Bewerbung per Email: Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Anhängen der Unterlagen als PDF-Datei ist der übliche Weg, um dem Arbeitgeber E-Mail-Bewerbungen zukommen zu lassen. Online-Bewerbungen werden auf der Webseite des Unternehmens hochgeladen und an den Personalsachbearbeiter weitergeleitet.
- Bei den elektronischen Dateien handelt es sich um dieselben Dokumente wie bei einer schriftlich eingereichten Bewerbung. Der Unterschied zu schriftlichen Bewerbungen bezieht sich auf die Präsentation (PDF-Datei vs. Bewerbungsmappe).
- In der Regel werden Bewerber in der Stellenanzeige ausdrücklich um eine Bewerbung per Email gebeten. Diese Bitte kann auch in einem persönlichen Gespräch zur Sprache gebracht werden. In beiden Fällen ist die 'virtuelle Form der Bewerbung' verpflichtend.
- Beim Anfertigen der Dateien und dem Verfassen des Anschreibens kommt es auf Vollständigkeit und eine fehlerfreie Rechtschreibung an. Ein komplettes, grammatikalisch einwandfreies Bewerbungsschreiben erhöht die Aussichten auf ein Vorstellungsgespräch.
Welche Möglichkeiten habe ich, eine Bewerbung zu versenden?
Man kann Bewerbungen in einer Bewerbungsmappe oder als PDF-Dokument verschicken. Bei einer Online-Bewerbung werden die Schriftstücke ebenfalls digital übersandt. Im Gegensatz zur Bewerbung per Email schreiben die Stellensuchenden keine Email an den Arbeitgeber, sondern laden ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) auf der Webseite des Betriebes hoch.
Sowohl der Postweg als auch das Versenden einer Email ist immer mit der 'Gefahr' verbunden, dass die Nachricht nicht beim Empfänger ankommt. Bewerbungen in Papierform können als Einschreiben verschickt werden. Bei einem Einschreiben wird der Empfang aller Dokumente vom Postboten schriftlich bestätigt.
Eine ähnliche Empfangsbestätigung gibt es bei Bewerbungen per Email: Wenn der Adressat die Email erhalten hat, kann er den Empfang bestätigen, indem er an entsprechender Stelle im Mailprogramm einen Haken setzt. Auf dem Button sind Angaben wie 'Nachricht erhalten' zu lesen. Bei Online-Bewerbungen verläuft die Empfangsbestätigung nach dem gleichen Prinzip. Ersatzweise wird der Bewerber vom Personaler angeschrieben, dass die Unterlagen eingegangen sind.
Vorteile der Mail-Bewerbung
Der Vorteil einer Bewerbung per Email besteht in der schnellen Übermittlung. Sowohl bei Online-Bewerbungen als auch bei Bewerbungen per Email wird der Postweg umgangen und der Lebenslauf liegt dem Personaler innerhalb kürzester Zeit vor. So wird der Bewerbungsprozess beschleunigt.
Das Einreichen von schriftlichen Bewerbungsunterlagen ist vor allem in alteingesessenen Traditionsunternehmen weiterhin üblich. Solche Arbeitgeber möchten die Dokumente vom Deckblatt über den Lebenslauf bis hin zum Motivationsschreiben in ausgedruckter Form lesen. Die handschriftliche Unterschrift des Jobsuchenden hat ihren Platz im Anschreiben und im Lebenslauf.
Im Gegensatz zu elektronisch übermittelten Bewerbungen ist das Anfertigen einer Bewerbungsmappe mit einem größeren Aufwand und höheren Kosten verbunden. Beide Nachteile entfallen, wenn der Arbeitgeber eine Bewerbung per Email verlangt. Zeugnisse und der Lebenslauf müssen nicht ausgedrückt und mühevoll in Mappen einsortiert werden. Deshalb spart man mit dem Versenden einer digitalen Bewerbung sowohl Geld als auch Zeit.
Wann sollte ich auf die Bewerbung per Mail zurückgreifen?
Eine Bewerbung per Email ist verpflichtend, wenn Arbeitnehmer in Stellenausschreibungen oder Telefonaten mit dem Personalbüro darum gebeten werden. Dasselbe gilt für die individuelle Absprache zwischen Jobsuchendem und Personaler.
Für diese Aufforderung seitens des Arbeitgebers gibt es verschiedene Gründe: Eine effizientere Bearbeitung der Bewerbungsanfragen, die allgemeine Technologisierung des Unternehmens oder auch der bewusste Beitrag zum Umweltschutz können Motive für den Verzicht auf ausgedruckte Bewerbungsunterlagen sein.
Wie baue ich meine digitalen Bewerbungsunterlagen auf?
Die einzelnen Unterlagen lassen sich als konvertierte Dateien im PDF-Format an die Emailnachricht anhängen. Die Email selbst beinhaltet ein kurzes Anschreiben, in welchem sich der Verfasser namentlich an den Empfänger richtet.
Bevor die Nachricht mit den Anhängen versandt wird, sollte man das Anschreiben auf grammatische Fehler überprüfen. Bei den Bewerbungsunterlagen steht die Vollständigkeit an erster Stelle. Wenn es in beiden Bereichen keinen Korrekturbedarf mehr gibt, darf man die Email mit der Bewerbung verschicken.
Was gehört zu den Unterlagen?
Bei der Auswahl der Unterlagen gibt es keine Unterschiede zur herkömmlichen Bewerbung in Papierform. Die folgenden Dokumente gehören auch bei einer Online-Bewerbung unbedingt dazu:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- ggf. Zertifikate oder vergleichbare Leistungsnachweise
Sollte die Mailbewerbung ein Deckblatt enthalten?
Bei einer digitalen Bewerbung ist das Deckblatt ergänzend, aber nicht notwendig. Das Anschreiben und der Betreff nehmen das 'erste Blatt' vorweg. Bei schriftlichen Bewerbungen gehört es unbedingt dazu.
Die Reihenfolge der Unterlagen
Bei digitalen Bewerbungen sollte der Arbeitnehmer seine Unterlagen nach dem unten aufgeführten Aufbau sortieren:
- Deckblatt der Bewerbung, sofern vorhanden
- Anschreiben an den Personaler
- Lebenslauf
- (Arbeits-)Zeugnisse oder andere Nachweise von erbrachten Leistungen
Die Unterschrift: so kommt sie in die digitale Bewerbung
Bei einer Bewerbung per Email kann die Unterschrift eingescannt und so unter dem Anschreiben und den Lebenslauf platziert werden. Sofern möglich, kann auch direkt auf einem Bildschirm mit Touch-Funktion unterschrieben werden. Diese Unterschrift sollte aber nur verwendet werden, wenn sie auch sauber aussieht und der auf dem Papier gleicht. Durch die Andersartigkeit der Oberfläche entstandenes "Gekritzel" sollte nicht verwendet werden.
Alles in einer Datei?
Bei Dokumenten mit einem größeren Datenvolumen ist das Anhängen als komprimierte Bewerbung oft nicht möglich. Das Übersenden vieler kleiner Dateien als einzelne Emails macht aus dem Bewerbungsvorgang eine unübersichtliche Angelegenheit, die der Personaler alleine bewältigen muss.
Wenn 10 größere Dateien verschickt werden sollen, empfiehlt sich eine Aufteilung in der Mitte: Man kann jeweils 5 Dokumente bündeln und sie dem zuständigen Mitarbeiter als Anhang von zwei Emailnachrichten zukommen lassen.
Welches Format sollte die Datei haben?
Die Anlage wird als PDF-Datei oder in einem anderen Format angehängt, falls der Arbeitgeber OpenOffice oder Microsoft bevorzugt. In der Regel werden jedoch PDF-Dokumente verlangt. Wenn in der Stellenanzeige diesbezüglich keine Angaben gemacht werden, ist eine kurze Rücksprache mit dem Personaler sinnvoll.
Wie groß sollte die Datei sein?
3 Megabyte gelten als Richtwert. Eine Dateigröße von 6 Megabyte ist die Grenze. Dateien mit einer Größe von mehr als 6 Megabyte sind für E-Mail-Bewerbungen ungeeignet. Sie können nicht als einzelnes Dokument per Mail versandt werden, was einen reibungslosen Ablauf im Personalbüro erschwert.
Stattdessen sollte man die Unterlagen in einem Durchgang verschicken. Eine komprimierte Bewerbung im PDF-Format ist für den Personaler übersichtlich zu lesen und kann in einem kürzeren Zeitraum bearbeitet werden.
Was schreibe ich in die Betreffzeile meiner Mail-Bewerbung?
Neben dem Namen des Bewerbers wird der Anlass der Kontaktaufnahme über Email in der Betreffzeile geschildert. Die Zeile gibt somit Auskunft über den Grund, weshalb der Verfasser den Adressaten kontaktiert.
Achten Sie auf eine seriöse Mailadresse!
Bevor der Arbeitgeber alle übersandten Dokumente liest, fällt sein Blick auf die Emailadresse des Bewerbers. Aus diesem Grund sollte sie einen seriösen ersten Eindruck vom Jobsuchenden vermitteln.
Beispiele: Diese Adressen wirken auf den Arbeitgeber seriös
- MartinFeldmann@gmx.de
- MFeldmann@gmx.de
- martin.feldmann@gmx.de
- Martin-Feldmann@gmx.de
Adressen wie 'checker_marty123@gmx.de' sind für den Privatgebrauch geeignet. Bei der ersten Kontaktaufnahme mit einem zukünftigen Arbeitgeber sollten Bewerber auf Emailadressen mit 'offiziellem Charakter' zurückgreifen.
Beispiel: So könnte ein Anschreiben per Mail aussehen
'Betreff: Stellenanzeige vom 11. Juni 2022 - Bewerbung Martin Feldmann
Sehr geehrter Herr Rautenhaus,
hiermit übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen für die freie Stelle als Bankkaufmann. Ich würde mich freuen, wenn Sie mir in einem Vorstellungsgespräch die Möglichkeit zu einem persönlichen Kennenlernen geben würden. Bei eventuellen Rückfragen können Sie sich gerne an mich wenden.
Mit freundlichen Grüßen,
Martin Feldmann'
Anschreiben: im E-Mail-Text oder im Anhang?
Das Anschreiben kann in den Fließtext der Email integriert werden, wobei die Übermittlung im Anhang weiter verbreitet und empfehlenswerter ist.
Im Betreff nimmt der Verfasser Bezug auf die jeweilige Stellenausschreibung oder das vorab geführte Telefongespräch mit dem Personaler. Dabei sollte auch das Datum des Gesprächs angegeben werden.
Im Anschreiben fasst man sich kurz. Ausführliche Formulierungen finden sich in den Schriftstücken wieder, die als Anlage einsehbar sind.
