Prokurist: Berufsbild, Aufgaben, Gehalt

Wie ist der Begriff "Prokurist" entstanden?

Prokurist leitet sich vom Begriff "cura" ab, das aus dem Lateinischen stammt und 'Sorge' bedeutet. In der Prokuristenarbeit tragen Sie Sorge für den Betrieb, in dem Sie angestellt sind.

WAS IST EIN PROKURIST, UND WELCHE AUFGABEN HAT ER?

Aufgaben und Rechte von Prokuristen

Als Prokurist haben Sie eine besondere Stellung im Unternehmen:

• Wenn Sie ein Prokurist/ eine Prokuristin sind, verfügen Sie über Prokura. Dabei handelt es sich um eine Handlungsvollmacht mit bestimmten Rechten und Beschränkungen, die je nach Ausgestaltung der Prokura unterschiedlich sein können. Das wird auch als geschäftliche Vertretungsvollmacht bezeichnet.
• Der Job des Prokuristen ist kein Ausbildungsberuf im eigentlichen Sinn. Häufig haben Prokuristen eine Ausbildung im Bereich Wirtschaft wie zum Beispiel BWL genossen.
• Der Prokurist erledigt im Namen seines Unternehmens Besorgungen wie Verträge und andere Rechtsgeschäfte.
• Neben rechtlichen Angelegenheiten befassen Sie sich mit den finanziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens und leiten geschäftliche Prozesse.
• Sie erledigen Geschäfte sowie den Schriftverkehr im Betrieb, fungieren als Stellvertreter für das Unternehmen und repräsentieren es.

WAS WIRD VON IHNEN ALS PROKURIST ERWARTET?

Als Prokurist sollten Sie folgende Anforderungen erfüllen:

• Da Sie sich als Prokurist mit den Finanzen eines Unternehmens auseinandersetzen müssen, sollten sie gerne mit Zahlen umgehen.
• Neben einer guten Auffassungsgabe  ist ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl unerlässlich.
• Da Sie als Prokurist oder Prokuristin nach außen als Vertreter Ihres Unternehmens in Erscheinung treten, sollten Sie seriös, kompetent und gleichwohl kommunikativ und offen auftreten können.
• Als Prokurist müssen Sie Entscheidungen immer mit Bedacht fällen. Das gilt insbesondere bei komplexen Sachverhalten. Die Haftung eines Prokuristen ist dabei zu beachten.
• Zusätzlich zu einer Vorliebe für die Logik brauchen Sie gute Sprachkenntnisse für die Korrespondenz. Neben Deutsch sollten Sie auch Englisch verhandlungssicher beherrschen.
• Prokuristen sollten tiefgehende Kenntnisse über steuerliche Rahmenbedingungen besitzen, um die Auswirkungen von Unternehmensentscheidungen auf die Steuerlast beurteilen und um rechtssichere Entscheidungen treffen zu können.
• Auch unter Druck von außen müssen Sie einwandfreie Leistung bringen. Stress-Resilienz ist damit eine weitere wichtige Eigenschaft für Prokuristen.
• Spaß am Umgang mit anderen Menschen ist ebenfalls von Vorteil: Sei es der Geschäftsführer, ein externer Kunde oder Geschäftspartner, oder ein Mitarbeiter - als Prokurist haben sie mit allen zu tun.
• Verschwiegenheit: Als Prokurist haben Sie Einblick in interne Prozesse und Vorgänge, die nur Ihnen und der Geschäftsführung bekannt sind.
• Verhandlungsgeschick: Da Sie als Prokurist im Namen des Unternehmens Verhandlungen führen und sogar Verträge abschließen, müssen sie in der Lage sein, die Interessen des Unternehmens bestmöglich durchzusetzen.
• Für Prokuristen ist eine durchschnittliche Arbeitszeit von mehr als 40 Wochenstunden keine Seltenheit. Überlegen Sie sich deshalb vor der Bewerbung, ob Sie einen entsprechenden Workload in Kauf nehmen würden (oder können).
• Allgemeine Erfahrungen mit den Arbeitsabläufen von Unternehmen. Spezielle Branchenkenntnisse sind zu empfehlen.

Welche Unternehmen dürfen Prokura erteilen?

Ob ein Unternehmen Prokura erteilen und damit Prokuristen beschäftigen darf, hängt von der jeweiligen Rechtsform ab. Dazu berechtigt sind Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), GmbHs sowie UGs. Auch Personenhandelsgesellschaften wie OHGs, KGs sowie GmbH & Co. KGs dürfen Prokura erteilen. Das gilt auch für im Handelsregister eingetragene Kaufleute.

Dagegen dürfen nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, Freiberufler, Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbRs) sowie Partnergesellschaften und eingetragene Vereine keine Prokura erteilen.

DIE AUSBILDUNG: WER KANN PROKURIST WERDEN?

Prokurist wird man nicht einfach so. Es gibt auch keine spezielle Ausbildung für Prokuristen. Vielmehr ist es so, dass die Position des Prokuristen einen Karriereschritt darstellt. Wer Prokurist werden will, muss sich zuvor im Berufsleben bewährt haben. Das bedeutet auch, dass man selten die Chance erhält, direkt nach der Berufsausbildung als Prokurist einzusteigen.

Es gibt verschiedene Studienfächer und Ausbildungsberufe, die sich besonders als Basis für einen späteren Posten als Prokurist eignen.

STUDIENFÄCHER

Insbesondere Wirtschaftswissenschaften wie BWL, VWL oder Wirtschaftsingenieurwesen zählen zu den klassischen Studienfächern von Prokuristen. Aber auch Studiengänge in Wirtschaftsrecht, Marketing oder Sales Management können auf die Tätigkeit eines Prokuristen vorbereiten. Aufgrund der hohen Relevanz rechtlicher Fragestellungen kommen außerdem besonders Juristen für den Job des Prokuristen infrage.

AUSBILDUNGSBERUFE

Wer als Prokurist tätig werden will, kann sich auch einer klassischen kaufmännischen Ausbildung wie beispielsweise zum Steuerfachangestellten unterziehen. Auch Ausbildungsberufe im juristischen Bereich wie zum Beispiel zur Rechtsanwaltsfachangestellten können als Einstieg dienen. So verfügen zum Beispiel viele Angestellte bei einem Rechtsanwalt über Fachwissen aus einer akademischen Laufbahn. Oftmals waren Neuprokuristen zuvor kaufmännische Angestellte in einem anderen Unternehmen.

Definition PROKURA: WAS BEDEUTET DAS? WELCHE ARTEN GIBT ES?

Die Prokura ist die Handlungsvollmacht. Die gesetzlichen Regelungen zur Prokura finden sich in §§ 48ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB). Aufgrund der Komplexität des Themas hat der Gesetzgeber diesem im Handelsgesetzbuch gleich einen ganzen Abschnitt eingeräumt. Nach § 49 Absatz 1 HGB ermächtigt die Prokura "zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt".

Wenn Sie eine Prokura für ein bestimmtes Gebiet besitzen, dürfen Sie dort eigenmächtig anstelle eines Geschäftsführers Entscheidungen treffen. Gleichzeitig macht die Prokura auch Einschränkungen geltend. Um Gültigkeit zu erlangen, muss die Erteilung der Vollmacht im Handelsregister eingetragen werden. Zudem hat der Prokurist neben seine Unterschrift das Kürzel "ppa." (Lateinisch "per procura autoritate", übersetzt "mit der Macht einer Proikura") zu setzen. 

Das Aufteilen der Verantwortung hat einen einfachen Grund: Ein Geschäftsführer ist zumeist nicht in der Lage, alle anfallenden Aufgaben und Geschäfte selbst zu bewältigen. Zur eigenen Entlastung wählt er dafür Untergebene aus, die Vollmachten für ihre Arbeitsbereiche erhalten und darin selbst Geschäfte im Namen des Unternehmens wahrnehmen können. Vor allem bei großen Konzernen ist das Bevollmächtigen per Prokura eine gängige Praxis.

Unterschieden wird zwischen folgenden Arten der Prokura: 

• Einzelprokura
• Gesamtprokura
• Filialprokura 

Doch was bedeutet das konkret?

EINZELPROKURA

Bei einer Einzelprokura handelt es sich um die klassische Form der Prokura, bei der dem Prokuristen als Einzelnem eine Handlungsvollmacht erteilt wurde, aufgrund welcher er allein zur Vertretung berechtigt ist.

GESAMTPROKURA

Die Gesamtprokura wird auch als Kollektivprokura bezeichnet. Geregelt ist sie in § 48 Absatz 2 HGB. Dabei wird Prokura an mehrere Personen gemeinschaftlich erteilt. Diese agieren zusammen und teilen sich die Verantwortung. Entscheidungen sind stets gemeinsam zu treffen.

Bei der Gesamtprokura sind verschiedene Unterfälle zu unterscheiden. Dabei sind zunächst die echte und die unechte Gesamtprokura zu nennen. Bei der echten Gesamtprokura sind erhalten zwei oder mehr Personen gemeinschaftlich Prokura. Jeder Prokurist ist nur dann handlungsberechtigt, wenn er mit einem oder allen anderen Prokuristen gemeinsam seine Vertretungsmacht ausübt. Bei der unechten Gesamtprokura muss der Prokurist dagegen gemeinsam mit einem organschaftlichen Vertreter wie zum Beispiel einem Gesellschafter oder einem Vorstandsmitglied handeln.

Bei der echten Gesamtprokura wird zusätzlich zwischen einer allseitigen und einer halbseitigen Gesamtprokura differenziert. Bei der allseitigen echten Gesamtprokura sind alle Prokuristen ausschließlich gemeinschaftlich berechtigt. Bei der halbseitigen echten Gesamtprokura ist dagegen mindestens ein Prokurist nur gemeinschaftlich mit einem anderen Prokuristen zur Vertretung befugt, während die anderen Prokuristen über eine Einzelprokura verfügen.

FILIALPROKURA

Bei der Filialprokura handelt es sich um eine Prokura, die auf bestimmte Niederlassungen eines Unternehmens beschränkt ist. Hierfür ist jedoch notwendig, dass die Niederlassungen unter verschiedenen Firmen betrieben werden und die Beschränkung ins Handelsregister eingetragen wurde.

Prokura vs. Vollmacht: Wo liegt der Unterschied?

Will ein Unternehmen keine Prokura erteilen, einen Mitarbeiter aber dennoch zu bestimmten Handlungen im Namen der Firma ermächtigen, kann auch eine einfache Vollmacht erteilt werden. Diese befugt den Handlungsbevollmächtigten dann zu einzelnen rechtsgeschäftlichen Handlungen. Die bevollmächtigte Person darf dann beispielsweise eine bestimmte Form von Verträgen abschließen.

WIE ERFOLGT DIE ERTEILUNG EINER PROKURA?

Will ein Unternehmen Prokura erteilen, kann das nur unter Einhaltung bestimmter Formalitäten erfolgen: 

• Prokura erteilen dürfen in der Regel nur Unternehmen, die in Gesellschaftsformen organisiert sind, die eines Eintrags im Handelsregister bedürfen. Berechtigt zur Ernennung eines Prokuristen oder einer Prokuristin sind eingetragene Kaufleute sowie Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften. Nicht berechtigt sind Gesellschaften des bürgerlichen Rechts, Vereine und Freiberufler.
• Zur Erteilung der Prokura berechtigt ist nur der Inhaber eines Handelsgeschäfts oder dessen gesetzlicher Vertreter 
• Wird Prokura erteilt, so ist dies im Handelsregister einzutragen (sofern es sich um eine Gesamtprokura handelt, ist auch dies zu vermerken)
• Das Erlöschen einer Prokura ist ebenfalls im Handelsregister einzutragen. Ist dies nicht der Fall, gilt die Vollmacht grundsätzlich nach außen weiter.

WAS DARF EIN PROKURIST UND WAS NICHT?

Welche Rechtshandlungen und Aufgaben darf ein Prokurist wahrnehmen? Die Rechte und Pflichten sowie den Umfang und die Grenzen der Vertretungsvollmacht regelt §49 des Handelsgesetzbuchs.

WAS IST DEM PROKURISTEN ERLAUBT?

• allgemeine rechtsgeschäftliche Handlungen für das Unternehmen
• die Übertragung von Vollmachten an andere Mitarbeiter, allerdings keine Vergabe von Prokura
• Verbindlichkeiten eingehen, Kredite aufnehmen und vergeben
• Prozesse führen und Vergleiche schließen
• die Steuerung von wirtschaftlichen Angelegenheiten
• Anmieten oder Veräußern einer Grundstücksfläche – dies dürfen Sie als Prokurist allerdings nur, wenn Ihnen hierfür gesondert eine Befugnis erteilt worden ist (dies ist explizit in § 49 Absatz 2 HGB geregelt) 
• Einstellung und Kündigung von Arbeitnehmern – dies dürfen Sie nur, sofern Sie der Vorgesetzte dazu berechtigt hat

WAS IST EINEM PROKURISTEN NICHT ERLAUBT? WELCHE BESCHRÄNKUNGEN DER PROKURA GIBT ES? 

Über die Schließung eines Unternehmens entscheidet ausschließlich der Vorgesetzte. Besonders dann, wenn der Betrieb zahlungsunfähig ist.

Darüber hinaus sind Prokuristen nicht zu den folgenden Handlungen berechtigt:

• Insolvenz beantragen
• Handlungen vornehmen, die den Wesen des Unternehmens verändern
• Steuererklärungen unterzeichnen
• die Abgabe von Eideserklärungen
• Bilanzen und das Inventar abzeichnen
• Prokura erteilen
• Anträge zur Anmeldung im Handelsregister stellen
• Gesellschafter kündigen oder neu aufnehmen
• der Verkauf der Firmenräumlichkeiten
• Beschränkungen der Prokura im Innenverhältnis gelten gegen Dritte nur, wenn diese davon Kenntnis hatte oder diese kennen musste 

Wann erlischt die Prokura?

Eine erteilte Prokura gilt bis zum Widerruf. Das bedeutet, sie ist grundsätzlich unbeschränkt gültig. Weitere Gründe, die zum Erlöschen der Prokura führen:

• Insolvenz des Unternehmens
• Verlust der Geschäftsfähigkeit des Prokuristen
• Einstellung des Geschäftsbetriebs
• Wechsel in eine Rechtsform des Unternehmens, die nicht zur Erteilung von Prokura berechtigt ist, wie zum Beispiel eine GbR

Zudem sind der Geschäftsinhaber sowie seine gesetzlichen Vertreter jederzeit dazu berechtigt, einmal erteilte Prokura zu entziehen. Dagegen kann der Prokurist selbst seine Vollmacht nicht zurückgeben.

Wie ist die Haftung von Prokuristen geregelt?

Die Position eines Prokuristen bringt ein hohes Maß an Verantwortung und damit ein erhöhtes Haftungsrisiko mit sich. Dabei ist entscheidend, ob seine Handlungen fahrlässig, grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich erfolgt sind. Kann der Prokurist nachweisen, dass er sich im Rahmen seiner Handlungen an die ihm zugewiesenen Befugnisse und an die Unternehmensrichtlinien gehalten hat, ist er gegebenenfalls nur beschränkt haftbar. Verletzt ein Prokurist dagegen das Gesetz oder verursacht ein abgeschlossener Vertrag Schäden, dann haftet er persönlich.

Aufgrund des hohen Haftungsrisikos ist für Prokuristen eine entsprechende Versicherung empfehlenswert. Das kann zum Beispiel eine Manager-Rechtschutzversicherung sein. Die meisten Unternehmen verfügen außerdem über eine sogenannte Directors and Officers Liability Insurance, kurz D&O-Versicherung genannt. Sie übernimmt Kosten für den Rechtschutz im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass neben den Geschäftsführern auch der Prokurist in diese Versicherung einbezogen wird.

DAS GEHALT - WIE VIEL VERDIENT MAN ALS PROKURIST IN EINEM UNTERNEHMEN?

Das Einkommen eines Prokuristen hängt vom Unternehmen ab. Grundsätzlich ist die Höhe des Gehalts auch eine Frage der Verhandlung.

Weil die Aufgabenstellung von Prokuristen je nach Unternehmen und Aufgabenfeld sehr unterschiedlich sein kann, ist die Gehaltsbandbreite entsprechend groß. Sie hängt auch davon ab, ob die Position zusätzlich mit Führungsverantwortung verbunden ist. Zudem sind regionale Unterschiede zu berücksichtigen. In Städten mit einem großen Angebot an Arbeitsplätzen wie zum Beispiel München oder Stuttgart sind die Gehälter höher als in strukturschwachen Regionen.

Das Gehalt für Prokuristen lässt sich grob in einer Bandbreite zwischen 60.000 und 110.000 Euro ansiedeln. Dabei sind Ausreißer nach unten oder nach oben durchaus verbreitet. Erfahrene Prokuristen mit einem breiten Verantwortungsbereich und Führungsaufgaben können es durchaus auf 190.000 Euro und mehr pro Jahr bringen, während in kleinen Unternehmen auch weniger als 50.000 Euro aufgerufen werden.

WER STELLT PROKURISTEN EIN?

Prokuristen gibt es in vielen größeren Unternehmen beinahe aller Branchen. Allerdings gibt es die Position des Prokuristen aufgrund ihrer herausgehobenen Stellung in einem Unternehmen meist nur vereinzelt.

In kleineren Betrieben können die Chancen auf eine Anstellung als Prokurist alleine aufgrund der geringeren Mitarbeiterzahl günstiger stehen. Weil es in solchen Unternehmen allerdings im besonderen Maße auf ein hohes Vertrauen ankommt, dürften vor allem solche Personen in die engere Wahl kommen, die bereits seit längerer Zeit im Unternehmen beschäftigt sind.

Wer direkt nach dem Studium oder der Ausbildung als Prokurist durchstarten möchte, sollte sowohl verschiedene Branchen als auch unterschiedliche Unternehmensgrößen in Betracht ziehen.

Welche Aufstiegs- und Karrierechancen habe ich als Prokurist?

In Bezug auf Weiterbildung stehen Ihnen verschiedene Wege offen. Wenn Sie Erfahrungen als Prokurist gesammelt haben, ist ein Aufstieg in eine höhere Führungsposition denkbar und sogar recht wahrscheinlich. Prokuristen besitzen in vielen Fällen bereits Führungsverantwortung.

Wer als Prokurist oder Prokuristin arbeitet, hat verschiedene Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln:

• Eine logische Fortsetzung Ihrer Karriere könnte darin bestehen, eine Position als Geschäftsführer (CEO) oder leitender Geschäftsführer in Ihrem Unternehmen anzustreben. Dazu sollten Sie Ihre Management- und Führungsfähigkeiten weiterentwickeln und sich in der strategischen Planung und Unternehmensführung weiterbilden.
• Die Arbeit als Prokurist fördert ganz erheblich die Weiterentwicklung des unternehmerischen Denkens. Nicht zuletzt deswegen entscheiden sich einige Prokuristen, ihr eigenes Unternehmen zu gründen oder sich als Gesellschafter an Start-ups zu beteiligen und die Geschäftsführung gleich selbst zu übernehmen.

Bedenken Sie, dass Ihnen die Prokuristenstelle zu einer erfolgreichen Karriere verhelfen kann. Die Beförderung in eine leitende Position, etwa in die Geschäftsführung eines Unternehmens, ist somit keine unrealistische Vorstellung. Sie kann für Sie ein Ziel werden, auf das Sie in Ihrem Aufgabenbereich hinarbeiten wollen. Der Grundstein wäre schon mal gelegt.

JOBSUCHE UND STELLENMARKT - WIE SIEHT DER ARBEITSMARKT FÜR PROKURISTEN AUS?

Wer nach passenden Stellenangeboten für Prokuristen sucht, hat verschiedene Möglichkeiten:

• Als Suchportal im Netz ist stellenmarkt.de zu empfehlen. Die Jobbörse bietet Stellenangebote für entsprechende Positionen.
• Gehen Sie die Anzeigen nach den Anforderungen sowie den Leistungen wie zum Beispiel dem ausgelobten Einkommen durch. Nicht alle Unternehmen geben in ihren Stellenangeboten eine Gehaltsbandbreite an.
• Eines der Stellenangebote könnte Ihrem Profil entsprechen? Dann sollten Sie etwas mehr zu dem Unternehmen in Erfahrung bringen, um nach einem ersten Eindruck entscheiden zu können, ob eine Bewerbung für Sie in Frage kommt.
• Wenn Sie bereits Erfahrung in dem Beruf oder auf einem fachverwandten Gebiet vorzuweisen haben, sollte dazu ein Vermerk in den späteren Bewerbungsunterlagen stehen. Möglicherweise bringt solch ein Wissensvorsprung Ihre Karriere ein Stück weit voran.
• Wenn Sie sich für ein bestimmtes Unternehmen interessieren, können Sie auch eine Initiativbewerbung schreiben und sich auf diese Weise vorstellen.