Einladung zum Vorstellungsgespräch: Termin bestätigen, verschieben oder ablehnen

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Termin bestätigen, verschieben oder ablehnen

Wir alle schreiben im Laufe unseres Arbeitslebens eine ganze Reihe von Bewerbungen, wenn wir uns verändern wollen oder müssen. Nicht immer kommt eine ausführliche Antwort, oft folgt nur eine förmliche Absage. Jeder kennt aus seinem Berufsleben etliche Beispiele, die meisten haben sich zigfach beworben und kaum Resonanz erhalten. Wenn dann aber doch die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch vor Ihnen liegt, freuen Sie sich ruhig und genießen diesen ersten Teilerfolg. Immerhin will man Sie kennenlernen, und Ihre Bewerbung konnte den Arbeitgeber überzeugen. Aber jetzt auf in die nächste Runde!

Augen auf beim Lesen der Einladung!

Denn nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Nach einem anhaltenden Hurra ist nun Ihre konzentrierte Aufmerksamkeit gefordert. Das Einladungsschreiben sollten Sie gut durchlesen, so können Sie sich auf das bevorstehende Gespräch und den Bewerbungsprozess optimal vorbereiten. Die folgenden Informationen sind besonders wichtig, vielleicht können Sie die einzelnen Punkte separat notieren:

  • Datum: Wann soll das Interview stattfinden?
  • Ort: Wie lautet die Adresse für Ihr Bewerbungsgespräch?
  • Dauer: Schlägt der Personaler einen Zeitrahmen vor?
  • Teilnehmer: Wer lädt Sie zum Vorstellungsgespräch ein, sind andere Mitarbeiter anwesend?
  • Formalia: Sind weitere Unterlagen mitzubringen?
  • Kosten: Wer trägt die Fahrtkosten?

Damit haben Sie bereits einige Informationen und können gut abschätzen, was man von Ihnen erwartet. Zusätzliche Teilnehmer an dem Vorstellungsgespräch geben etwa Auskunft darüber, ob bereits eine Abteilung eingebunden ist, was für Sie sprechen würde. Eine längere Dauer bedeutet nämlich: es handelt sich bestimmt nicht nur um eine vorläufige Auswahl, sondern wahrscheinlich um ein längeres, strukturiertes Interview. Vielleicht sind sogar zusätzliche Tests geplant wie Konzeptionsübungen, Rollenspiele oder Gruppendiskussionen im Rahmen eines Assessment Centers (AC). Der Begriff „Assessment“ stammt aus dem Englischen und meint „Beurteilung“.

Bestätigung des Vorstellungsgesprächs für Rückfragen nutzen

Wenn einige Informationen fehlen, ist das keine Katastrophe. Das können Sie ins Positive wenden, denn nun haben Sie Material für Ihre Terminbestätigung. Fragen Sie gleich bei der Antwort, vielleicht mit einem telefonischen Kontakt, nach ungeklärten Einzelheiten. So zeigen Sie Interesse, unterstreichen Ihre professionelle Einstellung und machen einen guten Eindruck. Gespräche am Telefon sind außerdem persönlicher als schriftliche Benachrichtigungen.

Sofort reagieren oder irgendwann später?

Wer andere warten lässt, ist selber wichtig. Dieser Grundsatz gehört bei einem Bewerbungsgespräch zu den schlechteren Ideen. Allzu viel Zeit sollte man bis zur Rückmeldung nicht verstreichen lassen. Wenn der sich bewerbende Aspirant ernsthaftes Interesse an einer Einstellung hat, sollte er sich schon an dem Tag melden, an dem bei ihm die Einladung eingegangen ist. Vielleicht auch tags drauf, spätestens aber am zweiten Tag nach Erhalt der freudigen Nachricht. Auch diese prompte Reaktion zeigt das Interesse an dem Beruf, unterstreicht die nötige Gewissenhaftigkeit und Ernsthaftigkeit, die der Arbeitgeber von einem zukünftigen Mitarbeiter erwartet.

Einadung zum Vorstellungsgespräch bestätigen: telefonische Bestätigung bleibt Ausnahme

Aber wie antwortet der sich Bewerbende auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch? Das hängt von den Bedingungen ab, sollte aber sorgsam abgewogen werden. Personalern wird nämlich nachgesagt, dass sie Wert auf Formen legen und pingelig sein können, wenn sich der Bewerbende allzu unorthodox verhält. Ein Grundsatz ist: Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es heraus. Das gilt auch für Bewerbungsgespräche. Dem bewährten Sprichwort entsprechend antworten Sie auf die Einladung also per E-Mail, wenn Sie mit der elektronischen Post benachrichtigt wurden. Am einfachsten geht dies über die Antwortfunktion des Mail-Programms. Kam die Einladung des Arbeitgebers über LinkedIn, antworten Sie ebenfalls auf demselben Weg.

Anrufen nur bei Rückfragen zum Vorstellungsgespräch

Bei ungeklärten Fragen hingegen ist ein persönlicher Anruf sinnvoller. Das sollten Sie aber auch unbedingt als Grund für die telefonische Zusage angeben. Nach einem Gespräch haben Sie oft bereits weitere Anknüpfungspunkte für das bevorstehende Interview, ein nicht unwesentlicher Vorteil. Und Sie können bereits hier durchblicken lassen, dass Sie sich auf das Kennenlernen freuen. Nun haben Sie bereits mit einem Mitarbeiter gesprochen und einen ersten Eindruck gewonnen. Sollte der sich auf eine Stelle Bewerbende allerdings zu den Zeitgenossen gehören, denen leicht die Nerven flattern, dann ist die E-Mail die bessere Maßnahme. Denn den schriftlichen Text können Sie in aller Ruhe auch mehrmals bearbeiten, damit schließlich alles perfekt ist. Bei Telefongesprächen weiß man nie, was auf einen zukommt.

Allerdings gibt es auch eine Reihe von Personalern, die einen Terminvorschlag für das Vorstellungsgespräch mit Hilfe der klassischen Methode abstimmen. Mit einer telefonischen Anfrage lässt sich ein mehrmaliges Anfragen per E-Mail vermeiden. Nachteilig kann diese Kontaktaufnahme für Sie aber sein, wenn der Kalender mit den persönlichen Aufzeichnungen nicht greifbar ist. Dann bitten Sie die Kontaktperson praktischerweise um die E-Mail-Adresse und bestätigen anschließend die telefonischen Absprachen. Oft versteht man bei Anrufen die Namen der Gesprächspartner nicht sofort, dann hilft eine Nachfrage, was spätere Missverständnisse verhindert.

So bestätigen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch im Einzelnen

Zwar ist die Antwort auf eine Einladung des Arbeitgebers nur eine Formalie, aber genau deshalb sind einige Punkte zu beachten. Am besten formulieren Sie kurz und knackig, sind freundlich und bleiben verbindlich. Weitschweifige Auslassungen sind hier fehl am Platze, Details aus dem Lebenslauf, den Bewerbungsunterlagen, persönliche Stärken und Vorzüge gehören ins Vorstellungsgespräch.

Der folgende Aufbau kann Ihnen als Orientierungshilfe dienen:

  • Die Anrede: Die einladende Person mit Namen ansprechen und mit der höflichen Anrede „Sehr gehrte/r Frau/Herr“. Achtung: Bei einer Briefvorlage unbedingt die Anrede anpassen!

  • Der Dank für die erhaltene Einladung: Der Bewerbende sollte sich sich für das gezeigte Interesse der Firma und die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bedanken.

  • Der Termin: Bestätigen Sie den vorgeschlagenen Termin und nennen Sie auch Datum und Uhrzeiten. Oder sie schlagen einen Alternativ-Termin vor.

  • Die Kontaktdaten: Geben Sie besonders bei kurzfristigen Terminänderungen noch einmal Ihre Kontaktdaten an. Auch eine E-Mail kann bzw. sollte in einem Briefkopf oder einer Signatur alle Ihre Adressen und Kontaktmöglichkeiten nennen. Dann verweisen Sie in der Mail einfach auf diese Angaben, ein weiteres Zeichen von Professionalität.

  • Fragen stellen: Manchmal ergeben sich Unklarheiten, die Sie hier per Anfrage beseitigen können. Aber bitte nur konkret und zum Inhalt oder Ablauf des Vorstellungsgesprächs. Dass der sich bewerbende Kollege den richtigen Bus rausfindet, der ihn pünktlich zum Betrieb fährt, wird von allen Personalern mit Selbstverständlichkeit erwartet.

  • Verabschiedung: Am Schluss der Antwort finden sich die landesüblichen Begrüßungsformeln, nicht ohne dass der Bewerbende seiner Vorfreude Ausdruck verleiht.

Muster: Das Vorstellungsgespräch absagen

Ob man einen Vorschlag absagen oder verschieben will, auch für das Formulieren von Terminabsprachen gibt es gewisse Regeln. Im Folgenden ein paar Beispiele, wie die Benachrichtigungen gestaltet werden können.

Auch wenn Sie zwischenzeitlich bereits bei einer anderen Firma unterschrieben haben, sollte die Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht unbeantwortet bleiben, alles andere ist wenig professionell. Außerdem: Man weiß ja nie, ob man noch einmal auf den Kontakt zurückgreifen will. Die höfliche Ablehnung kann den Grund für Ihre Absage nennen, muss es aber nicht. Deshalb bieten wir Ihnen eine Vorlage mit passenden Formulierungen:

Sehr geehrte/r … (Nachname)

haben Sie vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Inzwischen habe ich mich jedoch für ein anderes Unternehmen entschieden und kann Ihren Termin leider nicht mehr wahrnehmen.

Danke für Ihr vorausgesetztes Verständnis, und entschuldigen Sie bitte die Umstände.

Freundliche Grüße

Unterschrift

 

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie kann ich den Termin verschieben?

Bei Terminschwierigkeiten empfiehlt es sich, einen neuen Termin zu vereinbaren. Auch für diesen Fall stellen wir Ihnen ein Muster zur Verfügung:

Sehr geehrte/r … (Nachname)

vielen herzlichen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für die Anstellung als XXX. Leider kann ich den Termin am (Datum) zu den von Ihnen genannten Uhrzeiten nicht wahrnehmen und möchte Sie deshalb bitten, mir einen anderen Termin zu nennen. Grundsätzlich bin ich zeitlich flexibel und richte mich jederzeit gerne nach Ihren Vorschlägen.

Es freut mich, dass ich Ihr Unternehmen und Sie bald persönlich kennenlernen darf.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

 

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch annehmen

Das folgende Muster enthält eine kurze und knappe Bestätigung des Termins:

 

Sehr geehrte/r … (Nachname)

vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für eine Beschäftigung als XXX. Hiermit bestätige ich den von Ihnen vorgeschlagenen Termin am (Datum) um (Uhrzeit). Sollten kurzfristige Änderungen erforderlich werden, nutzen Sie gerne die angegebene Rufnummer. Bis dahin freue ich mich auf das Vorstellungsgespräch, um Sie und das von Ihnen vertretene Unternehmen kennenzulernen.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

 

Vom Bewerbungsgespräch zur Anstellung

Für die meisten von uns ist die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ein Glückstreffer. Denn nicht wenige Bewerbende können einen ganzen Stapel von unbeantworteten Versuchen vorweisen, der sich über die Jahre ansammelt, ohne dass Bewerbungsgespräche stattgefunden hätten. Aber wer endlich in der engeren Auswahl ist, hat noch nicht gewonnen. Das Bewerbungsverfahren kann langwierig sein, mit der nötigen Gewissenhaftigkeit lassen sich jedoch auch die folgenden Hürden und die bevorstehenden Gespräche meistern. Wer gut vorbereitet ist, die einzelnen Schritte abwägt und nicht vorschnell handelt, erhöht auf jeden Fall seine Chancen, und aus einer Bewerbung wird schließlich die begehrte Festanstellung.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.