Welche Aufgaben hat eine Teamassistenz?
Teamassistenz-Jobs unterstützen im administrativen Bereich im Sinne von Organisation und Planung im Büro ohne konkrete Anweisung des Chefs und ohne permanente Kontrolle. Das Management des Büroalltages liegt in der Hand der Assistenz. Die Jobs der Teamassistenten sind anspruchsvoll und benötigen gewisses Talent für bürokratisches Verständnis. Chancen auf eine große Karriere und stetige Beförderungen bestehen aufgrund gegebener Entwicklungsmöglichkeiten nur bedingt, jedoch ist es durchaus möglich.
Zu den Aufgaben der Teamassistenz gehören sämtliche administrative Arbeiten wie Telefonanfragen, allgemeiner Schriftverkehr, Geschäftskorrespondenz und Ablage von Vorgängen. Außerdem sollte für reibungsloses Marketing und Management des Tagesgeschäfts gesorgt werden. Der Teamassistent sorgt für die Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Digitalisierung von Dokumenten und fachgerechte Kundenpflege. Rechnungserstellung und Rechnungsprüfung gehört weiter zu den verantwortungsvollen Aufgaben einer Teamassistentin/Teamassistent. Ein gewisses Maß an Talent, Meetings und Geschäftsreisen zu organisieren, sollte vorhanden sein. Die anschließende Reisekostenabrechnung ist außerdem der Job der Assistenz. Firmenveranstaltungen und Messetermine sind von einer Teamassistentin/Teamassistent zu organisieren. Voraussetzung ist es, mit dem Team zusammen zu arbeiten und für einen problemlosen Berufsalltag zu sorgen.
Branchenspezifische Aufgaben: Vom Produktionsbetrieb bis zur Anwaltskanzlei
Aufgrund der umfassenden Aufgabenbereiche bieten sich nahezu alle Branchen an, bei Bedarf Stellenangebote für Teamassistenten zu erschaffen. Sowohl Industriebetriebe, Vertriebsgesellschaften und Großhandel als auch Dienstleistungsunternehmen, Marketing und diverse Kanzleien bieten Stellen an. Außerdem findet sich das Berufsfeld in der Immobilienbranche sowie im Gesundheitswesen und in vielen weiteren Arbeitsgebieten, die Bedarf an administrativer Unterstützung haben.
Die Aufgaben einer Teamassistenz können je nach Branche variieren. Hier einige typische Beispiele:
Industrie: In Produktionsbetrieben und Industrieunternehmen liegt der Fokus der Teamassistenz oft auf der Terminkoordination zwischen Vertrieb, Einkauf, Produktion und Qualitätsmanagement. Sie erstellt hierfür Statistiken, Reports und Präsentationen. Auch die Vorbereitung von Messen und Kundenbesuchen sowie die Reiseplanung gehören typischerweise dazu.
Gesundheitswesen: In Arztpraxen, Kliniken und Pflegeeinrichtungen unterstützt die Teamassistenz bei der Patienten- und Terminverwaltung, der Abrechnung von Leistungen und der Pflege von Patientendaten. Sie ist auch für die Bestellung von Medikamenten und medizinischen Produkten zuständig.
Anwaltskanzlei: In Kanzleien bearbeitet die Teamassistenz Post und Emails, führt Akten, erstellt Abrechnungen und organisiert Termine für Anwälte und Mandanten. Sie recherchiert außerdem zu aktuellen Rechtsfällen und bereitet Dokumente und Schriftsätze vor.
Marketingagentur: In Marketing und PR-Agenturen liegt der Schwerpunkt auf der Unterstützung bei Kampagnenplanung, Text- und Grafikerstellung sowie der Pressearbeit. Die Teamassistenz pflegt hier Mediendatenbanken, erstellt Mailings und organisiert Veranstaltungen.
Diese Beispiele verdeutlichen, dass Teamassistenten vielseitig einsetzbar sind und ihr Aufgabenspektrum an die jeweilige Branche anpassen. Die organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten sind aber in jedem Tätigkeitsfeld gefragt.
Welche Voraussetzungen sollte eine Teamassistenz mitbringen?
Eine kaufmännische Ausbildung sollte für eine Tätigkeit im Büro grundsätzlich vorhanden sein, um über bestimmte Grundkenntnisse der Aufgaben zu verfügen. Idealerweise sollte Englisch in Wort und Schrift weitestgehend kein Problem darstellen. Jede weitere Fremdsprache wirkt sich positiv auf die Karriere der Teamassistentin aus. Der gekonnte Umgang mit den gängigen Computerprogrammen ist im Sekretariat grundsätzlich eine wichtige Voraussetzung. Persönliche Eigenschaften wie Teamfähigkeit, eine kommunikative Art und Organisationstalent sind wichtig, um als Teamassistentin/Teamassistent erfolgreich den Job zu erledigen. Ein sicheres Auftreten rundet die optimalen Voraussetzungen für diese Tätigkeit ab. Die Tätigkeiten einer Assistenz sind grundsätzlich unterstützender Funktion und variieren mit den vorgegebenen Bedingungen.
Welche Soft Skills sollte die Teamassistenz mitbringen?
Als Teamassistenz sind vor allem folgende Soft Skills wichtig:
- Kommunikationsfähigkeit: Sie muss sich mündlich und schriftlich gut ausdrücken können, um mit Kunden, Lieferanten und Kollegen zu kommunizieren. Gute Telefon- und E-Mail-Kommunikation ist unerlässlich.
- Organisationsfähigkeit: Termine, Abläufe und Prozesse zu planen und zu koordinieren ist eine Kernaufgabe der Teamassistenz. Sie braucht daher ausgeprägte Organisationsfähigkeiten.
- Flexibilität: Da sich Prioritäten und Aufgaben oft kurzfristig ändern können, sollte sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren können.
- Serviceorientierung: Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft im Umgang mit internen und externen Kontakten sind wichtig.
- Diskretion: Als Teamassistenz hat man Zugriff auf vertrauliche Informationen, die diskret behandelt werden müssen.
- Belastbarkeit: Sie sollte auch in stressigen Zeiten einen kühlen Kopf bewahren und deadlinenorientiert arbeiten können.
- Teamfähigkeit: Die Zusammenarbeit mit Kollegen und Führungskräften sollte ihr leicht fallen.
- Lernbereitschaft: Sie muss bereit sein, sich immer wieder in neue Programme und Abläufe einzuarbeiten.
- Eigeninitiative: Oft muss die Teamassistenz proaktiv auf Kollegen zugehen und Aufgaben selbstständig angehen.
Diese Soft Skills sind in der täglichen Arbeit einer Teamassistenz unverzichtbar und mindestens so wichtig wie fachliches Know-How.
Gehalt: Was verdient man als Teamassistenz?
Der Teamassistenz-Job wird durchschnittlich zwischen 2000 und 2800 € netto entlohnt. Das Gehalt variiert je nach Berufserfahrung, beruflicher Vorbildung und Branche. In der Industrie zu arbeiten wird nämlich erfahrungsgemäß mit einem höheren Gehalt entlohnt als beispielsweise im Bereich des Gesundheitswesens das Management im Büro zu übernehmen und dort als Assistenz zu arbeiten. Bewerber, die Jobs im Bereich der Teamassistenz suchen, können jedoch grundsätzlich mit einem durchaus angemessenen Gehalt rechnen.
Job als Teamassistenz finden: Wer stellt eine Teamassistenz ein?
Eine Teamassistentin/Teamassistent wird in den unterschiedlichsten Firmen aller Größen und Branchen benötigt. Durch die umfangreichen Aufgaben sind die Einsatzmöglichkeiten an kein bestimmtes Branchenfeld gebunden. Jede Firma, die Unterstützung im Büro benötigt, kann im Grunde ein Arbeitgeber für Teamassistenten in Vollzeit sowie in Teilzeit sein. Sowie Großunternehmen als auch kleine Familienbetriebe benötigen Unterstützung im Bürowesen und bieten somit grundsätzlich gute Möglichkeiten, dort als Assistenz zu arbeiten. Die Erfolgschancen einer Initiativbewerbung für eine Beschäftigung des Teamassistenten in Voll- und Teilzeit sind in großen Unternehmen deutlich höher.
Wo findet man die meisten Teamassistenz-Jobs?
Das Berufsfeld ist weit verbreitet und lässt sich nur schwer auf eine bestimmte Region festlegen. Jedoch ist aktuell die Nachfrage an Teamunterstützung besonders in München, Berlin und Hamburg angestiegen. In größeren Städten finden sich relativ viele Stellenangebote in diesem Bereich. Besonders viele Jobs werden aktuell in München angeboten – das liegt daran, dass in München viele große Konzerne ansässig sind, die regelmäßig Unterstützung für Bürotätigkeiten suchen. Das Marketing wird in Großstädten stetig angekurbelt, sodass Stellenangebote dort häufiger zu finden sind. Vorteilhaft in diesem ist Berufsfeld außerdem, dass Kräfte in Teilzeit genauso häufig gesucht werden, wie Kollegen in Vollzeit. Nachdem die Tätigkeit in Teilzeit mittlerweile für viele Bewerber unumgänglich ist, eignet sich das Berufsfeld der Assistenz hierfür durchaus.
Teamassistenz: Ausgangsberufe / Ähnliche Berufe / andere Berufsbezeichnungen
Folgende Ausbildungen und Berufe eignen sich gut als Ausgangspunkt für die Tätigkeit als Teamassistenz:
- Bürokauffrau/-mann: Die klassische kaufmännische Ausbildung vermittelt viele grundlegende Kenntnisse wie Büroorganisation, Korrespondenz, Kundenkontakt etc.
- Industriekauffrau/-mann: Ausbildung mit Fokus auf kaufmännische Prozesse im Industriebereich. Guter Einstieg in produzierenden Unternehmen.
- Kaufmann für Büromanagement: Vermittelt spezifisches Wissen zu Büroabläufen und Organisation.
- Hotelfachfrau/-mann: Gute Basis für Teamassistenz-Tätigkeiten im Hotel- und Gastgewerbe.
- Veranstaltungskauffrau/-mann: Für Einsatz in Veranstaltungsagenturen und Messeunternehmen.
- Fremdsprachenkorrespondent/in: Sprachkenntnisse sind in vielen Teamassistenz-Jobs gefragt.
- Medizinische Fachangestellte: Möglicher Einstieg für Tätigkeit im Gesundheitswesen.
Idealerweise sammelt man nach der Ausbildung erste Berufserfahrung im Büromanagement, um dann als Teamassistenz durchzustarten. Quereinsteiger müssen sich gezielt weiterbilden.
Stellenangebote zu suchen und schließlich zu finden bedarf einer gewissen Flexibilität. Daher ist es ratsam nach ähnlichen Berufsbezeichnungen zu suchen. Im Falle des Teamassistenz-Jobs bieten sich hier die Bezeichnungen Sekretariat, Kauffrau für Bürokommunikation, Industriekauffrau oder Bürokauffrau an.
