Hybrides Arbeiten (Hybrid Work): Vorteile & Herausforderungen

Nachfolgend beschreiben wir, was hybrides Arbeiten ist und welche Vor- und Nachteile dieses Modell mit sich bringt. Dabei betrachten wir sowohl die Sichtweise der Mitarbeiter als auch die der Unternehmen.

Definition: Was ist hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten stellt einen Mittelweg zwischen Präsenzarbeit im Büro („On-Premise“) und Remote Work wie zum Beispiel der Arbeit im Homeoffice dar und enthält Elemente beider Modelle. Für viele Mitarbeiter und Unternehmen bietet hybrides Arbeiten die Möglichkeit, unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen. Unternehmen können durch hybrides Arbeiten Kostensenkungen reduzieren und gleichzeitig ihre Chancen im Wettbewerb um Fachkräfte erhöhen.

Während die Arbeit im Homeoffice vor der Corona-Pandemie noch kaum verbreitet war, setzte sich dieses Arbeitsmodell in den letzten Jahren in vielen Unternehmen durch. Inzwischen heißt es jedoch vielfach „Back to Office“, was zu Unmut bei manchen Mitarbeitern führt. Sie haben sich an die Arbeit zu Hause gewöhnt und sich teilweise einen anderen Wohnort gesucht.

Die Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zurück ins Büro beordern, argumentieren mit einem besseren Austausch zwischen den Mitarbeitern und mit einer höheren Produktivität.
Aber es gibt in der Arbeitswelt nicht nur die beiden Alternativen „Arbeit im Büro“ und "Remote Arbeit" bzw. „Homeoffice“. Einen Mittelweg stellt das hybride Arbeiten dar. Bei diesem Modell verbringen die Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit im Büro, während sie an anderen Tagen zu Hause, in Co-Working-Spaces oder unterwegs arbeiten können.

Varianten von Hybridem Arbeiten

Es gibt verschiedene Varianten von hybridem Arbeiten, bei denen die Schwerpunkte zwischen Präsenz im Büro und der Arbeit zu Hause unterschiedlich verteilt sind:

Office First

Bei diesem Modell ist das Büro der primäre Arbeitsplatz. Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten ist eingeschränkt. Wenn überhaupt von zu Hause gearbeitet werden darf, dann liegt dieser Anteil in diesem Modell meist bei maximal 20 Prozent bzw. einem Tag pro Woche bei Vollzeitkräften.

60 / 40

Dabei handelt es sich um ein sehr beliebtes Modell des hybriden Arbeitens. Mitarbeiter verbringen meist zwei bis drei Tage im Büro, während sie an den restlichen Tagen remote arbeiten.

Remote First

Bei diesem Modell steht das remote Arbeiten an erster Stelle. Das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter normalerweise zu Hause oder unterwegs arbeiten können. Präsenz im Büro ist – wenn überhaupt – nur zu bestimmten Anlässen wie zum Beispiel für Workshops oder Team Events notwendig.

Laut Zahlen des Statistischen Bundesamtes lag im Jahr 2022 der Anteil der Erwerbstätigen, die von zu Hause gearbeitet haben, bei 24,2 Prozent. Von ihnen arbeiteten 14,7 Prozent täglich im Homeoffice oder verbrachten dort zumindest die Hälfte ihrer Arbeitszeit. Weitere 9,5 Prozent der Arbeitnehmer nutzten das Homeoffice an weniger als der Hälfte der Arbeitstage.  

Vorteile für Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter eines Unternehmens bietet hybrides Arbeiten vor allem Flexibilität. Sie genießen die Vorteile der Arbeit zu Hause wie zum Beispiel die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und eine bessere Work-Life-Balance sowie die Vorteile von Büroarbeit. Dazu gehört der Austausch mit den Kollegen, eine bedarfsgerechte Arbeitsumgebung sowie die Infrastruktur des Arbeitgebers.

Hybrides Arbeiten reduziert den Stress, weil der Weg zur Arbeit zumindest an einigen Tagen entfällt. Diese Zeit kann sinnvoll genutzt werden wie zum Beispiel für familiäre Angelegenheiten, aber auch für zusätzliche Aufgaben im Job. Studien zeigen, dass Arbeitnehmer, die im Zuge der Corona-Krise ins Homeoffice gewechselt waren, weniger Stress wahrgenommen haben. Empfanden vor der Pandemie noch 21 Prozent regelmäßig Stress, waren es während der Coronakrise nur noch 15 Prozent. Für viele Arbeitnehmer galt während der Corona-Krise sogar Homeoffice-Pflicht.

Höhere Produktivität: Ein Vorteil der Möglichkeit, auch von zu Hause oder remote zu arbeiten, betrifft gleichermaßen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: eine höhere Produktivität. Nach einer aktuellen PWC-Umfrage bewerten 54 Prozent der Arbeitgeber die Produktivität von Mitarbeitern im Homeoffice höher als im Büro. 40 Prozent der Arbeitgeber schätzen die Produktivität zu Hause und im Büro als gleich ein, und nur sechs Prozent der Arbeitgeber halten die Produktivität im Büro für höher. Und auch die Mitarbeiter sehen die Produktivität im Homeoffice überwiegend höher oder zumindest gleich gegenüber der Produktivität im Büro.

Nachteile für Arbeitnehmer

Weniger direkter Austausch: Hybrides Arbeiten bedeutet, dass die Mitarbeiter meist räumlich verteilt arbeiten. Während manche Kollegen vor Ort sind, arbeiten andere von unterwegs oder von zu Hause. Das macht es nicht immer einfach, die gewünschte Person direkt anzusprechen. Auch ein direkter persönlicher Austausch ist damit schwieriger im Vergleich zur Präsenzarbeit für alle Mitarbeiter.

Aufwändigere Kommunikation: Für die Mitarbeiter bedeutet hybrides Arbeiten, dass sie sich mit zusätzlichen Tools und Werkzeugen beschäftigen müssen, über welche die Kommunikation zwischen den verteilten Mitarbeitern stattfindet. Das kann zumindest anfänglich zu erhöhtem Arbeitsaufwand führen.
Die Verfügbarkeit und die Erreichbarkeit der Führungskraft ist beim hybriden Arbeiten schwieriger als in Präsenz, denn es ist immer möglich, dass entweder der Mitarbeiter oder die Führungskraft gerade nicht vor Ort ist. Das erschwert den direkten und vertrauensvollen Austausch bei sensiblen Themen.

Hybrides Arbeiten aus Sicht der Unternehmen

Für Unternehmen, die hybrides Arbeiten anbieten, ergeben sich verschiedene Chancen und Potentiale. Allerdings müssen sie vor allem zu Beginn darauf achten, dass die Zusammenarbeit trotz der räumlichen Verteilung der Mitarbeiter reibungslos funktioniert.

Vorteile für Unternehmen

Hybrides Arbeiten kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Davon profitiert auch das Unternehmen, denn wenn die Mitarbeiter motivierter und weniger gestresst sind, führt das in der Regel zu einem besseren Arbeitsklima und erhöhter Arbeitsleistung.

Höhere Produktivität: Wie die oben bereits genannte PWC-Umfrage zeigt, schätzen sowohl die Mehrheit der Unternehmen als auch der Mitarbeiter die Produktivität im Homeoffice als höher oder mindestens ebenwertig im Vergleich zur Arbeit im Büro ein. Wenn beim hybriden Arbeiten das Beste aus beiden Modellen kombiniert wird, kann das die Produktivität zusätzlich verbessern – allerdings nur dann, wenn die Zusammenarbeit koordiniert abläuft und es entsprechende Prozesse und Tools gibt, welche die verteilte Zusammenarbeit unterstützen.

Kostensenkungen: Wenn stets ein Teil der Belegschaft zu Hause oder unterwegs arbeitet, sinkt die Zahl an benötigten Arbeitsplätzen und damit der Bedarf an Bürofläche. Unternehmen sparen dadurch Kosten für Miete, aber auch für Energie, Wasser und die Bereitstellung von Infrastruktur wie für die Kantine oder Getränke. In Zeiten hoher Mieten spielt dieser Faktor eine wichtige Rolle.

Bindung von Mitarbeitern: Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle wie das hybride Arbeiten anbieten, sind für Mitarbeiter dauerhaft attraktiver, weil es einfacher ist, unterschiedliche Mitarbeiterbedürfnisse zu erfüllen. Dadurch lässt sich die Mitarbeiterfluktuation reduzieren, was in Zeiten von ausgeprägtem Fachkräftemangel von hoher Bedeutung ist.

Flexibilität beim Recruiting und Ausweitung potenzieller Bewerber: Wenn die Tätigkeit bei einem Unternehmen nicht an die dauerhafte Präsenz von Mitarbeitern an einem bestimmten Standort gebunden ist, erweitert das die Anzahl potenzieller Bewerber für offene Stellen. So könnte zum Beispiel für Mitarbeiter, die in größerer Entfernung zu einem Unternehmensstandort wohnen, eine flexible Regelung mit Präsenz in größeren zeitlichen Abständen gefunden werden. Manche Unternehmen regeln inzwischen die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter in Abhängigkeit zu Entfernung des Wohnorts.

Nachteile für Unternehmen

Erhöhter Koordinationsaufwand: Hybride Arbeitsmodelle bringen es mit sich, dass sich die Mitarbeiter während der Arbeitszeit meistens an unterschiedlichen Orten aufhalten. Um dennoch eine gute Abstimmung innerhalb und zwischen den Teams zu gewährleisten, müssen bei dieser Arbeitsweise entsprechende Prozesse und Tools genutzt werden wie zum Beispiel Software für Videokonferenzen und digitale Zusammenarbeit wie Microsoft Teams oder Zoom sowie Cloud-Lösungen für die Kollaboration und das verteilte Dateimanagement. Diese Tools müssen von den Mitarbeitern beherrscht und zielführend genutzt werden.

Erhöhte Kosten zu Beginn: Während der Umstellung von Präsenzarbeit auf hybrides Arbeiten kann es durch die geänderten Arbeitsmethoden und die neue Form der Zusammenarbeit zu einem vorübergehenden Rückgang der Arbeitsleistung und zu erhöhtem Aufwand für die Koordination kommen. Belastend können sich zu Beginn auch Investitionen in Tools oder räumliche Umgestaltungen auswirken, wenn zum Beispiel Büros in Videokonferenzräume umgewandelt werden. Weitere Kosten ergeben sich für zusätzliche Maßnahmen für die Cybersicherheit der Mitarbeiter-Arbeitsplätze zu Hause sowie ggf. für die Ausstattung der Heimarbeitsplätze mit Büroausstattung.

Die Kontrolle der Arbeitszeiten ist für Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, schwieriger. Anders als bei reiner Präsenzarbeit ist es für die Führungskräfte schwieriger, den Überblick zu bewahren, wer gerade an welchen Themen arbeitet. Allerdings ist eine solche Kontrolle je nach Aufgabeninhalt auch bei Präsenzmitarbeitern nicht ohne Weiteres möglich. Ziel sollte es ohnehin sein, ein gegenseitiges Vertrauen aufzubauen und zu bewahren.

Hybrid Work: Welche Faktoren sind für Unternehmen zu berücksichtigen?

Nicht jedes Unternehmen eignet sich gleichermaßen für Hybridarbeit. Neben der Branche und den im Unternehmen ausgeübten Tätigkeiten spielen weitere Faktoren wie zum Beispiel die Verteilung der Standorte eine Rolle.

Standorte: Unternehmen mit vielen regional verteilten Standorten bieten eine gute Voraussetzung dafür, dass sich die Mitarbeiter in bestimmten Intervallen im Büro einfinden können. Zusätzlich kann das Einrichten von Regionalbüros Anlaufstellen für das Zusammentreffen von Kollegen in der Nähe schaffen.

Arbeitsinhalte: In vielen Unternehmen werden Tätigkeiten, ausgeübt, die sich für Remote Work oder Homeoffice eignen (zum Beispiel in der Verwaltung), während sich andere Tätigkeiten wie etwa industrielle Fertigungsprozesse nur vor Ort ausüben lassen. Hier kommt es darauf an, einen Ausgleich zu finden und für Mitarbeiter, die keine Möglichkeit für Remote Work oder Homeoffice haben, entsprechende Kompensationen zu schaffen.

Unternehmenskultur: Hier sind vor allem Vertrauen und Führungskultur zu nennen. Hybrides Arbeiten setzt Vertrauen und eine einfühlsame Führung voraus. Aber auch andere Aspekte der Unternehmenskultur wie zum Beispiel agiles Arbeiten, Offenheit für Neues oder die Kommunikationsstrukturen wirken sich auf den möglichen Erfolg von hybridem Arbeiten aus.

Infrastruktur: Damit die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in Präsenz und denen im Homeoffice gelingen kann, sind entsprechende digitale Kommunikationskanäle notwendig. Unternehmen mit einer ausgebauten IT-Infrastruktur sind hier im Vorteil gegenüber anderen Unternehmen, die eine solche Infrastruktur erst schaffen müssen.

Bestehende Prozesse: Wenn die zentralen Prozesse im Unternehmen stark auf die Präsenz der Mitarbeiter und auf Kontrolle ausgelegt sind, ist der Wechsel zu hybridem Arbeiten aufwändiger und schwieriger als bei Unternehmen, die sich bereits durch flexible Arbeitsweisen auszeichnen, bei denen der Mitarbeiter größere Freiräume genießt. Das kann sich zum Beispiel auf Methoden zur Arbeitszeiterfassung beziehen, die für hybrides Arbeiten auch mobil nutzbar sein müssen.

Erfolgsfaktoren: Wie kann hybrides Arbeiten gelingen?

Damit hybrides Arbeiten in einem Unternehmen zum Erfolgsmodell wird, kommt es darauf an, die verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter, der Arbeitsinhalte und des Unternehmens zu berücksichtigen.

Passende Tätigkeiten für Präsenz und Remote Work erkennen

Hybrides Arbeiten ist immer dann erfolgreich, wenn die Aufteilung der Aufgaben zum jeweiligen Arbeitsort passt. Es gibt zum Beispiel Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration ohne Ablenkung erfordern und bei denen keine Abstimmung mit Kollegen notwendig ist. Solche Tätigkeiten sind ideal für die Arbeit außerhalb des Büros – vorausgesetzt, die Mitarbeiter finden Räume, an denen sie sich auf ihre Aufgabe konzentrieren können und die nötige Ruhe finden.

Andere Tätigkeiten wie zum Beispiel das kreative Erarbeiten neuer Produkte oder Lösungen finden idealerweise zusammen mit Kollegen an einem Ort statt. Sie eignen sich daher sehr gut für die Präsenzzeit.

Mitarbeiter und Unternehmen sollten gemeinsam erarbeiten, wie die räumliche Aufteilung der Tätigkeiten stattfinden sollte, damit alle davon profitieren und die optimalen Ergebnisse erzielt werden.

Passender Führungsstil

Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter aufgrund von hybridem Arbeiten nur selten persönlich treffen, benötigen ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und Empathie, um zum Beispiel Probleme und Sorgen ihrer Mitarbeiter auch über digitale Medien hinweg erkennen zu können. Im Vergleich zur Führung vor Ort kann das einen höheren Aufwand bedeuten. Nicht jede Führungspersönlichkeit ist auf eine solche Aufgabe vorbereitet. Damit hybrides Arbeiten und insbesondere die Übergangsphase dorthin gelingen, bedarf es eines besonderen Engagements der Führungskräfte.

Aufgrund der unterschiedlichen und häufig wechselnden Arbeitsbedingungen beim hybriden Arbeiten müssen Führungskräfte außerdem besonders flexibel sein und in der Lage sein, ihren Führungsstil situativ anzupassen.

Versuche wagen

Hybrides Arbeiten bietet ein Spektrum verschiedener Möglichkeiten. Welche Ausgestaltung von Hybrid Work für ein Unternehmen ideal, erweist sich erst in der Praxis. Dazu ist es notwendig, verschiedene Experimente durchzuführen und auch ein Scheitern in Kauf zu nehmen, denn nur durch Versuch und Irrtum wird es einem Unternehmen gelingen, seine Arbeitsformen weiterzuentwickeln und zu optimieren.

Zu den Versuchsfeldern gehören zum Beispiel unterschiedliche Meetingformen, das Testen verschiedener Tools für die Zusammenarbeit oder unterschiedliche Führungsstile.

Ein Ergebnis der Versuche kann auch in der Erkenntnis bestehen, dass hybrides Arbeiten für ein Unternehmen nicht das richtige Modell ist und dass entweder vollständige Präsenz oder auch vollständiges Remote Work besser geeignet sind.

Fazit

Hybrides Arbeiten bietet Unternehmen und Mitarbeitern viele Chancen wie zum Beispiel eine bessere Work-Life-Balance und eine engere Mitarbeiterbindung. Das Arbeitsmodell kann eine Alternative zu vollständiger Präsenzarbeit und zur vollständigen Remote-Arbeit sein. Allerdings eignet sich hybrides Arbeiten nicht für jedes Unternehmen. Damit hybrides Arbeiten gelingt, muss die Bereitschaft zum Experimentieren vorhanden sein. Zudem bedarf es der passenden Unternehmenskultur. Auch der Führungsstil muss zum flexiblen Arbeiten passen.