koordinieren und den Überblick zu behalten.
• Flexibilität: Auf kurzfristige Änderungen schnell reagieren zu können.
• Serviceorientierung: Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern.
• Belastbarkeit: Auch in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren und unter Druck effizient zu arbeiten.
• Teamfähigkeit: Gute Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Kollegen ist entscheidend für den Erfolg im Team.
• Lernbereitschaft: Die Bereitschaft, sich kontinuierlich in neue Programme, Prozesse und Technologien einzuarbeiten.einzuarbeiten.
• Eigeninitiative: Oft muss die Teamassistenz proaktiv auf Kollegen zugehen und Aufgaben selbstständig angehen.

Ausbildungsmöglichkeiten für Teamassistenzen

Eine Teamassistenz kann sowohl erfahrene Fachkräfte als auch Berufsanfänger sein. Es gibt verschiedene Ausbildungsmöglichkeiten, die den Einstieg in diesen Beruf erleichtern und die notwendigen Fähigkeiten vermitteln. Eine klassische kaufmännische Ausbildung, wie die zur Bürokauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, bildet eine solide Grundlage. Darüber hinaus sind Weiterbildungen in Microsoft Office-Anwendungen unerlässlich, da diese Programme im Büroalltag häufig genutzt werden.

Zusätzlich können Zertifikate im Projektmanagement, wie PRINCE2 oder PMP, die Qualifikationen einer Teamassistenz erweitern und sie auf anspruchsvollere Aufgaben vorbereiten. Kommunikations- und Organisationsseminare helfen dabei, die Soft Skills zu verbessern, die für die erfolgreiche Ausübung des Berufs notwendig sind. Eine Kombination aus Ausbildung, Erfahrung und kontinuierlicher Weiterbildung stellt sicher, dass eine Teamassistenz das Team effizient und effektiv unterstützen kann.

Eine Teamassistenz kann sowohl erfahrene Fachkräfte als auch Berufsanfänger sein. Es gibt verschiedene Ausbildungsmöglichkeiten, die den Einstieg in diesen Beruf erleichtern und die notwendigen Fähigkeiten vermitteln. Eine klassische kaufmännische Ausbildung, wie die zur Bürokauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, bildet eine solide Grundlage. Darüber hinaus sind Weiterbildungen in Microsoft Office-Anwendungen unerlässlich, da diese Programme im Büroalltag häufig genutzt werden.

Zusätzlich können Zertifikate im Projektmanagement, wie PRINCE2 oder PMP, die Qualifikationen einer Teamassistenz erweitern und sie auf anspruchsvollere Aufgaben vorbereiten. Kommunikations- und Organisationsseminare helfen dabei, die Soft Skills zu verbessern, die für die erfolgreiche Ausübung des Berufs notwendig sind. Eine Kombination aus Ausbildung, Erfahrung und kontinuierlicher Weiterbildung stellt sicher, dass eine Teamassistenz das Team effizient und effektiv unterstützen kann.

Das Gehalt einer Teamassistenz hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie Unternehmen, Region, Branche und individuelle Qualifikationen. Berufserfahrung und Verhandlungsgeschick spielen eine wichtige Rolle für die Höhe des Gehalts. Der Teamassistenz-Job wird durchschnittlich zwischen 2290 und 3.265 € brutto entlohnt. Das Gehalt variiert je nach Berufserfahrung, beruflicher Vorbildung und Branche. In der Industrie zu arbeiten wird nämlich erfahrungsgemäß mit einem höheren Gehalt entlohnt als beispielsweise im Bereich des Gesundheitswesens das Management im Büro zu übernehmen und dort als Assistenz zu arbeiten. Bewerber, die Jobs im Bereich der Teamassistenz suchen, können jedoch grundsätzlich mit einem durchaus angemessenen Gehalt rechnen.

Die Karriereperspektiven als Teamassistenz sind in der Regel begrenzt, da die Position oft als unterstützende Funktion innerhalb eines Teams oder einer Abteilung angesehen wird. Dennoch gibt es Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln. Zudem bieten größere Unternehmen oft interne Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten.

Hier sind einige konkrete Möglichkeiten, wie man sich beruflich weiterentwickeln kann:

• Projektmanagement: Mit einer Weiterbildung zum/zur Projektmanager/-in (z. B. durch einen IHK-Abschluss oder eine Zertifizierung wie PRINCE2 oder PMP) kann man größere Verantwortung in der Planung, Koordination und Durchführung von Projekten übernehmen.
• Office-Management: Spezialisierung auf das Office-Management durch Fortbildungen im Bereich Büromanagement oder Office-Administration ermöglicht es, leitende Positionen im Büro zu übernehmen und das gesamte Büromanagement eigenständig zu leiten.
• Eventmanagement: Durch eine Qualifikation im Bereich Event- oder Veranstaltungsmanagement (z. B. durch einen IHK-Lehrgang) kann die Teamassistenz sich auf die Planung und Organisation von Firmenevents, Konferenzen oder Messen spezialisieren.
• Assistenz der Geschäftsführung: Mit zunehmender Erfahrung und entsprechender Weiterbildung kann der Aufstieg zur Assistenz der Geschäftsführung erfolgen. Diese Position bietet mehr Einblick in strategische Unternehmensentscheidungen und erweitert das Aufgabenfeld.
• Personalmanagement: Eine Weiterbildung im Bereich Personalwesen oder Human Resources bietet die Möglichkeit, in die Personaladministration oder -betreuung zu wechseln. Hierzu bieten sich Weiterbildungen wie „Personalfachkaufmann/-frau (IHK)“ an.
• Qualitätsmanagement: Eine Weiterbildung im Bereich Qualitätsmanagement (z. B. TÜV- oder IHK-Zertifikate) ermöglicht es, Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu optimieren und Qualitätssicherungsaufgaben zu übernehmen.
• Weiterbildung im Bereich Digitalisierung und IT: Mit Kursen in IT-Anwendungen, Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Datenmanagement können Teamassistenzen eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen einnehmen.

Durch diese Weiterbildungen und Spezialisierungen können Teamassistenten in verantwortungsvollere Positionen aufsteigen und ihre Karriere langfristig ausbauen.

Eine Teamassistentin/Teamassistent wird in den unterschiedlichsten Firmen aller Größen und Branchen benötigt. Durch die umfangreichen Aufgaben sind die Einsatzmöglichkeiten an kein bestimmtes Branchenfeld gebunden. Jede Firma, die Unterstützung im Büro benötigt, kann im Grunde ein Arbeitgeber für Teamassistenten in Vollzeit sowie in Teilzeit sein. Sowie Großunternehmen als auch kleine Familienbetriebe benötigen Unterstützung im Bürowesen und bieten somit grundsätzlich gute Möglichkeiten, dort als Assistenz zu arbeiten. Die Erfolgschancen einer Initiativbewerbung für eine Beschäftigung des Teamassistenten in Voll- und Teilzeit sind in großen Unternehmen deutlich höher. Die Bedeutung der Bewerbung für die Position der Teamassistenz ist entscheidend, da Personalverantwortliche auf Sprachkenntnisse und EDV-Fähigkeiten achten.

Wo findet man die meisten Teamassistenz-Jobs?

Jobs für Teamassistenzen finden sich in fast allen Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders viele Stellenangebote gibt es derzeit in Großstädten wie München, Berlin und Hamburg, wo große Unternehmen regelmäßig Unterstützung im Büro suchen. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in Vollzeit und Teilzeit bietet der Beruf eine hohe Flexibilität, insbesondere auch für diejenigen, die Teilzeitstellen suchen.

Teamassistenz: Ausgangsberufe / Ähnliche Berufe / andere Berufsbezeichnungen

Folgende Ausbildungen und Berufe eignen sich gut als Ausgangspunkt für die Tätigkeit als Teamassistenz:

• Bürokauffrau/-mann: Die klassische kaufmännische Ausbildung vermittelt viele grundlegende Kenntnisse wie Büroorganisation, Korrespondenz, Kundenkontakt etc.
• Industriekauffrau/-mann: Ausbildung mit Fokus auf kaufmännische Prozesse im Industriebereich. Guter Einstieg in produzierenden Unternehmen.
• Kaufmann für Büromanagement: Vermittelt spezifisches Wissen zu Büroabläufen und Organisation.
• Hotelfachfrau/-mann: Gute Basis für Teamassistenz-Tätigkeiten im Hotel- und Gastgewerbe.
• Veranstaltungskauffrau/-mann: Für Einsatz in Veranstaltungsagenturen und Messeunternehmen.
• Medizinische Fachangestellte: Möglicher Einstieg für Tätigkeit im Gesundheitswesen.