Vertrauensarbeitszeit: Das müssen Sie wissen

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat heute einen Stellenwert, der früher undenkbar gewesen ist. Während das klassische Familienbild immer noch den arbeitenden Vater und die Hausfrau und Mutter projiziert, ist die Realität heute eine andere. Beide Elternteile arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle sorgen dafür, dass sowohl Familie als auch Beruf unter einen Hut gebracht werden können. Ein Arbeitgeber, der klassische Bürozeiten vorschreibt, wird heutzutage als weniger attraktiv empfunden, als ein Arbeitgeber, der neue Modelle einsetzt und beispielsweise Gleitzeitmodelle, Heimarbeitsplätze und Vertrauensarbeitszeit gewährleistet. Besonders die Vertrauensarbeitszeit ist einer der Merkmale, die für einen attraktiven Arbeitgeber sprechen. Besonders in Zeiten, in denen das Homeoffice immer weiter in den Fokus rückt, ist die Vertrauensarbeitszeit ein wichtiges Werkzeug zur flexiblen Gestaltung des Arbeitsalltags. 

Wo wird dieses Arbeitszeitmodell eingesetzt?

Das Modell der Vertrauensarbeitszeit funktioniert erfahrungsgemäß in Unternehmen, in denen die Arbeitsorganisation schon einen hohen Reifegrad aufweist. Es hat sich in diesen Firmen außerdem eine vertrauensvolle Atmosphäre entwickelt. Die erforderlichen Kompetenzen lassen sich auch entwickeln. Dazu können ähnliche Modelle wie die Funktionszeit genutzt werden.

Kombimodelle: Vertrauensarbeitszeit & Kernarbeitszeit

Es ist auch möglich, innerhalb dieses Modells Kernzeiten definieren. Das sind bestimmte Zeitblöcke pro Woche mit Anwesenheitspflicht für die Beschäftigten. In diesen Kernzeiten werden Kundenmeetings und Teambesprechungen durchgeführt. Neben der Arbeitsabstimmung dienen die Kernzeiten auch der Pflege der Vertrauens- und Teamkultur. Viele Firmen nutzen diese Variante.

Für welche Angestellten eignen sich Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis?

Dieses Arbeitszeitmodell eignet sich für Beschäftigte, ohne festen Kundenkontakt, die im Wesentlich selbstständig arbeiten und nicht auf eine Anwesenheit im Büro beschränkt sind. Das sind zum Beispiel die Beschäftigten im Außendienst, im kreativen Bereich und in Entwicklungsabteilungen. Hier zählt mehr das Arbeitsergebnis als eine Anwesenheit.

Eine zentrale Voraussetzung ist die Schaffung einer Vertrauenskultur.

Zudem müssen die Führungskräfte imstande sein, die Arbeitsergebnisse unabhängig von Arbeitszeitvorgaben objektiv in ihrer Qualität und Menge zu bewerten. Mit Zielvereinbarungen kann das gelingen. Diese müssen realistisch und einvernehmlich formuliert werden, wofür Vorgesetzte wiederum eine gewisse Erfahrung und Kompetenz benötigen. Die Beschäftigten wiederum müssen über sehr viel Selbstorganisation bei ihrer Arbeit verfügen. Drittens sind Spielregeln für Szenarien der Überlastung oder der gegenteiligen mangelnden Auslastung zu entwickeln.

Vor- und Nachteile von Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeiten haben unbestrittene Vorteile, aber auch Nachteile.

Vorteile

• Hohe Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit entsprechend ihrer individuellen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führen kann.
• Eigenverantwortliche Arbeitszeitplanung: Mitarbeiter haben die Freiheit, ihre Arbeit eigenständig zu organisieren und können so effektiver und effizienter arbeiten.
• Möglichkeit, Termine unter der Woche wahrzunehmen: Mitarbeiter können persönliche Termine innerhalb und berufliche Termine außerhalb der regulären Arbeitszeiten vereinbaren, was eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und persönlichen Verpflichtungen ermöglicht.
• Vereinbarkeit von Arbeit und Familie: Vertrauensarbeitszeit ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibel an die Bedürfnisse ihrer Familie anzupassen, zum Beispiel das Bringen der Kinder in den Kindergarten oder die Schule.
• Einsparung unnötiger Fahrtkosten und Fahrtzeit zum Arbeitsplatz bei Kombination mit einer Homeoffice-Lösung: Mitarbeiter können von zu Hause aus arbeiten, was zu Einsparungen bei Pendelkosten und Zeit führt.
• Kein Leerlauf wegen mangelnder Arbeit: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit effektiver nutzen, da sie ihre Aufgaben entsprechend ihrer individuellen Produktivität und Arbeitslast planen können.
• Bessere Work-Life-Balance: Durch die Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit besser an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen und somit ein ausgewogeneres Verhältnis von Arbeit und Freizeit erreichen.
• Entspricht dem Selbstbild hoch qualifizierter Beschäftigter ("Mitunternehmer"): Mitarbeiter fühlen sich stärker in die Gestaltung ihrer Arbeit eingebunden und übernehmen Verantwortung für ihre Aufgaben, was zu einer höheren Motivation und Produktivität führen kann.
• Keine Kontrolle der Arbeitszeit, dafür Kontrolle der Arbeitsqualität: Arbeitgeber vertrauen den Mitarbeitern, dass sie ihre Arbeitszeit verantwortungsvoll und effizient nutzen, während die Fokus auf die Ergebnisse und die Qualität der Arbeit gelegt wird, anstatt auf die genaue Erfassung der Arbeitszeit.

Nachteile 

• Abstimmung mit Kollegen kann schwierig sein: Die flexible Arbeitszeitgestaltung kann die Koordination und Zusammenarbeit mit Kollegen erschweren, insbesondere wenn die Arbeitszeiten stark variieren.

• Missbrauchspotenzial durch Arbeitgeber (mehr Arbeit, aber gleicher Lohn): Arbeitgeber könnten die flexiblen Arbeitszeiten nutzen, um von den Mitarbeitern mehr Arbeit zu verlangen, ohne angemessene Entlohnung oder Freizeitausgleich anzubieten.

• Keine Honorierung von Mehrarbeit und überdurchschnittlichem Engagement: Mitarbeiter, die freiwillig Mehrarbeit leisten oder sich überdurchschnittlich engagieren, erhalten möglicherweise keine angemessene Anerkennung oder Belohnung dafür.

• Konfliktpotenzial in Überlastungssituationen: Wenn Mitarbeiter aufgrund der flexiblen Arbeitszeitgestaltung regelmäßig mit Überlastung konfrontiert sind, kann dies zu Konflikten und Unzufriedenheit führen.

• Freiwillige Mehrarbeit bei interessanten Aufgaben ("interessierte Selbstgefährdung"): Mitarbeiter könnten dazu neigen, freiwillig mehr Arbeit zu leisten, insbesondere wenn es um interessante Aufgaben oder Projekte geht, was zu einer potenziellen Selbstgefährdung führen kann.

• Entgrenzte Arbeitszeiten, ohne betriebliche Regelungen Gefahr des Zwangs zu ständiger Erreichbarkeit: Ohne klare betriebliche Regelungen besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ständig erreichbar sein müssen und ihre Arbeitszeiten nicht klar abgrenzen können.

• Mögliche Leistungsverdichtung durch Zielvereinbarungen: Wenn flexible Arbeitszeitmodelle mit Leistungszielen verbunden sind, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter unter Druck geraten und ihre Arbeitszeit verdichten, um diese Ziele zu erreichen.

Rechte und Pflichten

Neben Vor- und Nachteilen gibt es einige Rechte und Pflichten, die sowohl vom Personal als auch vom Vorgesetzten eingehalten werden müssen. Nur dann ist eine ordnungsgemäße Ausübung der Vertrauenszeit zulässig und eine maximale Flexibilisierung der Arbeitsleistung findet statt.

Müssen Mitarbeiter die Arbeitszeiten mit dem Chef absprechen, wenn eine Vertrauensarbeitszeit geregelt ist?

Nein, der Angestellte darf seine Zeiten selbst frei einteilen, so wie es ihm passt. Es ist nicht erforderlich, zu fragen wann gearbeitet werden darf und erst die Antworten des Vorgesetzten abzuwarten, wenn einmal eine Vereinbarung getroffen wurde. Angestellte müssen lediglich die Grenzen des Arbeitsrecht beachten und einhalten.

Viele Vorgesetzte wollen, dass Mitarbeiter spätestens zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro sind.

Ist einmal das Arbeitszeitmodell des Vertrauens eingeführt und eine entsprechende Vertrauenskultur gefestigt, ist es schwer für den Chef, von seinen Mitarbeitern zu verlangen, zu einer bestimmten Uhrzeit den Beginn und das Ende der Arbeit vorzuschreiben. Diese Zeit der Arbeit regelt sich so, dass der Chef den Mitarbeitern einen Auftrag erteilt mit einer Fristsetzung, wann die Arbeit erledigt sein muss. Wie und wann der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringt und damit seine Pflichten erfüllt, muss dem Chef nicht mitgeteilt werden. Eine Anwesenheitspflicht zu einer bestimmten Uhr und ein Feierabend ab einer bestimmten ist ein Modell der gleitenden Arbeitszeiten. Die Unternehmer können festlegen, dass jeder Angestellte an mindestens zehn Stunden in der Woche im Büro zu sein hat. Ein Recht auf Festlegung eines konkreten Arbeitsbeginns gibt es nicht.

Können Chefs Kernarbeitszeiten mit Vertrauensarbeitszeiten kombinieren?

Das Modell einer Arbeitsweise auf Basis einer Vertrauenskultur kann nicht mit einer Kernarbeitszeit kombiniert werden. Selbstverständlich können Firmen Kernarbeitszeiten festlegen, dann gilt jedoch keine auf Vertrauen basierende Arbeitszeitregelung.

Was ist, wenn Besprechungen angesetzt sind, an denen Mitarbeiter teilnehmen sollen?

Selbstverständlich gibt es Besprechungen, die sich trotz moderner Medien nicht aus dem Homeoffice oder unterwegs erledigen lassen. Auch wenn Sie ein Arbeitszeitmodell mit Ihrem Chef verhandelt haben, dass keine feste, werktägliche Arbeitszeit vorsieht, sollten Sie an Besprechungen teilnehmen. Zusätzlich kann Ihr Chef durch entsprechende Zusatzvereinbarungen die Anwesenheit von Personal im Unternehmen fordern. Eine mögliche Formulierung wäre beispielsweise „Der Arbeitgeber behält sich vor, Termine vorzugeben und zum Beispiel zu Besprechungen einzuladen.“

Gilt Vertrauensarbeitszeit, arbeiten Mitarbeiter tatsächlich häufig mehr, als sie laut Arbeitsvertrag müssen.

Der Europäische Gerichtshof (EUGH) und auch das Bundesarbeitsgericht haben zu diesem Thema bereits umfangreiche Urteile getroffen. Insbesondere der EUGH hat in einem Urteil ausgeführt, dass Arbeitszeitkonten geführt werden können und auch Überstunden abgebaut werden dürfen. Die Aufzeichnungspflicht hierüber liegt bei dem Angestellten. Wie und wann die Überstunden abzubauen sind, sollten die Unternehmen schon mit Einführung der Regelungen zur Ableistung der Arbeitsleistung regeln. Aufgrund des aufkommenden Trends wird zukünftig sicherlich das ein oder andere Urteil des EUGH die Praxis weiter beeinflussen. Das Arbeitsrecht in diesem Bereich unterliegt einem ständigen Wandel, sodass im Laufe der Zeit immer mehr Fragen beantwortet und geklärt werden können. Aktuell sind bereits einige Verfahren beim EUGH anhängig, auf das entsprechende Urteil wird aktuell gewartet.

Was gilt im Hinblick auf Überstunden?

Die Vorgesetzten sind in gewissen Abständen dazu verpflichtet, die Aufzeichnungen der Angestellten zu kontrollieren. Das Personal ist dann aber nur dazu verpflichtet, zu melden, wann und wie lange Überstunden geleistet wurden. Es reicht demnach, wenn der Vorgesetzte die Antworten erhält, wann die Stunden geleistet worden sind. Der Vorgesetzte könnte beispielsweise einmal monatlich die Berichte von seinem Personal einfordern. Trotz der Vertrauenszeit hat der Vorgesetzte die Rechte und Pflichten, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu kontrollieren.

Müssen Angestellte bei der Vertrauensarbeitszeit ihre Arbeitsstunden aufschreiben?

Angestellte haben die Pflichten, Ihre Arbeitsstunden, die über die werktägliche Zeit hinausgehen, aufzuschreiben. Werktägliche Zeit wird hier § 3 und 16 des Arbeitszeitgesetzes geregelt und bedeutet, eine Höchstarbeitszeit von acht Stunden täglich. Die Pflichten zur Aufzeichnung der Zeiten werden auch Aufzeichnungspflicht genannt. Im Umkehrschluss bedeuten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes allerdings auch, dass Angestellte, Zeiten, die weniger als acht Stunden betragen, nicht aufzeichnen brauchen. Eine vollständige Arbeitszeiterfassung geschieht somit nicht.

Sieht das Arbeitsrecht eine Vertrauensarbeitszeit vor? Gelten diese Gesetze bei diesem Modell?

Seit dem 1. Januar 2021 besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung für Arbeitnehmer. Gemäß dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einrichten. Dies dient dazu, die Einhaltung der Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sicherzustellen. Die konkrete Ausgestaltung der Zeiterfassung kann durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge festgelegt werden.

Bei der Vertrauensarbeitszeit besteht keine gesetzliche Pflicht zur detaillierten Zeiterfassung. Vertrauensarbeitszeit basiert auf dem Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass die vereinbarte Arbeitszeit erfüllt wird und die Arbeitsziele erreicht werden. Es wird davon ausgegangen, dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich und im Interesse des Arbeitgebers gestalten. Es besteht keine Verpflichtung zur minutengenauen Erfassung der Arbeitszeit. Stattdessen wird der Fokus auf das Arbeitsergebnis und die Erreichung der vereinbarten Ziele gelegt. Allerdings müssen die gesetzlichen Vorgaben zum Arbeitsschutz, zur Einhaltung der Höchstarbeitszeit und zur Gewährung von Ruhepausen und Ruhezeiten weiterhin beachtet werden. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Rahmenbedingungen der Vertrauensarbeitszeit klar vereinbaren und dokumentieren, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.