Das persönliche Empfehlungsschreiben ist hierzulande noch recht unbekannt. In anderen Ländern wie etwa in Großbritannien ist es bereits gang und gäbe. Es gehört zu einer guten Bewerbung dazu, das Empfehlungsschreiben als Anlage beizufügen. In Deutschland hingegen ist es bisher eher als Ersatz zu sehen, wenn kein Arbeitszeugnis ausgestellt werden kann.
Was es im Einzelnen damit auf sich hat, was der Unterschied zum ähnlichen Referenzschreiben ist und für wen sich das Schreiben anbietet, zeigt der nachfolgende Artikel.
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Das persönliche Empfehlungsschreiben ist dem Arbeitszeugnis ähnlich und listet die Tätigkeiten und Erfolge des Bewerbers auf. Ist die Vorlage solcher Schreiben erwünscht, finden Sie eine entsprechende Bitte in der Stellenanzeige.
Das Empfehlungsschreiben erfüllt unterschiedliche Zwecke und ist in der Regel ein besonderer Vorteil für Sie und für die Personaler bzw. für die Professoren. Denn nicht nur für eine Bewerbung auf dem Arbeitsmarkt, sondern auch für eine Bewerbung für Studenten ist dieses Schreiben enorm wichtig. So ist es bei Professoren und an Universitäten bzw. an Privathochschulen gern gesehen für ein
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Stipendium,
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Auslandsaufenthalt,
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Praktikum
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oder für eine Zulassung in einem Studiengang oder für die Promotion.
Dann ist es oftmals so, dass die Studenten nach einem persönlichen Empfehlungsschreiben bei ihren ehemaligen Professoren bitten.
Wo liegt der Unterschied zum Referenzschreiben?
Das Referenzschreiben wird häufig mit dem Empfehlungsschreiben verwechselt. Das liegt daran, dass sich beide Schreiben sehr ähnlich sind. Nichtsdestotrotz gibt es einen klaren Unterschied: Während beim Referenzschreiben die bislang erworbene Qualifikation sowie die Erfolge des Arbeitnehmers im Vordergrund stehen, geht es beim Empfehlungsschreiben um etwas ganz anderes. Darin beschreibt der Vorgesetzte bzw. Professor, welche zwischenmenschlichen Stärken der Arbeitnehmer hat. Vorwiegend geht es um das Persönliche, das der Bewerber mitbringt. Im Schreiben des Referenzgebers kommt es also vor allem auf die Tätigkeiten und die erworbene Erfahrung an.
Anders als beim Schreiben des Referenzgebers nutzen Sie das Empfehlungsschreiben nur einmal: Denn es ist an einen bestimmten Empfänger gerichtet. Daher stammt auch der Name, sodass Sie sich den Unterschied zwischen den beiden Schreiben gut merken können. Ein Referenzschreiben richtet sich nicht an einen besonderen Empfänger und kann daher mehrfach verwendet werden. Die Referenzen sind präzise formuliert und auf den Bewerber zugeschnitten.
Der Aufbau eines Empfehlungsschreibens - das können Sie erwarten
Für die Erstellung des Empfehlungsschreibens ist es ratsam, eine Vorlage zu nutzen. Der Personalchef, Mentor oder ehemalige Kollege beschreibt darin, welche Fähigkeiten Sie erlangt haben und wie sich das Ganze auf Ihre Arbeitseinstellung auswirkt. Der inhaltliche Aufbau ist in der Regel gleich und wird nur selten geändert. Das hat für den Empfänger den Vorteil, dass sich das Schreiben einfacher liest.
Für das Verfassen des Empfehlungsschreibens wählt der Schreiber die Ich-Form: Das macht das Ganze glaubwürdig und beschreibt das Empfinden besser. Achten Sie darauf, ob der inhaltliche Aufbau stimmt und vergleichen Sie die folgenden Kriterien in Ihrem Schreiben.
Briefkopf:
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Vor- und Nachname des Empfehlungsgebers
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Name des Unternehmens, der Universität oder der Einrichtung
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Anschrift
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Telefonnummer für Rückfragen
Formalia:
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Aktuelles Datum mit Ortsangabe
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Name und Anschrift des Empfängers
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Betreff inklusive Name des Bewerbers
Inhaltlicher Aufbau:
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kurze Vorstellung des Schreibenden
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Verhältnis zum Bewerber
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Grund der Ausstellung
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Aufgaben und Tätigkeitszeitraum
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Erlangte Qualifikationen oder Weiterbildungen
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Wichtige Erfolge nennen für die neue Position
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Soft Skills und das Persönliche hervorheben
Schluss:
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Unterschrift mit Datum
Wichtig ist also, in welcher Position der Schreibende ist, in welchem Verhältnis er zum Bewerber steht und wie sich der Kandidat auf persönlicher Ebene eingebracht hat. Wie lässt sich der Bewerber positiv darstellen, um ihm einen guten Weg in die neue Anstellung zu ermöglichen?
Wenn der Inhalt und alle Formalien stimmen, hat das Empfehlungsschreiben einen enormen Vorteil für Sie!
Das bringt Ihnen ein Empfehlungsschreiben
Ein Empfehlungsschreiben hat viele Vorteile gegenüber einem Arbeitszeugnis. Zum einen ist es nicht in einer besonderen Geheimsprache verfasst, sodass jeder es gut versteht. Zum anderen ist ein großes Lob, wenn Sie von einer anderen Person empfohlen werden. Die Lobeshymne sollte jedoch nicht zu ausfallend sein. In der Kürze liegt bekanntermaßen die Würze! Ein gesundes Mittelmaß ist angebracht und erzielt den Zweck, Ihre besten Soft Skills und Fähigkeiten zu repräsentieren. Wie bereits erwähnt, hat es für Studierende einen enormen Vorteil. Aber auch für
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eine Festanstellung,
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eine Beförderung,
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einen Jobwechsel,
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eine Bewerbung als Führungskraft,
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oder für Wohnungssuchende
ist das Empfehlungsschreiben effektiv.
So setzen Sie ein Empfehlungsschreiben in Ihrer Bewerbung ein
Für Ihre berufliche Karriere und den weiteren Werdegang ist ein Empfehlungsschreiben folglich ratsam. Das Schreiben fügen Sie der Bewerbung bei und erwähnen es auf dem Deckblatt, sofern Sie eines beilegen.
Kommt es zu einem Vorstellungsgespräch, ist das Empfehlungsschreiben sehr hilfreich für beide Seiten. Der Personalchef greift gerne auf die Meinung eines anderen zurück, um sich ein Bild von Ihnen zu machen. Gerne dürfen Sie selbst auf das Empfehlungsschreiben verweisen, um Ihre Persönlichkeit zu untermalen.
So bitten Sie um ein Empfehlungsschreiben
Die Bitte nach einem Empfehlungsschreiben fällt manch einem schwer, denn der Gang zum ehemaligen Chef ist nicht immer einfach. Hinzu kommt, dass Sie um das Ausstellen des Schreibens fragen müssen. Der Vorgesetzte investiert also Zeit, um Ihnen für Ihre berufliche Karriere einen neuen Weg zu ermöglichen. Bei anderen Verfassern ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen. Das kann
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ein Mentor,
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ein Fakultätsleiter,
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ein Gutachter
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oder ein ehemaliger Kollege
sein.
Fragen Sie frühestmöglich nach, damit zum Beispiel der Vorgesetzte ausreichend Zeit zum Ausstellen des Empfehlungsschreibens hat. Das sollte am besten so zeitig wie nur erdenklich geschehen. Die meisten Personaler nutzen dafür eine Vorlage, in der sie die entsprechenden Stärken des Arbeitnehmers einfügen.
Scheuen Sie sich nicht davor, erneut nachzufragen, sofern der Vorgesetzte das Empfehlungsschreiben noch nicht verfasst hat bzw. verfassen konnte. Ein zu häufiges Nachfragen ist allerdings unerwünscht und könnte einen bitteren Beigeschmack haben. Finden Sie ein gutes Mittelmaß und gehen Sie mit einem Lächeln zum Personaler hin. Leiten Sie das Gespräch kurz ein und gehen Sie dann zu Smalltalk über. So entschärfen Sie die Situation und bleiben bestimmt, aber freundlich.
Als Freelancer ein Empfehlungsschreiben bekommen
Freiberufler und Freelancer habend den Nachteil, dass sie kein Arbeitszeugnis vorweisen können. Dann ist es gut, wenn Sie in dieser Position bei
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namenhaften
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und zufriedenen Kunden
nachfragen. Der beste Zeitpunkt ist nach einem abgeschlossenen Projekt. Davon profitieren Sie mehrfach, denn neben dem Empfehlungsschreiben erhalten Sie eine Rückmeldung über die Zufriedenheit der Kunden.
Für Fotografen zum Beispiel ist ein positives Feedback: Mit Einverständnis der Kunden fügen Sie dieses Ihrer Webseite hinzu.
CHECKLISTE: Was gehört in ein gutes Empfehlungsschreiben?
- Briefkopf mit Absenderangaben (Name, Firma, Kontaktdaten)
- Datum und Ort
- Adressat (Name und Anschrift des Empfängers)
- Betreffzeile mit Name des Bewerbers
- Einleitungssatz zur Vorstellung des/der Verfassers/in
- Beschreibung der Beziehung zum Bewerber (beruflich, privat etc.)
- Angabe des Zeitraums der Zusammenarbeit
- Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Bewerbers
- Hervorhebung besonderer fachlicher Qualifikationen
- Betonung der persönlichen Stärken und Soft Skills
- Konkrete Erfolgsbeispiele und Errungenschaften nennen
- Einschätzung der Eignung für die angestrebte Position
- Positives Fazit zur Person und Empfehlung
- Höflicher Schlusssatz
- Unterschrift mit Datum
- Optimal: Briefbogen mit Firmenlogo verwenden
Mit diesen Inhalten verschafft ein Empfehlungsschreiben dem Bewerber einen echten Vorteil!
Fazit
In einer Bewerbung ist der Lebenslauf das A und O. Um sich ein besseres Bild von den Kandidaten zu machen, ist neben dem Lebenslauf ein Arbeitszeugnis oder ein Referenzschreiben hilfreich. Nicht immer besteht die Möglichkeit, diese in der Bewerbung beizufügen. Dann kommt das sogenannte persönliche Empfehlungsschreiben zum Einsatz, das viele Vorteile für die Personaler oder Professoren hat.
Sowohl
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Freiberufler,
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Berufs- und Quereinsteiger-,
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Trainees,
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Festangestellte
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oder Studenten
greifen gerne auf das Empfehlungsschreiben zurück. Aber auch
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Festangestellte,
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Freelancer,
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Bewerber einer Beförderung oder als Führungskraft
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oder Wohnungssuchende
nutzen das Schreiben, um auf das Persönliche und auf die zwischenmenschlichen Stärken hinzuweisen. Für diese Gruppierung ist es eine gute Möglichkeit, sich auf einer anderen Art und Weise positiv repräsentieren zu lassen. Denn das Empfehlungsschreiben ist nur an einen bestimmten Empfänger gerichtet und ist daher ein Unikat.
Achten Sie darauf, dass Ihre Referenzen und Erfolge in einem Referenzschreiben auftauchen. Das Empfehlungsschreiben hingegen macht nicht primär Ihre Referenzen deutlich, sondern nimmt das Persönliche in Augenschein.
