Online-Bewerbung: Lebenslauf & Co. auf digitale Weise übermitteln

Online-Bewerbung: Lebenslauf & Co. auf digitale Weise übermitteln

Professionell bewerben | 21.02.2024

In Zeiten von Digitalisierung und elektronischem Schriftverkehr hat sich die Online-Bewerbung längst bei vielen Unternehmen durchgesetzt und die klassische schriftliche Bewerbung abgelöst. Durch die Vereinfachung der Übermittlung von Lebensläufen und Anschreiben machen es diese Plattformen einfacher denn je, mit potenziellen Arbeitgebern in Kontakt zu treten und ermöglichen es Arbeitssuchenden, sich bequem von zu Hause aus auf eine breite Palette von Stellen zu bewerben. Wie aber geht eine Online Bewerbung richtig und was sind die Stolperfallen, auf die es zu achten gilt?

Papier? Nein danke!

Vielen Bewerbern graut es vor einer standardisierten Online-Bewerbung. Sie scheuen sich davor, vorgegebene Textfelder nach Schema F auszufüllen und persönliche Dokumente in ein unbekanntes Nirwana hochzuladen. Die Online-Bewerbung mit Online-Formular ist als maschinelle Massenabfertigung und anonyme Datenabfrage verpönt, die im schlimmsten Falle niemals von einem menschlichen Wesen in Augenschein genommen wird. Zu Recht? Wir zeigen, dass auch viel Potential in dieser Form der Bewerbung liegen kann, für Personaler und Bewerber gleichermaßen.

Was ist eine Online Bewerbung?

In etablierten Konzernen sind Online Bewerbungen an der Tagesordnung. Wer hier eine Bewerbungsmappe postalisch versendet, muss sich nicht wundern, wenn diese unkommentiert und unbeantwortet im Papierkorb landet. In fast allen Stellenanzeigen wird mittlerweile darauf hingewiesen, dass eine Online Bewerbung (besser umschrieben als Bewerbung in digitaler Form) präferiert wird. Manche Unternehmen weisen sogar explizit darauf hin, dass nur Bewerbungen berücksichtigt werden, die über ein firmeninternes Bewerbungsportal getätigt oder eben elektronisch per Mail geschickt werden.

Die verschiedenen Formen der Online Bewerbung

Wenn in einer Stellenausschreibung von einer Online-Bewerbung geschrieben wird, sollten Bewerber genau lesen, welche Art der Online-Bewerbung gemeint ist. Es gilt zu unterscheiden zwischen den folgenden drei Formen der Online Bewerbung (wobei auch Mischformen möglich sind):

Bewerbung per Mail

Die e-Mail-Bewerbung ist die geläufigste unter den Online Bewerbungen. Die Bewerber nutzen die Mail selbst als Anschreiben und im Anhang fügen Sie sämtliche Unterlagen in einer einzigen Datei bei. Die E-Mail-Bewerbung ist nichts anderes als eine schriftliche Bewerbungsmappe, die elektronisch versandt wird. Etwas eleganter ist es, das Bewerbungsschreiben ebenfalls als Teil der Datei mitzusenden.

Online-Assessment-Center

Ein Online-Assessment-Center dient der Vorauswahl von Bewerbern, die sich verschiedenen Tests in den Bereichen Fachkompetenz, Soft Skills und Wissen unterziehen müssen. Das können Sie in der digitalen Version des bekannten Assessment Centers auch bequem von zuhause aus erledigen.

Bewerbung über ein Bewerbungsportal mit Formular

Firmeninterne Bewertungsportale werden vor allem von größeren oder etablierten Unternehmen auf deren Websites zur Verfügung gestellt. Bewerber können sich bei einer internen hauseigenen Plattform registrieren und anmelden, um sich sodann auf das passende Stellenangebot bewerben zu können. Die Schritte im Bewerbungsportal sind vorgegeben, notwendige Dokumente und sonstige angeforderte Unterlagen müssen meist als einzelne PDF-Dateien in entsprechenden Feldern hochgeladen werden. Anschreiben sind oft nicht mehr nötig.

Vor- und Nachteile der Online Bewerbung mit Formular

Die zuständigen Personalstellen präferieren oft ein einheitliches und übersichtliches Online Bewerbungsverfahren. Die Bewerbungsprozesse sind damit standardisiert und für alle Bewerber gleich. Zudem fallen Papieransammlungen weg.

Weitere Vorteile für Personaler sind:

  • eine Flut von Mails mit riesigen Anhängen fällt weg
  • mehr Übersichtlichkeit
  • adäquater Vergleich geeigneter Bewerber möglich, die Vorarbeit dafür leistet in der Regel bereits das Programm

Vorteile für Bewerber:

  • Wegfall der Gebühren für Postversand, der Kosten für Mappen und Druckerpatronen, Ersparnis von Papierausdrucken
  • weniger Zeitaufwand
  • alle Bewerber haben dieselben Vorlagen, gerechter Bewerbungsvorgang
  • der gesamte Bewerbungsprozess wird bequemer
  • Bewerber erhalten unmittelbar oder meist sofort nach Versenden der Bewerbung eine Empfangsbestätigung
  • Status der Bewerbung kann gut verfolgt werden
  • aussortierte Bewerber verbleiben im Bewerberpool und haben vielleicht so auch Chancen auf andere interessante Stellen
  • die Bewerbung kann oft vor dem Absenden gespeichert und schrittweise ausgefüllt werden

Natürlich gibt es aber auch Nachteile bei einer Bewerbung mit Online Bewerbungsformular. Diese können sein:

  • der Bewerbungsprozess ist sehr anonym, die Bewerbung kann nicht mehr individuell ausgestaltet werden
  • es wird nach bestimmten Kriterien gefiltert, so wird es für Bewerber schwierig, mit Worten und Auftreten zu überzeugen
  • Qualifikation schlägt Persönlichkeit
  • Bewerber müssen sich zwingend an Vorgaben halten, Abweichungen sind nicht mehr möglich, so stechen sie auch nicht mehr aus der Masse heraus
  • für Abweichungen im System ist kaum Spielraum

Vorgehensweise bei der Online-Bewerbung

Als Bewerber stehen ihn bei dieser Art der Bewerbung nur bedingt Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung zur Verfügung. Aber Sie können trotzdem einiges aus Ihrer Bewerbung herausholen, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

So gehen Sie mit Freitextfeldern um

Es wird empfohlen, möglichst alle Eingabefelder, nicht nur die Pflichtfelder, auszufüllen. So können Sie als Bewerber die Chance nutzen, sich etwas ausführlicher zu präsentieren. Jedes Freitextfeld sollte genutzt werden, um Schlüsselbegriffe zu verwenden. Warum? Suchen Personaler über Schlüsselbegriffe nach geeigneten Bewerbern, sind Sie garantiert mit dabei bei den Auserwählten.

Schlüsselbegriffe sind zum Beispiel spezielle Fähigkeiten, die bereits im Anforderungsprofil oder in der Stellenanzeige genannt werden. Nutzen Sie Ihre besonderen Stärken und fügen Sie diese in Freitextfeldern ein. Fassen Sie sich dabei kurz, weil die Zeichenanzahl meist begrenzt ist.

Die Anhänge

Zu den Anhängen gehören Lebenslauf, aktuelle Zeugnisse, Referenzen, Arbeitszeugnisse und Zertifikate. Diese sollten alle in einer PDF-Datei in gut auflösender Qualität formatiert werden, um sie später in den entsprechenden Feldern hochladen zu können. Gehen Sie der Reihe nach vor, wie es im Portal angezeigt wird. Ein zusätzliches Anschreiben ist meist nicht mehr nötig, sollte aber zumindest bei einer bloßen Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail noch mitgesendet werden. Viele Programme verlangen das nicht mehr.

Achtung: Üblicherweise gibt es immer eine Daten-Obergrenze (maximale MB) beim Upload! Achten Sie daher darauf, die Datei gegebenenfalls in komprimierter Form, aber ohne Qualitätsverlust, hochzuladen.

Beim Bewerbungsfoto wird meist das Format JPEG verlangt. Achten Sie auf eine hohe Qualität. Ein Foto ist keine Pflicht, aber verleiht Ihrer Bewerbung eine immens wichtige persönliche Note. Wenn kein extra Platz für Foto-Uploads existiert, kann es auf dem Lebenslauf oder einem Deckblatt platziert werden.

Die Unterschrift in den angehängten Unterlagen

Auch eine Unterschrift gehört in eine Online-Bewerbung. Das geht am besten, indem mit Hilfe einer digitalen Signatur die Unterschrift erstellt wird. Alternativ können Sie Ihre Unterschrift auch einscannen und in den Lebenslauf und das Anschreiben einfügen.

Keine Unterschrift ist keine Lösung! Eine Unterschrift gehört zum guten Ton einer Bewerbung und bestätigt zudem die Richtigkeit der Angaben, gerade im Lebenslauf sollte sie deshalb nicht fehlen.

Diese Fehler sollten Sie bei der Online Bewerbung vermeiden!

  • unseriöse oder persönliche eMail-Namen verwenden (Spitz- oder Kosenamen sind unangebracht)
  • Zugangsdaten und Passwort vergessen - unbedingt in für anderen unzugänglichen Unterlagen vermerken!
  • nicht gleich unvorbereitet alle Eingabefelder ausfüllen (stattdessen: die Benutzeroberfläche des Portals in Ruhe anschauen, dann alle angeforderten Dokumente sammeln und für den späteren Upload digitalisieren)
  • Bewerbungsunterlagen wahllos formatieren (das angeforderte Format des Arbeitgebers beachten, in der Regel wird immer eine PDF-Datei verlangt)
  • Dokumente nicht nachvollziehbar benennen (wenn möglich immer Vor- und Nachname mit angeben, zum Beispiel: Lebenslauf_Vorname.Nachname)
  • Rechtschreibfehler und Abkürzungen (es gelten dieselben Regeln wie bei einer schriftlichen Bewerbung)
  • unnötige Dokumente hochladen (alte Zeugnisse, die für die Stelle nicht relevant sind, sind wegzulassen)
  • Datengröße überschreiten (die Maximalgröße sollte nicht überschritten werden)
  • Dateien komprimieren (das schadet meist der Qualität und hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck)
  • verpixelte Dateien im Anhang
  • Textfelder frei lassen (es besteht sonst die Gefahr, dass Bewerber aus dem Suchprozess rausfliegen)
  • Sonderzeichen verwenden (diese erkennen viele Programme nicht richtig)

Was Sie sonst noch beachten sollten - 12 goldene Regeln für stimmige Form und Inhalt

Um Form und Inhalt auch in digitaler Form optimal in Einklang zu bringen, sollten Sie die folgenden goldenen Regeln beherzigen:

  1. Erstellen Sie nur ein Deckblatt, wenn die Datei dann insgesamt nicht zu groß wird.
  2. Nehmen Sie sich für das Textfeld „Anschreiben“ oder „Motivationsschreiben“ Zeit!
  3. Schreiben Sie Ihr Anschreiben vor und kopieren Sie den Text dann ins Textfeld hinein.
  4. Vergessen Sie die Unterschrift nicht. Die gehört auch in eine Online Bewerbung hinein.
  5. Beachten Sie Absätze und die Gliederung Ihres Textes für eine bessere Lesbarkeit und Übersichtlichkeit.
  6. Denken Sie an die maximalen Textzeichen in den Feldern. Fassen Sie sich kurz, bringen Sie Ihre Stärken prägnant und aussagekräftig auf den Punkt.
  7. Speichern Sie immer wieder zwischen beim Ausfüllen, sofern es möglich ist. Sonst gehen Ihre Angaben verloren.
  8. Nutzen Sie unbedingt alle relevanten Felder wie Branche und Ausbildungsabschluss. Lassen Sie kein Feld aus. Vor allem auch die Freitextfelder sind wichtig, um der Bewerbung einen eigenen persönlichen Charakter zu verleihen.
  9. Datieren Sie Ihre angehängten Bewerbungsunterlagen, vor allem der Lebenslauf sollte ein aktuelles Datum haben.
  10. Falls das Programm keinen Durchlauf ermöglicht, melden Sie sich mit einem Probe-Account an und spielen Sie alles durch, um Fehler von vornherein zu vermeiden.
  11. Arbeiten Sie, wenn möglich, offline an der Online-Bewerbung und fügen Sie dann alles online im Formular ein. So passieren sicher keine Fehler und Sie sind nicht gestresst. Manche Plattformen haben auch nur eine gewisse Zeit, die für das Ausfüllen zur Verfügung steht. Es kann sein, dass Sie mitten im Schreiben und Befüllen Bewerber dann plötzlich ausgeloggt werden.
  12. Machen Sie sich Screenshots von den Seiten in Ihrem Profil und vor allem Ihren Textfeldern. So haben Sie die Vorlagen noch für ein späteres Vorstellungsgespräch.

Papierflut unerwünscht: Online Bewerbung weiter im Trend

Stellenangebot suchen und finden, im Bewerberportal registrieren, Felder ausfüllen, Dokumente hochladen und alles absenden – jetzt nur noch warten. So einfach geht die Online Bewerbung. Sie ist nichts, wovor sich Bewerber fürchten müssen. Viele Unternehmen arbeiten ausschließlich mit Online Bewerbungen. Und selbst starre Behörden richten nach und nach interne Portale für ihre Bewerber ein. Tendenz der Online Bewerbung: Steigend.

Konzerne und große Unternehmen setzen immer mehr auf Pools, die Zeit und Kosten sparen. Eine umfangreiche Bewerbungsmappe ist nur noch in bestimmten Branchen üblich und in kleineren Firmen noch immer gern gesehen. Aber auch hier hält die Online Bewerbung verstärkt Einzug.

Ein abschließender Check für Ihre Online-Bewerbung

Abschließend die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt, bevor Sie Ihre Online Bewerbung angehen:

  • Haben Sie sich mit dem Programm vertraut gemacht? Haben Sie Ihre Zugangsdaten und das Passwort griffbereit?
  • Sind alle Felder korrekt und vollständig ausgefüllt? Sind keine Dokumente doppelt oder an falscher Stelle hochgeladen?
  • Ist die richtige Position angeklickt? Ist die dazugehörige Kennziffer angegeben?
  • Wurden Freitextfelder sinnvoll und gehaltvoll gefüllt, ohne Wiederholungen und Rechtschreibfehler?
  • Alle Höflichkeitsfloskeln eingehalten? Sind Anrede, Grußformel und Dankesformel korrekt?
  • Ist der Text gut lesbar und sinnvoll gegliedert?
  • Vielleicht lassen Sie die Bewerbung von einer Person Ihres Vertrauens anschauen?
  • Was passiert mit den Daten? Haben Sie die Nutzungsbedingungen vorher gelesen?
  • Abschließend: Denken Sie auch an Ihre privaten Spuren im Internet. Prüfen Sie diese sorgfältig. Haben Sie eine weiße Weste?
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Dr. Hans-Peter Luippold

Autor: Dr. Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und LinkedIn.