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Archivierung: Was genau versteht man darunter?

Die Archivierung von Unterlagen spielt in vielen privaten und öffentlichen Bereichen eine Rolle. In Vereinen, Gemeinden, Institutionen und Behörden dienen Archive dazu, die Aufgaben und Tätigkeiten der entsprechenden Stellen zu dokumentieren. Die archivierten Unterlagen können verschiedene Formate aufweisen, zum Beispiel (papiergebundene) Dokumente und Akten, Briefe, Karten, Fotografien, Filme oder Tonaufnahmen. Im Zeitalter der Digitalisierung nimmt zunehmend die digitale Archivierung an Bedeutung. 

 

Ähnlich wie Museen oder Bibliotheken gehören Archive zu den Orten, die der Bewahrung und Dokumentation dienen. In den Archiven von Institutionen ist das Archivgut oftmals Teil des kulturellen Erbes einer Kommune, einer Region oder eines Staates. Als Orte, die das kulturelle und administrative Gedächtnis beinhalten, sind Archive in Kriegszeiten nicht selten das Ziel mutwilliger Zerstörung. Seit 1996 widmet sich das Internationale Komitee vom Blauen Schild dem Ziel, Kulturgut und Archivgut besser vor den Auswirkungen von bewaffneten Konflikten und kriegerischen Auseinandersetzungen zu schützen. An dieser Organisation sind fünf Fachverbände beteiligt, nämlich aus den Bereichen Archivierung, Bibliothekswesen, Denkmalpflege und Museumswesen und seit 2005 auch der Dachverband für den Bereich der audiovisuellen Archive.

 

Zu den Archiven öffentlicher Institutionen gehören Kommunalarchive, Landesarchive und gesamtstaatlichen Archive wie auch Schul- und Universitätsarchive, welche allesamt einen gesetzlichen Auftrag erfüllen. Institutionen und Vereinigungen, die eine halböffentliche Archivierung betreiben, sind beispielsweise Vereine, Parteien, Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände, Innungen und Verbände. Daneben gibt es zahlreiche private Archive, die von Privatpersonen oder Firmen und Unternehmen betreut werden und in der Regel nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind. Auch Zeitungs- und Zeitschriftenverlage unterhalten Archive, die zum Teil für Recherchezwecke zur Verfügung gestellt werden.

Die Langzeit-Archivierung von Dokumenten stellt für Privatpersonen und Organisationen eine besondere Herausforderung dar. Das betrifft nicht allein Papierdokumente, deren Aufbewahrung häufig nachträgliche Stabilisierungsverfahren erforderlich macht, um sie zu erhalten. Auch digitale Informationen sind aufgrund der begrenzten Haltbarkeit von Datenträgern hiervon betroffen.