Arbeitszeugnis anfordern: Fristen, Tipps & Formulierung

Arbeitszeugnis anfordern: Fristen, Tipps & Formulierung

Sie möchten sich beruflich weiterentwickeln und streben eine neue Tätigkeit an? Dann sollten Sie vom alten Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis anfordern! Denn in jede Bewerbung gehört auch ein Arbeitszeugnis der letzten Tätigkeiten. Denn obwohl ein Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet ist, Arbeitnehmern ein Arbeitszeugnis auszustellen, ist es ratsam, als Arbeitnehmer selbst tätig zu werden. Warum das so ist und wie Sie eine Bitte um ein Zeugnis am besten formulieren, lesen Sie hier!

Arbeitszeugnis anfordern: Das Wichtigste auf einen Blick

  • Ein Arbeitszeugnis kann in verschiedenen Situationen von Nutzen sein, darunter Bewerbungen, Karriereentwicklung, Verhandlungen über Lohn und Konditionen, sowie bei einer Bewerbung für ein Studium.
  • Arbeitnehmer in Deutschland haben gemäß §630 des BGB einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, sowohl während als auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
  • Arbeitszeugnisse müssen innerhalb einer angemessenen Frist ausgestellt werden, normalerweise innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt des Antrags.
  • Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, ein einfaches Arbeitszeugnis auszustellen, jedoch hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, welches Angaben zur Leistung und Führung im Dienst enthält.

Wozu brauche ich das Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis kann in verschiedenen Situationen von Nutzen sein, darunter:

  • Bewerbungen: Ein Arbeitszeugnis kann potenziellen Arbeitgebern als Referenz dienen und ihnen einen Einblick in Ihre Arbeitsleistungen und Fähigkeiten geben. Das Arbeitszeugnis wird als Anlage in der Bewerbung mitgesendet.

  • Karriereentwicklung: Die Leistungsbeurteilung im Zeugnis kann Ihnen dabei helfen, Ihre Karriere voranzutreiben, indem es Ihre Leistungen und Fähigkeiten belegt und zeigt, dass Sie für höherwertige Positionen qualifiziert sind. Hierfür kommt insbesondere ein Zwischenzeugnis in Frage.

  • Verhandlungen über Lohn und Konditionen: Ein Arbeitszeugnis kann Ihnen dabei helfen, Ihre Leistungen und Erfolge während Ihrer Arbeitszeit zu belegen und diese bei Gehaltsverhandlungen zu berücksichtigen.

  • Studium: Ein Arbeitszeugnis kann auch von Vorteil sein, wenn Sie sich auf ein Studium bewerben, da es Ihre Arbeitserfahrungen und Fähigkeiten belegen kann.

Habe ich einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

In Deutschland haben Arbeitnehmer gemäß § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch besteht sowohl während als auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sollte es während des laufenden Arbeitsverhältnisses angefordert werden, handelt es sich um ein Zwischenzeugnis. Das Zeugnis muss stets schriftlich ausgestellt werden, was bedeutet, dass auch die elektronische Form nicht ausreichend ist.

Das Arbeitszeugnis muss bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten, wie z.B. die Art der Tätigkeit, die Dauer des Arbeitsverhältnisses, sowie gegebenenfalls auch Angaben zur Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers.

Muss mein Arbeitgeber mir ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen?

Gesetzlich verpflichtet ist der Arbeitnehmer nur zur Ausstellung eines einfachen Zeugnisses. Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält lediglich Informationen zur Art der Tätigkeit und zur Dauer des Arbeitsverhältnisses. 

"Wertvoller" für Arbeitnehmer ist jedoch das qualifizierte Arbeitszeugnis, welches überdies Angaben zur Leistung und zum Sozialverhalten des Arbeitnehmers enthält. Für einen zukünftigen Arbeitnehmer ist die Einschätzung der sozialen Kompetenz  und die Attestierung einer Hands-on-Mentalität des Bewerbers durch den letzten Arbeitgeber ebenso wertvoll wie die Selbstbeurteilung des Bewerbers.
Nach §630 Satz 2 BGB hat der Arbeitnehmer tatsächlich einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das die Leistungen und die Führung im Dienst beinhaltet. Der Arbeitgeber muss also auf Verlangen des Arbeitnehmers ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen, welches auch Aussagen hierzu trifft.
Ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hat der Arbeitgeber insoweit, er muss ihn jedoch auch geltend machen!

Wie schnell muss mein Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellen?

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Arbeitszeugnis innerhalb von 2 Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen. Sollte der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis erst nach Austritt aus dem Job verlangen, so muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis innerhalb von 2 Wochen nach Eingang des Verlangens aushändigen. Sollte der Arbeitgeber sich nicht innerhalb dieser Frist an diese Pflicht halten, so kann der Arbeitnehmer dies gerichtlich durchsetzen.

Im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen können jedoch andere Fristen zur Ausstellung vereinbart sein, die dann den oben genannten gesetzlichen Vorschriften vorgehen. 

Bis wann kann ich um ein Zeugnis bitten?

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Ausstellung eines Zeugnisses währt nicht für immer. Der Anspruch auf Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses verjährt nach spätestens drei Jahren. Im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen können jedoch auch andere, kürzere Verjährungsfristen vereinbart sein. 
Wir empfehlen deshalb, so schnell wie möglich nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis um ein schriftliches Zeugnis zu bitten.

So bitten Sie um Ausstellung eines Arbeitszeugnisses

Besonders, wenn Ihre Bitte um ein Arbeitszeugnis mit einer Kündigung Ihrerseits zusammenhängt, kann es schwierig sein, Ihr Anliegen zu formulieren. Wir möchten Ihnen daher Tipps und Formulierungshilfen an die Hand geben. 

  1. Stellen Sie Ihre Bitte schriftlich: Es ist am besten, Ihre Bitte um ein Arbeitszeugnis schriftlich zu stellen, damit Sie eine Aufzeichnung Ihrer Anfrage haben und es leichter ist, sich daran zu erinnern, welche Informationen Sie angefordert haben.

  2. Setzen Sie eine Frist: Geben Sie Ihrem Arbeitgeber eine angemessene Frist, um das Zeugnis auszustellen und bitten Sie ihn, Sie über den Fortschritt und mögliche Verzögerungen im Prozess zu informieren. Die Frist sollte nicht kürzer als zwei Wochen.

  3. Bitten Sie explizit um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, da Sie dieses im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis nur auf ausdrückliches Verlangen bekommen.

Parallel zur Kündigung

 Eine Bitte um Ausstellung eines Zeugnisses im Kündigungsschreiben könnte so aussehen: 

Gerne, hier ist ein Beispielformulierung für eine Kündigung, in der gleichzeitig um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gebeten wird:

"Sehr geehrte/r xxx,

mit diesem Schreiben kündige ich mein Arbeitsverhältnis fristgemäß zum xx.xx.xxxx. Ich möchte mich auf diesem Weg für die Zeit und die Gelegenheiten bedanken, die mir während meiner Anstellung gewährt wurden, und ich bin dankbar für die Erfahrungen und Kenntnisse, die ich während meiner Zeit in Ihrem Unternehmen gewinnen konnte.

Da ich mich gerne auf die Suche nach neuen beruflichen Herausforderungen begeben möchte, bin ich daran interessiert, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für meine Tätigkeit bei Ihnen zu erhalten. Wären Sie so freundlich, mir ein solches Zeugnis, möglichst innerhalb von 2 Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen?

Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute für die Zukunft."

Nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Auch, wenn Ihr Ausstand aus dem Unternehmen schon eine Weile her sein sollte, können Sie immer noch um ein Arbeitszeugnis bitten. Hier können die Hemmungen für Arbeitnehmer höher sein, nochmal auf den ehemaligen Arbeitgeber zuzugehen. Aber scheuen Sie sich nicht; eine erneute Kontaktaufnahme ist mit unseren Tipps kein Problem:

  • Kontaktieren Sie den richtigen Ansprechpartner: Suchen Sie heraus, wer für die Ausstellung von Arbeitszeugnissen verantwortlich ist, und kontaktieren Sie diese Person direkt. In vielen Unternehmen ist dies die Personalabteilung oder der Personaler.

  • Stellen Sie sich kurz vor, da es möglich ist, dass der zuständige Personaler Sie nicht mehr persönlich kennt. Hatten Sie im Unternehmen eine Personalnummer oder ein anderes Kennzeichen, mit dem der Personaler Sie besser zuordnen kann, geben Sie auch diese in Ihrem Schreiben an.

  • Erklären Sie den Grund für Ihre Anfrage: Erklären Sie kurz und präzise, warum Sie das Arbeitszeugnis benötigen, z.B. für eine Bewerbung um eine neue Stelle.

  • Verwenden Sie eine höfliche Tonlage: Auch, wenn Sie sich nicht unbedingt im Guten von Ihrem ehemaligen Arbeitnehmer getrennt haben, verwenden Sie stets eine höfliche und professionelle Tonlage, um Ihre Anfrage vorzutragen. Bedanken Sie sich noch einmal für die lehrreiche Zeit im Unternehmen.

Ein Anforderungsschreiben könnte wie folgt formuliert sein:

"Sehr geehrte/r xxx,

ich bin xxx, ein ehemaliger Mitarbeiter Ihres Unternehmens und habe von xx.xx.xxxx bis xx.xx.xxxx bei Ihnen gearbeitet. 
Da ich aktuell auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung bin, würde ich zwecks Vollständigkeit meiner Bewerbungsunterlagen gerne ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für meine Zeit bei Ihnen erhalten. Wären Sie so freundlich, mir ein solches Zeugnis auszustellen?
Ich würde mich sehr über eine schnelle Bearbeitung freuen und ich stehe Ihnen für weitere Rückfragen selbstverständlich zur Verfügung."

Ich habe kein Zeugnis erhalten - was jetzt?

Sollten Sie trotz schriftlicher Aufforderung nach Ablauf der von Ihnen gesetzten Frist kein Zeugnis erhalten haben, können Sie stufenweise vorgehen: 

  1. Nachfragen: Suchen Sie zunächst das Gespräch mit Ihrem ehemaligen Arbeitgeber. Ist Ihre Anfrage angekommen? Ist sie wegen hohen Arbeitsaufkommens möglicherweise untergegangen? 
  2. Erneut anfordern: Fordern Sie das Arbeitszeugnis unter Bezug auf Ihre erste Bitte erneut schriftlich an. Setzen Sie auch hierbei wieder eine Frist.
  3. Rechtsrat einholen & den Anspruch gegebenenfalls gerichtlich geltend machen: Wenn der ehemalige Arbeitgeber auf Ihre erneute Anfrage nicht reagiert, sie ablehnt oder sich weigert, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen, können Sie einen Anwalt kontaktieren, um Ihre Rechte durchzusetzen. Dieser wird prüfen, ob Sie Ihren Anspruch noch geltend machen können und diesen im äußersten Fall gerichtlich durchsetzen.
Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.