Vorstellungsgespräch bestätigen: So antworten Sie auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Vorstellungsgespräch bestätigen: So antworten Sie auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist ein positives Feedback Ihrer Bewerbung. Klopfen Sie sich auf die Schulter, denn Ihre Bewerbung hat im ersten Schritt überzeugt oder zumindest das Interesse des Arbeitgebers geweckt. Nun liegt es an Ihnen, dass Sie das Vorstellungsgespräch auch bestätigen. Welche Formulierungen Sie am besten wählen, um ein Bewerbungsgespräch elegant zusagen zu können, und wie Sie am besten einen Alternativtermin vorschlagen, lesen Sie in diesem Artikel!

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Das steht Ihnen bevor

Herzlichen Glückwunsch. Nach Sichtung Ihrer Bewerbung hat das Unternehmen entschieden, Sie persönlich kennenlernen zu wollen. Jetzt kommt es auf eine zeitnahe Reaktion und eine gute Vorbereitung an.

Wie schnell sollte ich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?

Die Frage ist einfach beantwortet: Schnell. Denn eine Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist mehr als nur eine formelle Angelegenheit. Sie ist Bestandteil des Bewerbungsprozesses und versteht sich quasi von selbst. Wenn der vorgeschlagene Termin für Sie passt, dann gibt es keinen Grund, mit einer kurzen Rückmeldung lang zu warten. Personaler planen gern und zuverlässig und deshalb ist es von besonderer Bedeutung, wenn Sie einen Termin zum Bewerbungsgespräch zeitnah bestätigen.

Merken Sie sich: Eine Terminbestätigung ist kein großer Akt. Checken Sie täglich Ihren Mail-Account und antworten Sie, wenn möglich, noch am selben Tag. Das beweist Professionalität und echtes Interesse.

Komplizierter wird es, wenn Sie den vorgeschlagenen Termin aus sehr wichtigen Gründen tatsächlich nicht wahrnehmen können. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können. Aber wägen Sie vorher genau ab, ob Sie nicht doch den originären Termin umsetzen können. Eine Terminabsage Ihrerseits kann dazu führen, dass Konkurrenten nun vor Ihnen die Chancen bekommen sich zu präsentieren und Ihnen möglicherweise den Rang ablaufen.

Keine Zeit zum genannten Termin, und nun?

Sie haben zum genannten Termin bereits eine andere Verbindlichkeit? Dann treten Sie an das Unternehmen heran mit der Bitte, das Bewerbungsgespräch zu verschieben!
Lassen Sie niemals den Personaler allzu lang warten. Zappeln lassen oder sonstige Psychospielchen sind vollkommen unangebracht. Am besten ist es, Sie greifen direkt zum Hörer und besprechen das Problem mit Ihrer Kontaktperson am Telefon. Bedanken Sie sich zuerst aufrichtig für die Einladung und äußern Sie gleichzeitig Ihr Bedauern, dass es für Sie aus beruflichen Gründen nicht möglich ist, den genannten Termin wahrzunehmen. Das zeigt, dass Sie ein gewisses Berufsethos mitbringen. Fragen Sie, ob es grundsätzlich möglich ist, das Gespräch zu verschieben. Nennen Sie zwei oder drei Alternativtermine oder warten Sie, wie der Personaler darauf reagiert oder was er Ihnen vorschlägt. Versuchen Sie in jedem Fall, einen Ersatztermin zu bekommen. Dann bringen Sie sich nicht in die unangenehme Gelegenheit des Wartens auf einen neuen Termin. Außerdem zeigen Sie, dass Sie über eine Hands-on-Mentalität verfügen, wenn Sie direkt selbst Alternativen vorschlagen.

Der frühe Vogel fängt den Wurm

Immer noch. Reagieren Sie zeitnah, das heißt: Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden. Wenn Sie andere Terminvorschläge machen, dann wählen Sie unterschiedliche Wochentage und Uhrzeiten. So erhöhen Sie die Chance, dass ein Termin passt. Außerdem zeigen Sie damit Ihre Flexibilität.

Der beste Zeitpunkt, einen Termin zum Gespräch zu bestätigen, ist immer derselbe Tag, an dem Sie die Einladung erhalten haben. Damit kommt es zu keiner unnötigen Verzögerung im Bewerbungsverfahren und Sie beweisen gleichzeitig Zuverlässigkeit.

E-Mail oder Telefon: So wählen Sie das richtige Medium

Tun Sie es dem Personaler gleich. Lädt er Sie per Mail ein, antworten Sie am besten auf die Mail. Fassen Sie sich dabei kurz, aber drücken Sie ruhig auch Ihre Freude über die Einladung aus. Ruft Sie jemand aus der Personalstelle an und Sie können spontan nicht sagen, ob der Termin für Sie passt oder Sie können im Moment nicht sprechen, dann fragen Sie, wann Sie ihn nochmal telefonisch kontaktieren dürfen. Lassen Sie allerdings nicht allzu viel Zeit vergehen und rufen Sie möglichst noch am selben Tag zurück.

Wenn Sie noch Fragen zum Vorstellungsgespräch haben, dann empfiehlt sich immer ein Anruf beim Ansprechpartner. Verbinden Sie hier geschickt Ihre Fragen und die Terminbestätigung miteinander.

Erhalten Sie ein schriftliches Einladungsschreiben, dann genügt ebenfalls eine Antwortmail. Sie brauchen kein Antwortschreiben postalisch aufgeben.

Diese Punkte sollten Sie vor dem Bewerbungsgespräch abgeklärt haben

  • Datum, Uhrzeit, Ort
  • Dauer und Gesprächspartner
  • geplanter Ablauf (Aufgaben, Rollenspiele, Fallsituationen, Test)
  • noch notwendige Unterlagen
  • Wegbeschreibung und Reisekostenerstattung

Formulierungsbeispiele: Präzise und elegant

Das Antwortschreiben kann folgendermaßen aufgebaut sein:

  • Anrede (bezieht sich auf die Person, die eingeladen hat)

Sehr geehrte Frau XY, Sehr geehrter Herr XY,

  • Dank für die Einladung aussprechen

Ich bedanke mich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Haben Sie vielen Dank für Ihre Einladung, die ich sehr gern annehme.

  • Terminbestätigung

Den Termin am … um … Uhr bestätige ich hiermit gern.

  • alternativ: Terminabsage

Leider bin ich aus beruflichen Gründen verhindert und kann den Termin an diesem Tag bei Ihnen nicht wahrnehmen.

An folgenden Tagen kann ich allerdings gern zu Ihnen kommen: Beispiele nennen

Sie erreichen mich telefonisch unter der 0… oder natürlich auch jederzeit per Mail.

  • positive Verabschiedung

Ich freue mich auf das Gespräch und verbleibe mit freundlichen Grüßen.

Das sollten Sie vermeiden

  • gar nicht antworten (Ignoranz kann Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zum Verhängnis werden)
  • zu spät antworten oder absagen (bleiben Sie immer am Ball bei Ihren Bewerbungen)
  • unvorbereitet anrufen (wenn Sie noch Fragen haben, informieren Sie sich erst auf der Website des Unternehmens, vielleicht finden sich schon dort die Antworten)
  • überflüssige Erklärungen (zum Beispiel private Gründe nennen, warum der Termin ungünstig ist)
  • nicht erreichbar sein (Telefon ausschalten oder Mails nicht regelmäßig abrufen)
  • Datum, Uhrzeit oder Ort verwechseln (das wirkt unvorbereitet und unprofessionell)

Und wenn ich das Vorstellungsgespräch komplett absagen möchte?

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist für die meisten Bewerber das erste Ziel auf dem Weg zum Traumjob. Es kommt aber auch vor, dass Sie vielleicht kein Interesse mehr an der Stelle haben, weil Sie bereits einem anderen Arbeitgeber zugesagt haben, sich Ihre persönliche Situation kurzfristig verändert hat oder Sie vorerst doch in Ihrer bisherigen Festanstellung verbleiben wollen. Dann ist es nicht nur eine Frage des Anstands, das Bewerbungsgespräch abzusagen. Bedenken Sie auch, dass Ihr guter Ruf in der Branche vielleicht darunter leiden könnte, wenn Sie sich gar nicht melden und die Einladung zum Vorstellungsgespräch einfach ignorieren.

Sie können in einem kurzen Antwortschreiben Ihren Dank aussprechen und absagen. Eine Begründung ist nicht zwingend nötig, macht aber die Absage insgesamt etwas verständlicher und hinterlässt keinen negativen Eindruck. Sicherlich werden Arbeitgeber und Personaler nicht erfreut sein über Ihre Absage, schließlich waren Sie unter den Wunschkandidaten. Aber das Leben ist Veränderung und Dinge verändern sich fortlaufend. Außerdem herrscht in vielen Branchen Fachkräftemangel und es ist nicht ungewöhnlich, wenn Bewerber abspringen. Bleiben Sie nur bei allem immer freundlich und wertschätzend.

Vorstellungsgespräch bestätigt, und nun?

Der Termin zum Vorstellungsgespräch ist bestätigt, jetzt können Sie anfangen, sich vorzubereiten. Nutzen Sie die Zeit bis zum Gespräch, um sich alle notwendigen Informationen zum Unternehmen einzuholen. Machen Sie sich auch Stichpunkte und üben Sie Ihre Körpersprache vor dem Spiegel. Überlegen Sie sich im Vorfeld Antworten auf Interviewfragen, die in der Regel immer gefragt werden. (Was sind Ihre Schwächen? Was unterscheidet Sie von Ihrer Konkurrenz? Gehaltswunsch? Wie sieht ein erfolgreicher Arbeitstag für Sie aus?). Bereiten Sie immer auch eigene Fragen vor (ein bis zwei Fragen sind immer angebracht und werden oft erwartet).

Planen Sie früh genug Ihre Anreise. Wenn Sie mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, müssen Sie mit Ausfällen rechnen. Checken Sie also alternative Verbindungen. Fahren Sie mit dem Auto, denken Sie an banale Dinge wie tanken, Berufsverkehr und Stau, Umfahrungen wegen Baustellen, Parkplätze vor Ort. Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken über Ihren Dresscode, denn auch Kleidung kann Kommunikation sein. Und bereiten Sie eine knackige Selbstpräsentation vor. Häufig wird bei Vorstellungsgesprächen darum gebeten, dass sich Bewerber kurz vorstellen und etwas über sich erzählen.

Vorstellungsgespräch zusagen: Niemals vergessen

Sie fragen sich vielleicht, was Sie tun sollen, wenn Sie eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für eine Stelle erhalten, die Sie wirklich wollen. Leider gibt es darauf nur eine Antwort: Vergessen Sie bitte nie zu antworten! Ein potenzieller Arbeitgeber hat sich die Zeit genommen, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen und einen Termin für ein Vorstellungsgespräch freizuschaufeln, daher ist es wichtig, ihm zu zeigen, dass Sie an der Stelle ebenso interessiert sind und sich auf das Gespräch freuen. Wenn Sie aus irgendeinem Grund den angegebenen Termin nicht wahrnehmen können, teilen Sie dies so bald wie möglich mit und bieten Sie Alternativen an. Wenn Sie überhaupt nicht antworten, wird Ihre Bewerbung wahrscheinlich vergessen und zugunsten eines anderen Bewerbers übergangen. Eine prompte und höfliche Antwort zeigt Ihre Professionalität und Ihr Interesse an der Stelle. Zögern Sie also nicht und bestätigen Sie mithilfe unserer Formulierungstipps Ihr Vorstellungsgespräch noch heute!

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.