Was versteht man unter Referenzen in der Bewerbung?
'Referenz' leitet sich von 'referre' ab. Dieses lateinische Verb bedeutet 'auf etwas verweisen' oder 'auf etwas Bezug nehmen'.
Referenzen sind ein optionaler, aber aussagekräftiger Teil des Bewerbungsschreibens. Anschreiben, Lebenslauf und Motivationsschreiben sind standardisierte Dokumente. Einem Personaler fallen positive Anmerkungen von früheren Vorgesetzten deutlicher auf.
Das Wort 'Referenz' hat zwei Bedeutungen: Es bezieht sich auf die Referenzpersonen, also die Fürsprecher, welche die Fähigkeiten des Bewerbers beurteilen. In der Alltagssprache wird es meistens für das schriftliche Dokument verwendet. Arbeitnehmer fügen es ihrer Bewerbung als Anhang hinzu.
Das Referenzschreiben darf nicht mit dem Empfehlungsschreiben verwechselt werden. In einem Empfehlungsschreiben werden vor allem die Soft Skills des Kandidaten bewertet. Referenzen beurteilen seine fachliche Expertise und nehmen Stellung zu den Aufgabenfeldern, in denen er tätig war.
Empfehlungsschreiben richten sich an einen bestimmten Adressaten. Referenzen sind keinem ausgewählten Empfänger zugedacht. Deshalb finden sie mehr als einmal in der Bewerbung Verwendung.
Was sind die Vorteile guter Referenzen bei der Bewerbung?
Mit einem positiven Referenzschreiben kann sich jeder Bewerber einen Vorsprung gegenüber anderen Kandidaten verschaffen. In englischsprachigen Ländern ist das Referenzschreiben weiter verbreitet als in Deutschland. Eine Studie hat ergeben, dass nur ein Viertel der deutschen Bewerber Referenzen nutzt. Aus diesem Wissen sollten Jobsuchende im eigenen Interesse ihre Schlüsse ziehen und ihre Bewerbung durch ein Referenzschreiben ergänzen.
Wer sollte Referenzen für mich ausstellen?
In diesem Schriftstück nennt der Arbeitnehmer die Namen von ehemaligen Arbeitgebern oder hochrangigen Angestellten im Unternehmen. Sie treten als seine Referenzgeber auf.
Diese Fürsprecher sind geeignete Referenzpersonen:
- Vorgesetzte
- Mentoren
- Personaler
- Referenzgeber mit akademischem Werdegang
Ein Referenzgeber muss in der Hierarchie weit vorne stehen. Darauf achten auch zukünftige Chefs. Bewerber können sich in der Personalabteilung erkundigen, an welchen Referenzgeber sie sich wenden sollten. Die Mitarbeiter im Personalbüro können bestimmte Personen empfehlen und Kontakte zu ihnen herstellen.
Oft hat der Bewerber einen persönlichen Bezug zu seinem Referenten. Beide kennen sich von gemeinsamen Tätigkeiten am Arbeitsplatz. Dies ist jedoch kein verpflichtendes Kriterium. Manche Stellensuchende bevorzugen fremde Referenzgeber ohne persönlichen Hintergrund.
Sollten Sie als Freiberufler gearbeitet haben, wären ehemalige Auftraggeber ebenfalls sehr nützlich für die Abgabe einer Referenz. Das gemeinsame Projekt sollte wiederum sehr umfangreich ausgefallen sein.
Als Absolvent einer Fach- oder Hochschule können Sie Ihre Professoren und Mentoren nennen.
'Referenzen auf gut Glück' sind unprofessionell. Der Arbeitnehmer muss sich das Einverständnis des Referenzgebers einholen, dass er seine Kontaktdaten angeben darf.
Im Übrigen sind Referenzgeber Bürgen. Sie sind mit der Nennung ihres Namens einverstanden, da sie für ihre Bewertung einstehen. Auf dieses Versprechen können sich alle Beteiligten berufen.
Wie bitte ich um eine Referenz?
Man kann in einem persönlichen Gespräch unter vier Augen um eine Referenz bitten. Wenn das Zeitmanagement keine direkte Kontaktaufnahme zulasst, eignen sich Emailnachrichten. In ihnen wird das Anliegen geschildert. Anschließend kann der Adressat die notwendigen Schritte einleiten.
In Emails sollte der Verfasser nach einer zeitnahen Bearbeitung seines Anliegens fragen. Der Vorgesetzte kann eine Frist mit seinem Mitarbeiter vereinbaren, in der das Referenzschreiben aufgesetzt wird. Dieser Zeitrahmen ermöglicht mehr Planungssicherheit beim Bewerbungsverfahren.
In welchen Branchen ist es üblich oder besonders wichtig, Referenzen vorzuweisen?
Referenzen werden in Bewerbungen auf eine verantwortungsvolle Position verlangt. Das Arbeitszeugnis ist eine Beurteilung der Fachkenntnisse.
Wer sich auf einen hohen Posten bewirbt, muss mit großer Wahrscheinlichkeit eine Referenz vorweisen können. Auch Arbeitnehmer im wirtschaftlichen Sektor sind auf Referenzpersonen angewiesen.
Bewerber können sich an einer Regel orientieren: Je mehr das Unternehmen auf Wettbewerb ausgerichtet ist, umso wahrscheinlicher werden Referenzen gefordert.
Bei einer großen Anzahl an Kandidaten sollte der Bewerber Referenzen angeben, um positiv aus der Gruppe der neuen Mitarbeiter herauszustechen. Dieser freiwillige Entschluss kann ihm einen Vorsprung verschaffen.
Auch Selbstständige und berufliche Neueinsteiger fügen ihrer Bewerbung ein Referenzschreiben bei, um fehlende Praxiserfahrungen im Lebenslauf auszugleichen.
Wie sieht eine typische Referenz aus?
Eine Referenz ist nach dem folgenden Muster aufgebaut:
- Briefkopf und Ausstellungsdatum: Diese Angaben finden sich in allen Bewerbungsunterlagen wieder.
- Angaben zum Unternehmen und zur Referenzperson: Wo war man bisher tätig und wer ist der Ansprechpartner?
- Dauer des Arbeitsverhältnissen beim bisherigen Arbeitgeber: Wie lange hat man an dem bisherigen Arbeitsplatz gearbeitet? Welche Auswirkungen hatte der Zeitraum auf die eigene Karriere?
- Tätigkeit und Aufgabenbereiche: In welcher Abteilung und Position war man bislang beschäftigt?
- Persönlicher Bezug zwischen Bewerber und Referenzgeber: Woher kennt man sich? Wie hat man sich kennengelernt? Wie werden die Kompetenzen des Bewerbers eingeschätzt?
- Kontaktdaten des Referenzgebers - Vorname, Nachname, Anschrift, Emailadresse, Telefonnummer. Auf diese Angaben greift der zukünftige Arbeitgeber zurück, um sich in einem direkten Gespräch über die Eignung des Bewerbers zu informieren.
- Datum und Unterschrift
Die durchschnittliche Länge eines Referenzschreiben liegt bei einer DIN-A-4-Seite. Das Schreiben wird in der ersten Person verfasst. Es steht dem Bewerber frei, einen Text zu formulieren und ihm dem Referenten vorzulegen.
Die Referenzen sollen positiv, aber sachlich klingen. Außerordentliche Tätigkeiten wie die Organisation und Leitung eines erfolgreichen Projekts gehören aber hinein. Bei der Korrektur muss das Schreiben auf orthografische Fehler überprüft werden. Auf einen angemessenen Schreibstil sollte man ebenfalls achten. Er muss der Tonalität aller anderen Dokumente wie Arbeitszeugnis und Lebenslauf entsprechen.
Wie integriere ich Referenzen in meine Bewerbung?
Bewerber können ihre Referenz hinter dem Bewerbungsschreiben und dem Lebenslauf in die Bewerbungsunterlagen integrieren. Die Referenzen werden als separates Dokument eingefügt.
Der Stellensuchende kann ein kurzes Anschreiben verfassen, welches er zusammen mit der Bewerbung an den zukünftigen Arbeitgeber versendet. Referenzen gehören hinter den Lebenslauf. Als Überschrift eignen sich Formulierungen wie 'Referenzschreiben' oder 'Meine Referenzen'.
Darüber hinaus können Referenzen im Lebenslauf angegeben werden. Hier empfiehlt sich die Formatierung als überschaubarer Textblock am Ende der Seite. Dieser letzte Teil des Lebenslaufs bleibt Personalern am längsten im Gedächtnis.
Beispielhafte Sätze zur Einleitung:
- 'Anbei finden Sie Angaben zu meinen Referenzpersonen'
- 'Diese Personen habe ich als Referenzgeber ausgewählt'
- 'Bei Fragen helfen ihnen die Referenten X und Y gerne weiter'
Wie viel ist zu viel?: Was ist die optimale Anzahl an Referenzen?
Eine einzige Referenz hat zu wenig Aussagekraft. Zu viele Referenzschreiben wirken unübersichtlich und sprengen den Rahmen. Die Anzahl sollte bei maximal drei Referenzen liegen.
Im Zweifelsfall sollte ein Bewerber auf Referenzen verzichten. Wenn er keinen geeigneten Referenzgeber findet, kann er in seiner Bewerbung dennoch Angaben zu persönlichen Stärken machen. Für die Auflistung der beruflichen Stationen ist der Lebenslauf vorgesehen. Arbeitszeugnisse dokumentieren die fachlichen Kenntnisse des Kandidaten.
In Vorstellungsgesprächen sind Fragestellungen zu den Referenzen keine Seltenheit. Der Bewerber sollte sich auf die folgenden Fragen einstellen:
- 'Welche Referenten haben Sie ausgewählt?'
- 'Weshalb ist Ihre Wahl gerade auf diese Personen gefallen?'
- 'Welche Einzelheiten könnten mir die Referenzpersonen über Ihre Qualifikationen mitteilen?'
- 'Können die Referenten Aussagen über Ihre Fähigkeit als Führungskraft machen?'
- 'Wie könnten wir Ihre Arbeitsleistung beurteilen, wenn Sie keine Referenzperson in Ihrer Bewerbung angegeben hätten?'
Fazit: Referenzen in der Bewerbung als Türöffner
- In einem Referenzschreiben werden die Fähigkeiten des Bewerbers hervorgehoben. Bei der Bewertung stehen die Soft Skills im Vordergrund. Deshalb sind Referenzen von Arbeitszeugnissen zu unterscheiden. In einem Arbeitszeugnis nimmt der ehemalige Vorgesetzte zu den fachlichen Kenntnissen des Bewerbers Stellung. Das Referenzschreiben bezieht sich vorrangig auf Stärken wie Arbeitseifer oder Stressresistenz.
- Jeder Jobsuchende kann in seiner Bewerbung Kontaktdaten von Referenzpersonen nennen. In manchen Berufen werden Referenzen zusätzlich zu den Arbeitszeugnissen verlangt. Aus diesem Grund sollten Bewerber möglichst zeitnah Kontakt zu Mitarbeitern in einer hohen Position aufnehmen. In einem persönlichen Gespräch können sie ihre Bitte vortragen und sich erkundigen, ob sie auf die Unterstützung ihres Wunschreferenten zählen können.
- Geeignete Referenten sind Personen mit einer neutralen oder positiven Einstellung gegenüber dem Stellensuchenden. Negative Erlebnisse wie Konflikte können sich nachteilig auf die Referenzen auswirken. Diese Situation sollte der Bewerber im eigenen Interesse vermeiden und bei der Wahl seines Referenzgebers abwägen, bevor er weitere Schritte bei der Planung seiner Bewerbung einleitet.
Die Beigabe von Referenzen, etwa eines Vorgesetzten, zur Bewerbung erlaubt zusammen mit den übrigen Unterlagen einen ganzheitlicheren Blick auf den Bewerber. Sie ergibt jedoch nur Sinn, wenn die zustätzlichen Unterlagen tatsächlich einen neuen Blick erlauben und weitere Informationen enthalten und nicht bloß Tatsachen wiederholen, die schon in Zeugnissen ersichtlich sind. Zudem sollten Sie bei Referenzschreiben darauf achten, dass diese nicht überladen ist und stets Aspekte beleuchtet, die für die augeschriebene Position relevant sind. Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind sind Referenzen eine wahre Bereicherung für Ihre Bewerbung!
