Personalreferent: Ausbildung, Aufgabengebiet & Gehalt

Ein Personalreferent ist für die Personalverwaltung sowie die -entwicklung zuständig. Anders ausgedrückt: Sie kümmern sich um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von ihrem Eintritt ins Unternehmen bis zu ihrem Austritt. Hierbei handelt es sich nicht um einen klassischen Studien- oder Ausbildungsberuf, sodass es mehrere Möglichkeiten gibt, diese Berufsbezeichnung zu erlangen. So ist es beispielsweise möglich, durch ein Betriebswirtschaftsstudium - den Beruf des Personalreferenten zu erlangen. Auch eine abgeschlossene Ausbildung als Personalsachbearbeiter oder eine entsprechende Weiterbildung können Sie zu diesem Berufsbild führen.

Was macht ein Personalreferent (m/w/d )?

Personalreferentinnen und -referenten übernehmen eine sehr wichtige und verantwortungsvolle Position in der Personalabteilung. Sie planen gemeinsam mit der Geschäftsleitung sowie den Kolleginnen und Kollegen den Mitarbeiterbedarf eines Unternehmens (Personalbedarfsermittlung). Auf dieser Grundlage entwickeln sie Strategien zur Beschaffung des Personals und auch zum Personalabbau.

Ein Personalreferent übernimmt zum einen administrative Tätigkeiten im Personalbereich, so beispielsweise die Verwaltung von Unterlagen oder die Erstellung von Berichten. Auch die Ausarbeitung von Stellenprofilen, die Formulierung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie Vertragsabschlüsse fallen in das Aufgabengebiet des Personalreferenten. Zum anderen muss der Personalreferent Einstellungs- und Kündigungsgespräche führen.

Personalreferenten betreuen und fördern Mitarbeiter von ihrem ersten Arbeitstag bis zum letzten Tag, sei es aufgrund eines Beschäftigungswechsels oder weil sie sich in den Ruhestand verabschieden. Grundsätzlich tragen Personalreferenten die Verantwortung dafür, dass die personellen Anforderungen des Unternehmens optimal erfüllt werden können.

Eine alternative Berufsbezeichnung für Personalreferenten ist Human Resources Manager, kurz HR-Manager.

Mögliche Arbeitsfelder:

Der Personalreferent (m/w/d) findet in Unternehmen und Branchen fast aller Wirtschaftsbereiche eine Anstellung. Als HR-Expertin oder -Experte können Sie auch selbstständig tätig sein. In einem solchen Fall unterstützen Sie Manager für eine zeitlich befristete Periode. Als Freelancer können Sie im Gegensatz zu einer Festanstellung Ihren Arbeitsalltag flexibler gestalten und auch einen höheren Stundensatz in Rechnung stellen.

Anforderungen & Qualifikationen: Welche Soft Skills sollte ein Personalreferent mitbringen?

Als Allrounder des Personalwesens gehen Sie hier einem sehr facettenreichen und kommunikativen Beruf nach. Sie stehen in einem engen Kontakt mit dem gesamten Personal des Unternehmens und haben regelmäßig mit allen Abteilungen der Firma zu tun.

Allgemeine Voraussetzungen und Zertifikate

• Bundesweit gibt es keine einheitlichen Standards für die Personalreferent Weiterbildung. Dementsprechend sind die Lehrgänge nach den jeweiligen internen Vorschriften der Lehrgangsträger geregelt.
• Die Aus- bzw. Weiterbildung kann berufsbegleitend, in Vollzeit oder über ein Fernstudium absolviert werden.

Voraussetzung ist für viele Ausbildungsstätten die Allgemeine Hochschulreife (Abitur). Alternativ kann die Ausbildung auch begonnen werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Mittlere Reife und mehrere Jahre Berufspraxis im Bereich Büromanagement
2. Abgeschlossene verwaltende oder kaufmännische Berufsausbildung und zwei Jahre Berufserfahrung.

• Abhängig vom jeweiligen Anbieter und der Lehrgangsform dauert die Aus- bzw. Weiterbildung zum Personalreferenten 6-12 Monate. Wer sich für einen Fernkurs entscheidet, sollte ungefähr eine 1,5-jährige Ausbildungsdauer einplanen.
• Ein Quereinstieg in den Beruf ist ebenfalls möglich. Vorteilhaft sind in einem solchen Fall Berufserfahrungen in einem berufsverwandten Bereich wie etwa im Vertrieb oder im HR-Bereich. Es ist wichtig, dass sich Quereinsteiger mit den aktuellen Entwicklungen im Personalwesen vertraut machen und bei Bedarf eine Weiterbildung absolvieren, um das fehlende Know-how für den Beruf zu erwerben.

Schulische und fachliche Voraussetzungen

• Gutes allgemeines intellektuelles Leistungsvermögen.
• Gute Merkfähigkeit, so beispielsweise gutes Gedächtnis für Namen, Personen oder sonstige Sachverhalte bei der Personalbeschaffung.
• Umstellungsfähigkeit – zum Beispiel rascher Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben wie etwa Arbeitsvertragserstellung, Gehalts- und Lohnabrechnung oder Führung von Bewerbungsgesprächen; schnelles Wiederaufnehmen einer bestimmten Aufgabe nach Unterbrechung.
• Schnelles Erledigen von Schreibarbeiten am Computer.
• Kaufmännische Befähigung, etwa für die Personalentwicklungsplanung, der Analyse oder der Bewertung von Personalkosten.
• Planungs- und Organisationstalent (etwa für die Personalgewinnung oder den Personaleinsatz).
• Mathematische Kenntnisse, so beispielsweise für die Kalkulation von Personalkosten oder für die Erstellung und Auswertung von Diagrammen und Statistiken.
• Gutes Verständnis für verbale Äußerungen (zum Beispiel von Bewerbern im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs).
• Gutes Ausdrucksvermögen (etwa für das Führen von Mitarbeitergesprächen oder für die Erteilung diverser Auskünfte an die Bewerber).
• Gutes Textverständnis (zum Beispiel für die Prüfung eingehender Bewerbungsunterlagen).
• Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen und perfekte Rechtschreibung, so etwa für das Formulieren einer Stellenausschreibung oder Schulungsunterlagen.

Körperliche Voraussetzungen

• Feinmotorik der Finger und Hände (für die Erledigung von PC-Schreibarbeiten).
• Ungestörtes Sprechvermögen (etwa für die Mitarbeiterberatung in arbeitsrechtlichen oder personalrelevanten Belangen)
• Nahsehvermögen – auch korrigiert.
• Gutes Sprachverständnis und Hörvermögen
• Belastbares Nervensystem, um auch komplexe Situationen im Unternehmen wie Kündigungen oder Abmahngespräche gut bewältigen zu können.

Persönliche Kompetenzen – Soft Skills

Folgende Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse wird für die Tätigkeit als Personalreferent benötigt:

• Einsatz- und Leistungsbereitschaft sowie Durchhaltevermögen, um beispielsweise auch schwierige oder unangenehme Personalentscheidungen zügig vorzubereiten und abzuschließen.
• Sorgfalt (zum Beispiel für eine fehlerfreie Erstellung von Arbeitszeugnissen oder Arbeitsverträgen).
• Entscheidungsfähigkeit (zum Beispiel hinsichtlich des Personalaufbaus oder des -abbaus).
• Selbstständige Arbeitsweise
• Flexibilität, so etwa für den Umgang mit Mitarbeitern mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen.
• Lernbereitschaft, um sein Fachwissen immer auf einem aktuellen Stand zu halten.
• Verschwiegenheit
• Psychische Stabilität (beispielsweise für einen gelungenen Umgang mit diversen Konfliktsituationen mit Mitarbeitern).
• Kommunikationsfähigkeit & Kontaktbereitschaft
• Teamfähigkeit
• Empathie und gute Menschenkenntnis
• Konfliktfähigkeit (zum Beispiel angemessene Reaktionen im Rahmen von Kündigungs- oder Abmahngesprächen).
• Selbstsicherheit und souveränes Auftreten (zum Beispiel beim Führen von Einstellungs- oder Personalgesprächen).
• Kunden- und Serviceorientierung
• Durchsetzungsvermögen (etwa argumentatives Überzeugen der Geschäftsführung von der eigenen Personalplanung).

Personalreferent Ausbildung – Dauer und Inhalte

Für den Job als Personalreferent gibt es keinen klassischen, vordefinierten Ausbildungsweg. Die meisten Personalreferenten haben im Vorfeld ein Hochschulstudium mit dem Schwerpunkt Personalmanagement absolviert. Eine gute Grundlage bildet auch ein Studiengang in Psychologie, Jura oder Wirtschaftswissenschaften.

Alternativ kann im Vorfeld eine kaufmännische Ausbildung absolviert werden, so etwa zur Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau oder zum Personalfachkaufmann/-kauffrau.

Für Berufstätige gibt es Weiterbildungen und Zertifizierungen der Handels- und Industriekammern bzw. vom „Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V. bSb“, zum „Personalreferent IHK“ oder zum „Personalreferent bsb“. Im Allgemeinen setzen diese Fortbildungen eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwandten Bereich voraus.

Grundsätzlich ist das Personalwesen auch offen für Quereinsteiger.

Weiterbildungsinhalte

• Personalpolitik & -beschaffung, -planung und -auswahl.
• Arbeitsvertragserstellung
• Personalbeurteilung (z. B. Ziele, Aufgaben, Anlässe)
• Instrumente und Formen der Personalentwicklung, Qualifikationsanalysen, Zielvereinbarungen, betriebliche Weiterbildungen.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) im Unternehmen (so zum Beispiel BGM-Grundzüge, betriebliches Eingliederungsmanagement, Altersmanagement).
• Betriebssozialwesen, beispielsweise die Funktion und Aufgabe der gesetzlichen Sozialversicherung, Instrumente und Ziele des Betriebssozialwesens.
• Arbeitsrecht
• Psychologie & Konfliktmanagement (Kommunikation, Mitarbeitermotivation, Gesprächsführung, Mitarbeiterführung, Stressmanagement).

Tätigkeiten & Aufgaben: Verantwortungsbereiche des Personalreferenten

Das Arbeitsfeld der sogenannten „Human Resources“ (HR) umfasst verschiedene Aufgaben, beginnend von der Bewerberauswahl sowie der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur langfristigen Personalverwaltung. Das Tätigkeitsspektrum ist also sehr breit gefächert.

Zu den Aufgaben als Personalreferent gehören:

• Personalplanung und -beschaffung
• Gemeinsam mit der Unternehmensleitung den künftigen Personalbedarf der Firma planen.
• Entwicklung von Strategien zur Personalgewinnung und unter Umständen auch zum Personalabbau.
• Stellenprofilerstellung
• Ausarbeitung von Arbeitsverträgen
• Formulierung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen (etwa auf der Unternehmenswebseite, in Online-Stellenbörsen, in Zeitungen und Zeitschriften oder auf Social-Media-Plattformen).
• Telefonische Auskunftserteilung an Bewerberinnen und Bewerber, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, die Bewerber in enger Absprache mit der Unternehmensführung zum persönlichen Gespräch einladen.
• Bewerberauswahl
• Vorbereitung und ggf. eigenständige Durchführung von Bewerbungs- und Kündigungsgesprächen.
• Abschluss von Aufhebungsverträgen.
• Personalentwicklung und -verwaltung
• Führung und Verwaltung von Personalakten
• Erfassung von Urlaubs-, Krankheits- und sonstigen Fehlzeiten und Personalangelegenheiten
• Vorbereitung von Gehalts- und Lohnabrechnungen
• Überprüfung der Sozialversicherungspflicht der Beschäftigten
• Führung von Beratungsgesprächen zu diversen Themen wie beispielsweise Elternzeit, Arbeitszeitmodelle, Steuern, betriebliche Altersversorgung, Vermögensbildung, Firmendarlehen, berufliche Wiedereingliederung oder Mitarbeitererfolgsbeteiligung.
• Verfassen von Zielvereinbarungen und -beurteilungen
• Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Vorbereitung und Abschluss von Aufhebungsverträgen
• Vorbereitung betrieblicher Kündigungen
• Planung beruflicher Weiterbildungen, Schulungen sowie die Ermittlung künftig erforderlicher Mitarbeiterkompetenzen.
• Feststellung des Weiterbildungsbedarfs
• Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen.
• Coaching und Beratung von Führungskräften.
• Bei Bedarf: Vermittlung zwischen Mitarbeiter und Unternehmensleitung.

Gehalt: Was verdient ein Personalreferent?

Geht es um das Einstiegsgehalt, so spielt die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. Ebenso kommt es auf die individuelle Berufserfahrung an. In größeren Betrieben ist die Arbeit eines Personalreferenten häufig mit einer großen Verantwortung für einen höheren Personalstamm verbunden. Dementsprechend fällt auch das Gehalt für die Fachkräfte höher aus als bei kleinen oder mittelständischen Unternehmen.

Darüber hinaus ist in einer großen Organisation fast immer die Möglichkeit der Spezialisierung gegeben. Auch dadurch kann das brutto Gehalt als Personalreferent noch weiter ansteigen. Das Durchschnittsgehalt liegt jedoch bei 4.000 Euro brutto pro Monat.

Quelle Gehalt: https://www.mein-studium-karriere.de/jobs-stellenangebote/personalreferent/

Arbeitszeitmodelle und Schichtdienst

Abhängig vom Unternehmen sowie vom Arbeitsvertrag beträgt die Wochenarbeitszeit im Durchschnitt 38 bis 40 Stunden. Unter Umständen können Überstunden erforderlich sein, so zum Beispiel, wenn wichtige Fristen eingehalten werden müssen oder bestimmte Aufgaben einen hohen Zeiteinsatz erfordern. Schichtarbeit gibt es bei Personalreferenten aber in der Regel nicht.

Karriereperspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten

In kleinen Unternehmen fällt einem Personalreferenten im Allgemeinen die Zuständigkeit für das gesamte Personalwesen zu. In mittleren oder großen Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich auf einen bestimmten Fachbereich zu spezialisieren.

Auch wenn keine Fachspezialisierung angestrebt wird, sollten sich Personalreferenten stetig weiterbilden, insbesondere bezüglich der aktuellen Gesetzeslage, denn diese ändert sich immer wieder. 

Darüber hinaus befassen sich viele Weiterbildungen mit zentralen Unternehmensthemen wie Mitarbeitermotivation, Teambildung oder Arbeitsplatzgestaltung. Ein Personalreferent muss nämlich auch Sorge dafür tragen, dass sich das Personal im Unternehmen wohlfühlt. 

Auch wenn Sie bereits als Personalreferent/Personalreferentin tätig sind, spricht nichts gegen die Aufnahme eines Studiums, zum Beispiel berufsbegleitend. Möchten Sie nämlich in einer bestimmten Branche als Personalreferent tätig sein, so ist es sehr hilfreich, diesen Bereich auch sehr gut zu kennen und zu verstehen. Ein absolviertes Studium in „Personalmanagement“ beziehungsweise in „Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Personalmanagement“ ermöglicht Ihnen ein schnelles Hochklettern auf der Karriereleiter. Auf diese Weise können Sie eine leitende Position erreichen. Das Studium kann an öffentlichen Hochschulen oder Berufsakademien absolviert werden. Nicht immer ist ein Abitur eine Grundvoraussetzung für den Hochschulzugang.

Alternativ können Sie auch eine Qualifizierung zum „Betriebswirt für Personalwirtschaft“ oder zum „Personalkaufmann/-frau“ absolvieren. Auch auf diese Weise verbessern Sie ihre Job-Aufstiegschancen deutlich.

Arbeitsmarkt und Jobaussichten

Die Berufsaussichten für Personalreferenten sind sehr gut. Sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen als auch in Großkonzernen besteht eine steigende Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften in der Personalabteilung.

Durch den Fachkräftemangel und den demografischen Wandel gewinnt die Personalarbeit immer mehr an Bedeutung. Firmen sind darauf angewiesen, qualifiziertes Personal zu finden und langfristig zu binden. Der Personalreferent spielt dabei eine zentrale Rolle.

Auch durch die zunehmende Digitalisierung und den Einsatz moderner HR-Software werden spezialisierte Kenntnisse im Personalwesen immer wichtiger. Ein Personalreferent mit Weiterbildungen und Berufserfahrung hat daher sehr gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt.

Insbesondere in Ballungszentren und wirtschaftlich starken Regionen übersteigt die Nachfrage nach Personalreferenten derzeit das Angebot an qualifizierten Fachkräften. Aber auch in ländlichen Regionen zeichnet sich ein Mangel an Experten für das Personalwesen ab.

Für engagierte Referenten mit organisatorischem Geschick bieten sich hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten. Die Aussichten, im Laufe der Karriere eine leitende Position im Human Resources Bereich zu erreichen, sind äußerst positiv.

Ausblick und Fazit

Wer sich als Personalreferent/Personalreferentin in einem größeren Unternehmen bewirbt, hat viele Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten. Angefangen vom Personalmarketing über das Personalcontrolling bis hin zur Personalentwicklung können Sie Ihren ganz individuellen Schwerpunkt in Ihrer beruflichen Karriere setzen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, den ersten Schritt in Richtung einer vielversprechenden Zukunft im Personalwesen zu gehen, indem Sie noch heute Ihr kostenloses Stellengesuch veröffentlichen. Entdecken Sie eine Vielzahl Jobangebote im Human Resources Bereich und erhalten Sie passende Jobangebote direkt per E-Mail. Wir sorgen dafür, dass Sie stets auf dem neuesten Stand bleiben!