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Buchführung: Was genau versteht man darunter?

Die Buchführung ist die schriftliche Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. Früher wurde diese in den sogenannten Geschäftsbüchern per Hand vorgenommen (daher der Ausdruck Buchführung), während dies heute mit Hilfe von Computerprogrammen geschieht. Grundlage der Buchführung sind Belege, da diese lückenlos, zeitlich und sachlich geordnet sein muss.

Dass zu einem Geschäft schriftliche Aufzeichnungen erfolgen, ist ein sehr altes Verfahren. Sogar die noch heute gebräuchliche doppelte Buchführung entstammt dem Mittelalter.

Heute wird die Buchhaltung vom Gesetzgeber verlangt. Meist wird unterschieden zwischen Finanzbuchführung (Jahresabschluss, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und der Betriebsbuchführung (innerbetriebliche Kostenerfassung und Selbstkostenrechnung).

Das Ziel der Buchführung ist es vor allem, jederzeit einen aktuellen Überblick über Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens zu haben. Außerdem können damit alle Geschäftsvorgänge nachvollzogen werden, und zwar sachlich und finanziell. Die Buchführung wird auch außerhalb des Unternehmens gefordert, wie beispielsweise vom Finanzamt oder einem externen Geldgeber, wie einer Bank.

Festgelegt ist, dass die Buchführung so erfolgen muss, dass einem sachverständigen Dritten der Stand des Unternehmens daraus ersichtlich wird. Alle Geschäftsvorgänge müssen sich nachvollziehen lassen. Es gibt in der Buchführung einige Grundsätze, die zu beachten sind. So die Belegpflicht und auch die Aufbewahrungspflicht. Außerdem gibt es einige Organisationsgrundsätze. So muss jeder Geschäftsvorfall einem Beleg zuzuordnen sein. Zudem müssen die Belege fortlaufend, vollständig und zeitnah erfasst werden. Zu den Buchungsgrundsätzen gehört, dass keine Buchung ohne Beleg stattfinden darf, Geschäftsvorfälle lückenlos zu erfassen sind und keine Buchung ohne Gegenbuchung erfolgen darf.

Die sogenannte doppelte Buchführung wird auch kaufmännische Buchführung oder Doppik genannt. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst. Es werden die Summen jeweils auf der Haben-und Soll-Seite gebucht. Auf dem dazugehörenden Beleg wird festgehalten, wie dieser gebucht worden ist (Buchungssatz). Dieser heißt „Soll an Haben“, es wird also zunächst das Konto genannt, bei dem die Sollbuchung erfolgt, dann das Konto, auf dem die Haben-Buchung erfolgt.