Selbstmanagement: Eine anspruchsvolle Aufgabe!

Selbstmanagement: Eine anspruchsvolle Aufgabe!

Immer mehr Aufgaben, immer größere Ziele, immer weniger Zeit im Job – viele Arbeitnehmer fühlen sich im Arbeitsalltag gestresst und überfordert und das Zeitmanagement scheint unmöglich. Lösungen für diese Phänomene sind schwierig. Doch ein ausgeglichenes Leben ist für jeden Menschen sehr wichtig. Ein besseres Selbstmanagement kann dem entgegenwirken und zu weniger Überstunden, weniger Stress und einer besseren Lebensqualität beitragen. Hierfür gibt es die eine oder andere Selbstmanagement-Methode und kleine Tipps, die dabei helfen.

Egal ob bei der Arbeit oder privat – ein effektives Selbstmanagement bringt viele Vorteile mit sich. Sein eigenes Leben zu optimieren, sich Ziele zu setzen und Lösungen zu entwickeln ist eine der wichtigsten Kompetenzen. Doch auch, wenn diese oft schwierig erscheinen kann: Sie kann erlernt werden! Mit ein wenig Übung und der Zuhilfenahme einiger etablierter Selbstmanagement-Methoden ist der Erfolg zum Greifen nah.

Was genau ist Selbstmanagement?

Die Definition dieses Anglizismus steckt eigentlich bereits im Wort selbst. Selbstmanagement ist die Fähigkeit, das eigene Leben zu strukturieren und nach eigenem Willen in gelenkte Bahnen zu leiten. Die Betrachtung der persönlichen Entwicklung steht dabei ganz klar im Zentrum.

Wichtig ist auch, dass sich Selbstmanagement vom Management der Zeit unterscheidet! Das Managen der Zeit ist physisch gesehen nämlich unmöglich – denn ein Tag hat nur 24 Stunden und diese können von einem individuellen Menschen nach der Definition nicht verändert werden. Das eigene Handeln kann jedoch in jedem Fall beeinflusst und die Produktivität verbessert werden.

Selbstmanagement ist eine Kompetenz, die erworben werden kann.

Besonders Führungspersonen und Manager nutzen das Selbstmanagement als eine Methode, um ihre Produktivität nachhaltig zu steigern. Zu diesem Thema gibt es viele Bücher, Videos, Vorträge und Seminare, die Wissen und zu Hilfenahme einer Selbstmanagement-Methode vermitteln können. In vielen Unternehmen werden diese Fortbildungen bereits zur Entwicklung der Mitarbeiter angeboten. Das große Ziel des Selbstmanagements ist es, die Umsetzungskompetenz selbst festgelegter Ziele zu steigern. Hierbei spielen Kompetenzen wie die Selbstmotivation, Zeitmanagement, Planung und Erfolgskontrolle sowie Selbstkritik eine entscheidende Rolle.

So steht am Anfang eines erfolgreichen Managements zunächst die Definition eines sinnvollen Zieles. Dies kann beispielsweise die Erstellung einer wichtigen Präsentation sein. Ziele können aber auch abstrakter sein – beispielsweise das Verfolgen eines gesünderen Lebensstils. Dieser Plan sollte in einem zweiten Schritt aufgearbeitet und eine Strategie entwickelt werden, um diesen erfolgreich zu erreichen. In einem dritten Schritt wird der Plan tatsächlich durchgeführt und die Lösungen für ein Problem selbst entwickelt. Immer wieder werden Fortschritte und die eigene Entwicklung selbstkritisch beleuchtet und beobachtet. Je nach Erfolg des erreichten Zieles kann daraus eine Maßnahme für den nächsten Plan abgeleitet werden. Lernerfolge oder Misserfolge sollten so in neuer Motivation enden.

Im Berufsleben sollte sich bereits morgens ein Überblick über die Tagesaufgaben verschafft werden. Jedes Problem sollte als einzelner Punkt betrachtet werden. Dies kann klassisch auf dem Papier passieren, in einem gut strukturierten Kalender oder in einer App und sollte möglichst einfach sein. Die Aufgaben sollten aufgeschrieben werden. So können erledigte Punkte abgehakt werden und auch in stressigen Situationen geht keine Aufgabe verloren. Außerdem ist so der Kopf frei, um über Wichtiges nachzudenken – vorbei sind die Zeiten, in denen krampfhaft nur versucht werden muss, sich an alle Aufgaben und Termine erfolgreich zu erinnern.

Welche Selbstmanagement Methoden gibt es?

Es gibt viele verschiedene Selbstmanagement-Methoden, die helfen können. Generell ist zu empfehlen, diese intensiv zu studieren, um für sich selbst die besten Ansatzpunkte der Methoden herauszufiltern. So gibt es beispielsweise die SMART-Selbstmanagement-Methode, welche helfen soll, ein gut definiertes Ziel zu entwickeln. Es Spezifisch, Messbar, Erreichbar („Accepted“), Realistisch und Terminiert sein. Erfüllt ein Endpunkt all diese Kriterien, so lässt es sich mit Motivation und Durchhaltevermögen erfolgreich erreichen.

Besonders für berufliche Absichten ist es hilfreich, Pläne in einzelne Etappen zu unterteilen und Definitionen einzelner Schritte nach dem SMART-Schema festzuhalten. Auch die sogenannte ALPEN-Selbstmanagement-Methode wird häufig angewandt. So sollte die Erstellung eines Plans aus fünf einzelnen Schritten bestehen. Termine und Aufgaben, die erledigt werden müssen, sollten schriftlich festgehalten werden.

Bestandteil dieser Selbstmanagement-Methode ist auch, dass für jede einzelne Aufgabe eine Dauer abgeschätzt und ebenfalls notiert werden sollte. Hier sollte ein kleiner Zeitpuffer eingebaut werden, um sich nicht zu doll unter Druck setzen zu müssen.

Entscheidungen sollten schnell getroffen werden und beispielsweise am Ende eines Tages nachkontrolliert werden, ob der Zeitplan eingehalten werden konnte.

Diese SelbstManagement-Methode ist eine etwas professionalisierte Version der klassischen To-Do-Liste. Außerdem ist es möglich, wenig attraktive Aufgaben am Anfang eines Tages zu erledigen. So wird nicht der Versuchung nachgegeben, diese bis zum Schluss aufzusparen und am Ende des Tages nicht erledigt zu haben. Ebenfalls können Aufgaben der To-Do-Liste in Prioritäten eingeteilt werden. Diese Selbstmanagement-Methode ist einfach aber effektiv. Durch das Kategorisieren in beispielsweise Aufgaben mit der Dringlichkeit A, B oder C kann die Effektivität und das Erledigen wichtiger Aufgaben beschleunigt werden.

Was gehört zum Selbstmanagement? 

Ein weiterer unter den vielen Tipps: Auch das Schreiben einer Not-to-do-Liste ist eine effektive Selbstmanagement-Methode. Hier werden alle Dinge aufgeschrieben, die an diesem Tag nicht gemacht werden sollen. Beispielsweise „keine Übernahme von Aufgaben außerhalb des eigenen Tätigkeitsbereichs“ oder „kein Verbringen der Pausen auf sozialen Netzwerken“.

Auch Pausen sind in einem effektiven Management sehr wichtig und Teil einer guten Selbstmanagement-Methode. So gilt an einem anstrengenden Tag mit viel Arbeit, dass beispielsweise nach 25 Minuten effektiver Arbeit eine 5 minütige Pause eingelegt werden sollte. Hier sollte sich kurz bewegt, das Fenster geöffnet und eine kurze Phase der Entspannung eingebaut werden. Diese Technik wird auch als Pomodoro-Technik bezeichnet. Methoden wie diese lassen sich ganz einfach auch in den Alltag integrieren.

Außerdem hilft es, immer wieder Ordnung in ein eventuell entstandenes Chaos zu bringen. Das zwischenzeitliche Aufräumen des eigenen Schreibtisches oder die neue Sortierung der To-Do-Liste gehören hier dazu.

Warum ist Selbstmanagement wichtig?

Zu einem effektiven Selbstmanagement gehört auch das Kennen des eigenen Körpers. Auch dies ist eine der Kompetenzen, die nicht unterschätzt werden sollte. Wichtig ist es, den eigenen Biorhythmus zu finden und diesen zu optimieren. Manche Menschen sind regelrechte Nachteulen und können sich abends viel besser konzentrieren, als morgens. Andere Menschen müssen früh ins Bett gehen, um früh am Morgen erfolgreich arbeiten zu können. Auch hier hilft nur das Ausprobieren und das Hören auf die eigene innere Uhr. Genau dasselbe gilt auch für ausgleichende Aktivitäten. So sollte auch während des Erledigens der Arbeit immer auf eine ausreichende Trinkmenge geachtet werden, etwas Bewegung und Sport in den Alltag integriert und das regelmäßige Unternehmen sozialer Aktivitäten mit Freunden eingebaut werden. Viele Nutzen nicht nur eine Methode, sondern viele Selbstmanagement-Methoden. Eine Methode funktioniert nicht? Kein Problem! Jeder Mensch ist verschieden und hat unterschiedliche Arbeitsansätze! Das Finden der richtigen Methode erfordert Zeit und ist ein eigener kleiner Job.

Schlusswort

Als Fazit lässt sich festhalten, dass ein effektives Selbstmanagement essentiell wichtig sowohl im Privat- als auch im Job ist. Ein Großteil der Menschen fühlt sich heute gestresst. Sei es durch soziale Medien, immer größer werdende Aufgaben oder Freizeitstress – eine dauerhafte Anspannung kann gesundheitsschädlich sein. So kann es zu Verspannungen, Symptomen der Überforderung, Kopfschmerzen und Schlafstörung kommen. Um dies Vorzubeugen, kann ein effektives Selbstmanagement helfen.

Sowohl mit etablierten Selbstmanagement-Methoden und Tipps, als auch mit eigenen Erfahrungen ist es möglich, einen Tag besser zu strukturieren und immer wieder auch Pausen einzubauen, um Motivation für Neues zu schaffen und das Leben als Ganzes zu optimieren. Ein gutes Management sollte außerdem belohnt werden. Anhaltende Motivation wird beispielsweise auch durch Vorfreude auf einen bereits – gut geplanten – Urlaub aufrechterhalten! Das Nutzen der Methoden hilft vielleicht auch dabei. So sind Überforderung und Stress im Job bald kein Problem mehr und das Zeitmanagement geht ganz leicht von der Hand. 

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.